TrueEDMS

Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Điện Tử Cho Dự Áp EPC và Công Nghiệp

Tự động hóa quy trình luân chuyển, phê duyệt và kiểm soát tài liệu dự án. Giải quyết triệt để bài toán quản lý tài liệu giấy truyền thống.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ Tải Tài liệu sản phẩm

GIÁ TRỊ CỐT LÕI

Tại sao doanh nghiệp EPC và công nghiệp tin chọn TrueEDMS

Giải quyết triệt để bài toán quản lý tài liệu truyền thống

TrueEDMS chuyển đổi toàn diện quy trình quản lý tài liệu từ giấy sang điện tử, loại bỏ các nút thắt cổ chai trong luồng công việc

  • Hệ thống thay thế hoàn toàn quy trình quản lý tài liệu trên giấy bằng quy trình điện tử tập trung, giúp loại bỏ các bước trung gian thủ công như photocopy, đóng bìa, chuyển phát nội bộ và lưu kho vật lý, giảm đáng kể thời gian xử lý và chi phí vận hành hành chính.
  • Giải quyết đồng thời sáu vấn đề phổ biến nhất trong quản lý tài liệu dự án bao gồm mất kiểm soát tiến độ từ đối tác, phân phối tài liệu rời rạc, phê duyệt chậm trễ, thiếu công cụ phối hợp, khó tra cứu và lãng phí giấy, mang lại giải pháp tổng thể thay vì xử lý từng vấn đề riêng lẻ.
  • Thiết kế giao diện trực quan và thân thiện với người dùng cuối, đảm bảo nhân viên ở mọi cấp độ kỹ năng công nghệ đều có thể tiếp cận và sử dụng hệ thống hiệu quả ngay sau thời gian đào tạo ngắn, giảm rào cản triển khai trong toàn tổ chức.

Giao diện thân thiện, chế độ bảo mật cao

Thiết kế UX tối ưu cho kỹ sư và nhân viên văn phòng, kết hợp cơ chế bảo mật dữ liệu đa tầng

  • Giao diện người dùng được thiết kế theo nguyên tắc UX đơn giản và trực quan, với cấu trúc menu rõ ràng, thanh công cụ dễ tiếp cận và quy trình thao tác rút gọn, giúp người dùng mới có thể làm quen và sử dụng thành thạo trong thời gian ngắn mà không cần đào tạo chuyên sâu dài ngày.
  • Cơ chế bảo mật đa tầng bao gồm mã hóa dữ liệu truyền tải, xác thực người dùng và kiểm soát truy cập theo vai trò, đảm bảo thông tin tài liệu dự án luôn được bảo vệ ở mức cao nhất trước các rủi ro rò rỉ hoặc truy cập trái phép.
  • Đáp ứng đầy đủ các tính năng cần thiết của một hệ thống quản lý tài liệu điện tử chuyên nghiệp, từ lưu trữ, tìm kiếm, phân phối đến phê duyệt, tất cả được tích hợp trong một nền tảng duy nhất với thao tác đơn giản và linh hoạt.

Cấu hình linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có quy trình quản lý tài liệu riêng, TrueEDMS cho phép tùy chỉnh để phù hợp thực tế

  • Phần mềm cho phép cấu hình và tùy chỉnh quy trình quản lý tài liệu theo đúng tính chất công việc và quy trình quản lý đặc thù của từng khách hàng, từ quy trình phê duyệt nhiều cấp đến hệ thống mã hóa tài liệu theo tiêu chuẩn nội bộ doanh nghiệp.
  • Không áp đặt một mô hình quản lý duy nhất cho tất cả khách hàng, TrueEDMS cung cấp các module có thể bật tắt và tùy chỉnh linh hoạt, cho phép doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý tài liệu phù hợp với quy mô, ngành nghề và yêu cầu tuân thủ riêng.
  • Đội ngũ kỹ thuật TrueTech hỗ trợ tư vấn và triển khai cấu hình ban đầu dựa trên phân tích quy trình tài liệu hiện tại của doanh nghiệp, đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru ngay từ giai đoạn đầu đưa vào sử dụng.

