Quản lý hiệu suất dự án toàn diện bằng Ecosys

Bạn đang sử dụng gì để quản lý dự án của mình?

Excel, MS Office, MS Project hay Primavera? Những ứng dụng trên thực sự hữu ích trong công việc hàng ngày nhưng lại làm phát sinh quá nhiều nguồn dữ liệu dẫn đến sự rời rạc và tách biệt nhau trong quy trình, thông tin, dữ liệu và thậm chí  tiêu chuẩn thực hiện dự án chung của cả doanh nghiệp.

Với cách thức quản lý như trên, ta có thể hình dung bối cảnh dự án như thế này:

• Chỉ có 6% dự án chuyển giao đạt hiệu quả tài chính như kế hoạch, trong khi  98% các dự án có thể vượt chi phí đến > 30% (Nguồn: Viện công nghiệp xây dựng – Chỉ số hiệu suất xây dựng, McKinsey).
• Trung bình 80% các dự án lớn vượt ngân sách và trung bình các dự án lớn thường chậm tiến độ 20 tháng (Nguồn: Chỉ số hiệu suất xây dựng, McKinsey).
• 85% các công ty cho thấy những ứng dụng được dùng trong quản lý dự án tích hợp ít hoặc không tích hợp gì với nhau (Nguồn: Khảo sát về quản lý dự án – Dự án điều tra Logikal).
• 22% các công ty cho thấy hệ thống hoạt động hiệu quả và cho báo cáo thường xuyên nhưng lại mất rất nhiều thời gian để truy vết hoặc sửa chữa khi có sai sót xảy ra (Nguồn: Khảo sát về quản lý dự án – Dự án điều tra Logikal).

Quản lý dự án toàn diện theo hướng hiệu suất

Với một dự án được quản lý toàn diện theo hướng nâng cao hiệu suất, ta có thể hình dung bối cảnh dự án như thế này:

• Tối ưu hóa danh mục dự án: Lựa chọn đúng danh mục dự án hiệu quả để tập trung nguồn lực triển khai thay vì dàn trải cho cả những dự án kém hiệu quả sẽ tiết kiệm được 7,4% tổng chi phí cho toàn bộ danh mục dự án của doanh nghiệp (Nguồn: McKinsey, “Hiệu suất dự án: Làm thế nào để tiết kiệm 1.000 tỷ USD một năm”).
• Quản lý hợp đồng: Cấu trúc, quản lý và thực hiện hợp đồng hợp lý sẽ tiết kiệm được 9% giá trị hợp đồng (Nguồn: Hiệp hội quốc tế về quản lý hợp đồng và thương mại – IACCM).
• Quản lý thay đổi: Ít sử dụng biện pháp để quản lý các thay đổi sẽ gia tăng chi phí bình quân 10,2% trong khi sử dụng nhiều biện pháp quản lý thay đổi thì tỷ lệ gia tăng chi phí bình quân là âm1,2% (Nguồn: Viện công nghiệp xây dựng, “Hướng dẫn thực hành: Nâng cao hiệu suất dự án”).

Giải pháp quản lý hiệu suất dự án toàn diện Ecosys

Ecosys là một môi trường quản lý thống nhất cho phép người dùng ở các bộ phận riêng rẽ  cùng tương tác trên một cơ sở dữ liệu để từ đó có thể dự đoán và tác động nhằm nâng cao năng suất hoạt động.

Về mặt quản lý dự án, Ecosys cho phép quản lý từ khâu dự toán và ngân sách cho đến toàn bộ tiến trình thực hiện dự án thông qua tiến độ thực tế, để từ đó tính toán giá trị thu về (Earned Value) của dự án.

Trong quá trình này, giải pháp cho phép người dùng có thể phân tích những thay đổi và xu hướng thay đổi của dự án, những cam kết trong hợp đồng và thực tế thực hiện của dự án để phục vụ những nhu cầu quản lý chung.

Trong một quy trình chuẩn, người dùng có thể dễ dàng phát hiện ra những rủi ro tiềm tàng để có các hành động ngăn chặn sớm. Quản lý dòng tiền cho phép người quản lý nhanh chóng nắm bắt được tình trạng sức khỏe của dự án để có các điều chỉnh tương ứng.

Về mặt quản lý hợp đồng, Ecosys cho phép quản lý đến từng hạng mục của hợp đồng để theo dõi quá trình chi trả, những hạng mục vẫn nằm trong vùng an toàn hay những hạng mục đang bị trễ tiến độ. Quản lý thay đổi hợp đồng sẽ liên quan trực tiếp đến tiến độ và chi phí dự án.

Ecosys cho phép các nhóm chuyên theo dõi về hợp đồng và các nhóm theo dõi tiến độ cũng như chi phí dự án có thể nhanh chóng nắm bắt được tình hình mà không cần phải sử dụng công cụ nào khác của bên thứ ba.

Khi nhà thầu hoặc kỹ sư công trường cần có thông tin (Request For Information – RFI), giải pháp cho phép nhanh chóng gửi thông tin hồi trả trong một gói tài liệu tương ứng.

“EcoSys có khả năng xử lý mọi vấn đề chúng tôi mong muốn. Chiều sâu và độ rộng quản lý của hệ thống thực sự nằm ngoài sự tưởng tượng của tôi nhưng cũng rất linh động để đáp ứng từng quy trình công việc, dù là nhỏ nhất”, Phó Chủ tịch phụ trách quản lý dự án và dự toán, Technip.

“EcoSys giải phóng thời gian cho các cấp quản lý dự án của chúng tôi để tập trung vào chuyên môn quản lý dự án của họ thay vì phải đau đầu với những con số”, Tổng công trình sư, Burns & McDonnell.