Không giới hạn số lượng người dùng truy cập

Mở rộng quy mô sử dụng mà không lo chi phí phát sinh theo đầu người

  • TrueEDMS không giới hạn số lượng người dùng truy cập vào hệ thống, cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô sử dụng từ dự án nhỏ với vài chục người đến dự án lớn với hàng trăm hoặc hàng nghìn người dùng đồng thời mà không phát sinh thêm chi phí bản quyền theo đầu người.
  • Mô hình không giới hạn người dùng đặc biệt phù hợp với các dự án EPC quy mô lớn, nơi nhiều bên liên quan bao gồm tổng thầu, nhà thầu phụ, tư vấn giám sát và chủ đầu tư đều cần truy cập và xử lý tài liệu trên cùng một nền tảng thống nhất.
  • Doanh nghiệp có thể chủ động cấp quyền truy cập cho nhân sự mới tham gia dự án bất kỳ lúc nào mà không cần chờ phê duyệt nâng cấp gói sử dụng, đảm bảo công việc quản lý tài liệu luôn diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.

Sở hữu vĩnh viễn, không phí định kỳ

Mua một lần, sử dụng trọn đời, tối ưu hóa chi phí đầu tư công nghệ cho doanh nghiệp

  • Thời gian sử dụng hệ thống TrueEDMS là vĩnh viễn, doanh nghiệp thanh toán một lần và sở hữu phần mềm trọn đời mà không phải chịu bất kỳ khoản phí định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm nào, giúp dự toán chi phí triển khai phần mềm chính xác ngay từ đầu.
  • Mô hình sở hữu vĩnh viễn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí dài hạn so với các giải pháp phần mềm dạng thuê bao (SaaS), đặc biệt có lợi cho các tổ chức có kế hoạch sử dụng hệ thống quản lý tài liệu trong nhiều năm liên tục.
  • Chi phí đầu tư ban đầu được phân bổ hiệu quả trên toàn bộ vòng đời sử dụng, mang lại giá trị đầu tư cao hơn theo thời gian và giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách công nghệ thông tin một cách chủ động và minh bạch.

Đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp hỗ trợ 24/7

Đồng hành cùng doanh nghiệp từ triển khai đến vận hành, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định liên tục

  • Đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp của TrueTech sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày mỗi tuần, đảm bảo mọi vấn đề kỹ thuật phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống đều được xử lý nhanh chóng và kịp thời, không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
  • Dịch vụ hỗ trợ bao gồm tư vấn triển khai ban đầu, đào tạo người dùng, hướng dẫn cấu hình và xử lý sự cố kỹ thuật, tạo thành chu trình hỗ trợ hoàn chỉnh từ khi bắt đầu sử dụng đến khi vận hành ổn định lâu dài.
  • Đội ngũ hỗ trợ am hiểu sâu về quy trình quản lý tài liệu trong các dự án công nghiệp, không chỉ giải quyết vấn đề kỹ thuật thuần túy mà còn tư vấn cách tối ưu quy trình quản lý tài liệu trên hệ thống để đạt hiệu quả cao nhất.

TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA TRUEEDMS

Bộ công cụ toàn diện cho quản lý tài liệu điện tử trong dự án công nghiệp

Document Transmittal Management

Quản lý luân chuyển tài liệu (Transmittal)

Mô-đun Transmittal trong TrueEDMS lưu trữ và theo dõi toàn bộ quá trình chuyển giao tài liệu giữa công ty chủ đầu tư và các đơn vị bên ngoài, cũng như trong nội bộ tổ chức. Mỗi lần gửi hoặc nhận tài liệu, hệ thống tự động ghi nhận thời gian, người gửi, người nhận và trạng thái xử lý. Kỹ sư Document Control có thể tra cứu lịch sử luân chuyển bất kỳ lúc nào mà không cần liên hệ trực tiếp với từng bộ phận.
  • Hệ thống ghi nhận chi tiết từng lần luân chuyển tài liệu bao gồm mã transmittal, ngày gửi, người gửi, người nhận và trạng thái hiện tại, giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng mất mát hoặc thất lạc hồ sơ giữa các bên.
  • Cho phép người dùng tạo danh sách gửi tài liệu (distribution list) theo từng loại tài liệu hoặc từng giai đoạn dự án, đảm bảo đúng người nhận đúng tài liệu vào đúng thời điểm cần thiết.
  • Tích hợp cảnh báo tự động qua email khi có tài liệu mới cần xử lý hoặc khi thời hạn phản hồi sắp hết, giảm thiểu rủi ro chậm trễ trong quy trình phối hợp giữa các bên liên quan.
Master Document Register (MDR)

Quản lý thông tin tài liệu

Mô-đun Master Document Register (MDR) đóng vai trò trung tâm lưu trữ và quản lý toàn bộ danh mục tài liệu dự án trên một nền tảng duy nhất. Mỗi tài liệu được đăng ký với đầy đủ thuộc tính như mã tài liệu, tiêu đề, phiên bản, trạng thái, ngày tạo và bộ phận phụ trách. Người dùng có thể tìm kiếm và lọc tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau chỉ trong vài giây.
  • Đăng ký tập trung toàn bộ tài liệu dự án trên một nền tảng duy nhất, cho phép người dùng tra cứu theo mã tài liệu, tên tài liệu, loại tài liệu, trạng thái hoặc bộ phận phụ trách chỉ trong vài thao tác đơn giản.
  • Quản lý chi tiết từng phiên bản (revision) của mỗi tài liệu, lưu trữ lịch sử chỉnh sửa và so sánh giữa các phiên bản, đảm bảo đội dự án luôn làm việc trên phiên bản mới nhất và chính xác nhất.
  • Hỗ trợ phân loại tài liệu theo nhiều cấp bậc tùy chỉnh, từ giai đoạn dự án, chuyên ngành thiết kế đến loại hình tài liệu, phù hợp với quy trình quản lý tài liệu kỹ thuật theo tiêu chuẩn quốc tế.
Document Distribution Management (Workflow)

Quản lý phân phối tài liệu

Mô-đun Workflow cho phép người dùng thiết lập và vận hành quy trình phân phối, xem xét và phê duyệt tài liệu thiết kế theo đúng quy trình quản lý của từng doanh nghiệp. Hệ thống hỗ trợ tạo nhiều loại workflow khác nhau tùy theo loại tài liệu và cấp phê duyệt. Toàn bộ quá trình được ghi nhận minh bạch, từ lúc gửi yêu cầu xem xét đến khi nhận kết quả phê duyệt cuối cùng.
  • Thiết lập quy trình phê duyệt nhiều cấp với khả năng cấu hình linh hoạt, từ phê duyệt nội bộ một phòng ban đến phê duyệt liên phòng ban hoặc phê duyệt bởi bên thứ ba như tư vấn giám sát hoặc chủ đầu tư.
  • Tự động chuyển tiếp tài liệu sang cấp phê duyệt tiếp theo khi hoàn thành bước hiện tại, loại bỏ thời gian chờ đợi do chuyển giao thủ công và đảm bảo luồng công việc liên tục không bị gián đoạn.
  • Ghi nhận chi tiết ý kiến nhận xét, trạng thái phê duyệt và thời gian xử lý tại mỗi bước trong quy trình, tạo cơ sở dữ liệu minh bạch cho công tác kiểm tra và đánh giá hiệu suất xử lý tài liệu.
Statistical Reporting

Báo cáo thống kê

Mô-đun Báo cáo thống kê cho phép kết xuất từ hệ thống các loại báo cáo đa dạng để theo dõi và quản lý tiến độ dự án, tình trạng hoàn thành tài liệu và hiệu suất xử lý công việc. Người dùng có thể định nghĩa các mẫu báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý cụ thể của từng công ty. Dữ liệu báo cáo được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo thông tin luôn chính xác và kịp thời.
  • Kết xuất báo cáo tổng quan tiến độ tài liệu theo từng dự án, từng chuyên ngành hoặc từng giai đoạn, giúp ban quản lý ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thời gian thực thay vì chờ đợi tổng hợp thủ công.
  • Cho phép người dùng tự thiết kế và lưu trữ mẫu báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý của từng công ty, bao gồm báo cáo tỷ lệ hoàn thành, báo cáo tài liệu quá hạn và báo cáo hiệu suất xử lý của từng bộ phận.
  • Hỗ trợ xuất báo cáo ra nhiều định dạng phổ biến để chia sẻ với các bên liên quan, đảm bảo thông tin tiến độ dự án luôn được truyền tải chính xác đến ban lãnh đạo và đối tác.
Email Notification Integration

Tích hợp thông báo qua email

TrueEDMS được tích hợp sẵn cơ chế cảnh báo tự động qua email cá nhân cho người dùng khi có các hành động cụ thể cần thực hiện. Từ thông báo tài liệu mới cần xem xét, nhắc nhở thời hạn phê duyệt đến cảnh báo tài liệu quá hạn, tất cả đều được gửi trực tiếp đến hộp thư của người liên quan. Cơ chế này đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót do thiếu thông tin.
  • Gửi cảnh báo tự động đến email cá nhân của người dùng ngay khi có tài liệu mới được chuyển đến để xem xét hoặc phê duyệt, đảm bảo thời gian phản hồi nhanh nhất và giảm thiểu thời gian chờ đợi trong quy trình xử lý.
  • Nhắc nhở trước thời hạn phê duyệt và cảnh báo khi tài liệu đã quá hạn xử lý, giúp người quản lý theo dõi sát sao hiệu suất làm việc của từng bộ phận và can thiệp kịp thời khi có rủi ro chậm trễ.
  • Cho phép tùy chỉnh tần suất và nội dung thông báo theo vai trò người dùng, từ kỹ sư thiết kế nhận thông báo hàng ngày đến quản lý dự án nhận báo cáo tổng hợp hàng tuần.
User Management and Access Control

Quản lý người dùng và phân quyền

TrueEDMS xây dựng cơ chế quản lý người dùng và phân quyền bảo mật chặt chẽ, linh hoạt, phù hợp với cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp. Hệ thống cho phép tạo nhóm người dùng theo vai trò và chức năng, từ quản trị hệ thống, quản lý dự án đến kỹ sư thiết kế và nhân viên văn thư. Ngoài các phân quyền được định nghĩa sẵn, hệ thống cho phép thiết lập thêm phân quyền tùy chỉnh.
  • Thiết lập phân quyền chi tiết theo từng module và từng loại tài liệu, đảm bảo mỗi người dùng chỉ truy cập và thao tác trên đúng phạm vi công việc được phân công, bảo vệ tính bảo mật của thông tin dự án quan trọng.
  • Cho phép tạo nhóm người dùng theo phòng ban, dự án hoặc vai trò cụ thể, giúp quản trị viên dễ dàng cấp quyền hàng loạt khi có nhân sự mới tham gia dự án hoặc khi cần thay đổi cơ cấu phân quyền.
  • Hỗ trợ thiết lập phân quyền tùy chỉnh ngoài các mẫu có sẵn, phù hợp với nhu cầu quản lý đặc thù của từng công ty, từ doanh nghiệp nhỏ với vài chục nhân viên đến tập đoàn lớn với hàng nghìn người dùng trên nhiều dự án đồng thời.

NGÀNH NGHỀ ÁP DỤNG

TrueEDMS phù hợp với đặc thù quản lý tài liệu của từng lĩnh vực công nghiệp

Ngành EPC (Kỹ thuật, Mua sắm, Xây dựng)

Dự án EPC tạo ra khối lượng tài liệu khổng lồ từ nhiều chuyên ngành, đòi hỏi hệ thống quản lý tập trung và đồng bộ
  • Mô-đun Master Document Register quản lý toàn bộ danh mục tài liệu thiết kế từ giai đoạn thiết kế cơ sở đến thiết kế chi tiết, cho phép nhân viên quản lý tài liệu theo dõi trạng thái của từng tài liệu theo các chuyên ngành cơ khí, điện, tự động hóa, kiến trúc và kết cấu trên cùng một nền tảng.
  • Quy trình luồng công việc phê duyệt tài liệu thiết kế theo nhiều cấp tự động chuyển tiếp từ nhà thầu thiết kế sang đơn vị tư vấn giám sát rồi đến chủ đầu tư, giúp rút ngắn chu kỳ xem xét và phê duyệt từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài giờ, đảm bảo tiến độ phát hành tài liệu phục vụ thi công theo đúng kế hoạch.
  • Mô-đun Transmittal ghi nhận toàn bộ lịch sử trao đổi tài liệu giữa tổng thầu EPC và các nhà thầu phụ, tạo bằng chứng minh bạch cho công tác nghiệm thu và giải quyết tranh chấp về tiến độ và chất lượng tài liệu khi có phát sinh.

Ngành Dầu khí

Dự án dầu khí có yêu cầu nghiêm ngặt về quản lý tài liệu kỹ thuật và tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế
  • Hệ thống quản lý tài liệu phiên bản tập trung đảm bảo toàn bộ hồ sơ kỹ thuật từ thiết kế cơ sở (FEED) đến thiết kế chi tiết và tài liệu vận hành (O&M) luôn được kiểm soát chặt chẽ, mỗi thay đổi đều được ghi nhận đầy đủ lịch sử chỉnh sửa và lý do thay đổi.
  • Cơ chế phân quyền theo nhiều cấp phù hợp với yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt của ngành dầu khí, đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập và chỉnh sửa các tài liệu kỹ thuật quan trọng như sơ đồ đường ống và thiết bị, bảng thông số thiết bị cùng tài liệu về an toàn.
  • Mô-đun báo cáo thống kê cho phép quản lý dự án theo dõi tỷ lệ hoàn thành tài liệu theo từng gói thầu và từng giai đoạn của dự án, hỗ trợ công tác đánh giá tiến độ cũng như đưa ra các quyết định tại các cuộc họp xem xét dự án định kỳ.

Ngành Xây dựng hạ tầng

Dự án xây dựng hạ tầng có nhiều nhà thầu tham gia, cần hệ thống quản lý tài liệu phối hợp liên tục
  • Mô-đun phân phối tài liệu cho phép chủ đầu tư và tổng thầu gửi tài liệu thi công, bản vẽ chi tiết thực hiện và hồ sơ nghiệm thu đến đúng bộ phận liên quan theo quy trình tự động, đảm bảo thông tin được truyền tải nhanh chóng và chính xác giữa công trường và văn phòng quản lý dự án.
  • Hệ thống lưu trữ tập trung toàn bộ hồ sơ từ giai đoạn thiết kế, thi công đến hoàn công và bàn giao, giúp việc tra cứu tài liệu phục vụ bảo hành, bảo dưỡng công trình sau này diễn ra nhanh chóng và chính xác thay vì phải tìm kiếm trong kho lưu trữ giấy.
  • Báo cáo tiến độ tài liệu theo thời gian thực giúp ban quản lý dự án hạ tầng đánh giá chính xác tỷ lệ hoàn thành hồ sơ hoàn công, hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ quyết toán, phục vụ công tác quyết toán và thanh toán đúng tiến độ cam kết.

Ngành Năng lượng (Điện, Năng lượng tái tạo)

Dự án năng lượng đòi hỏi quản lý tài liệu kỹ thuật phức tạp với nhiều tiêu chuẩn tuân thủ khắt khe
  • Hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật toàn diện cho các dự án nhà máy điện và năng lượng tái tạo, bao gồm tài liệu thiết kế sơ đồ một tuyến, bảng thông số kỹ thuật của các thiết bị chính như tua bin, máy biến áp và hệ thống điều khiển, tất cả đều được quản lý phiên bản và luân chuyển theo quy trình phê duyệt nhiều cấp.
  • Mô-đun Transmittal phục vụ trao đổi tài liệu kỹ thuật giữa nhà cung cấp thiết bị (OEM), đơn vị thiết kế và nhà thầu thi công, ghi nhận chi tiết từng lần trao đổi để làm cơ sở đánh giá chất lượng tài liệu và tiến độ cung cấp hồ sơ từ nhà cung cấp.
  • Báo cáo tổng hợp tiến độ phát hành tài liệu theo từng gói thầu và từng chuyên ngành, phục vụ công tác đánh giá mức độ sẵn sàng cho các mốc quan trọng của dự án như giai đoạn cấp điện, nghiệm thu đưa vào vận hành và ngày vận hành thương mại.

Ngành Sản xuất công nghiệp

Nhà máy sản xuất cần quản lý tài liệu kỹ thuật vận hành, bảo trì và kiểm soát chất lượng hiệu quả
  • Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu kỹ thuật vận hành nhà máy bao gồm sổ tay vận hành (O&M Manual), lịch bảo trì thiết bị, tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng và hồ sơ đo lường, tất cả được phân loại và tra cứu nhanh chóng theo mã thiết bị hoặc vị trí lắp đặt.
  • Quy trình luồng công việc phê duyệt yêu cầu thay đổi tài liệu giúp kiểm soát chặt chẽ mọi sửa đổi trong quy trình vận hành và tiêu chuẩn kỹ thuật, đảm bảo toàn thể nhân viên nhà máy luôn làm việc dựa trên phiên bản tài liệu mới nhất và chính xác nhất.
  • Mô-đun báo cáo cho phép quản lý nhà máy theo dõi tình trạng cập nhật tài liệu vận hành, tỷ lệ hoàn thành hồ sơ bảo trì định kỳ và thời gian xử lý yêu cầu thay đổi tài liệu, phục vụ công tác đánh giá hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Câu hỏi thường gặp

TrueEDMS được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu cho dự án EPC quy mô lớn, không giới hạn số lượng người dùng và cho phép cấu hình tùy chỉnh theo quy trình quản lý tài liệu đặc thù của từng doanh nghiệp. Hệ thống hỗ trợ quản lý đồng thời nhiều dự án với hàng nghìn tài liệu, phù hợp với các dự án xây dựng nhà máy, nhà máy điện và cơ sở hạ tầng quy mô công nghiệp.

Bắt đầu chuyển đổi quản lý tài liệu điện tử ngay hôm nay

Liên hệ TrueTech để nhận tư vấn miễn phí và trải nghiệm demo thực tế phần mềm TrueEDMS.

info@truetech.com.vn 024.3776.5088 Tư vấn qua Zalo
Sở hữu vĩnh viễn, không phí định kỳ Không giới hạn số lượng người dùng Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 Cấu hình tùy chỉnh theo nhu cầu