Quản lý đội xe – 5 phương pháp nâng cao công tác quản lý

Thường xuyên tiếp cận được nguồn dữ liệu tin cậy và kịp thời là một trong những mối quan tâm hàng đầu  trong công tác quản lý đội xe. Việc theo dõi dữ liệu theo thời gian thực mang lại hiệu quả rõ rệt: từ việc tối ưu hóa hoạt động, năng suất, an toàn đến giảm thiểu các chi phí không cần thiết. Để việc quản lý hiệu quả và đem lại giá trị, người quản lý phải có khả năng xem xét, đưa ra các quyết định kịp thời, có thể giảm chi phí hoạt động mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.

Dưới đây là 5 cách quản lý thông tin để có thể cải thiện quy trình quản lý đội xe:

1. Sử dụng hệ thống quản lý tài sản (Enterprise Asset Management system – EAM) để quản lý tài sản, phương tiện.

Điều hành một đội xe ở quy mô đủ lớn có thể khiến việc theo dõi tài sản của bạn trở thành một công việc khó khăn với hàng trăm tài sản, phương tiện để duy trì hoạt động hiệu quả, kèm theo hồ sơ giấy tờ liên quan. Để phân loại và đánh giá về hiệu quả hoạt động của các tài sản, phương tiện, bạn phải theo dõi chúng trong suốt vòng đời hoạt động. Điều đó có nghĩa là theo dõi các thông tin quan trọng liên quan đến tài sản của bạn, nhờ vậy bạn có thể biết những phương tiện nào đang gây tổn thất lớn nhất đến nguồn lực của đơn vị, những bộ phận nào đang hoạt động hiệu quả nhất, và thời điểm thích hợp tài sản của bạn cần được bảo dưỡng hoặc thay thế – bao gồm các thông tin bảo hành đi kèm.

Hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM) có thể hỗ trợ bạn theo dõi các thông tin này bằng cách quản lý danh mục tài sản, vật tư, thông tin bảo hành và dữ liệu lái xe.

Bạn cũng có thể sử dụng hệ thống EAM để theo dõi lịch sử vận hành của tài sản, phương tiện; nhờ đó bạn biết khi nào nó cần được bảo dưỡng, thay thế hoặc ngừng sử dụng. Quan trọng nhất, cấu trúc dữ liệu được tạo trong hệ thống EAM của bạn sẽ đóng vai trò là nền tảng cho một chiến lược bảo trì hiệu quả hơn.

2. Lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa

Sự cố và sửa chữa khắc phục sự cố không nên là những khái niệm quen thuộc với bạn. Không tuân thủ lịch trình bảo dưỡng phòng ngừa, vận hành kém và các vật tư kém chất lượng (như lốp hoặc phanh) đều có thể dẫn đến hỏng hóc bất ngờ và tốn kém thời gian, chi phí không mong muốn để khắc phục. Mặc dù bạn có thể vận hành tài sản của mình cho đến khi gặp sự cố và sau đó lên lịch sửa chữa, nhưng đó là một phương thức khá tốn kém. Khi thiết bị hỏng sẽ dẫn đến thời gian ngừng hoạt động cũng như chi phí sửa chữa, khắc phục cao hơn.

Để giảm thiểu rủi ro không mong muốn, cần phải chủ động kế hoạch trong việc bảo trì, phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra để giữ cho thiết bị của bạn ở trạng thái tốt nhất có thể.

Bạn lên lịch thay dầu và bảo dưỡng định kỳ bao lâu một lần? Bạn có đang chọn khoảng thời gian bảo trì tối ưu dựa trên các điều kiện và cách sử dụng riêng của doanh nghiệp, có thể khác với thông số kỹ thuật của nhà sản xuất?

Hệ thống EAM có thể theo dõi những thông tin này và gửi cho bạn các cảnh báo khi đến thời điểm cần thực hiện. Khi bạn có một lịch trình bảo dưỡng phòng ngừa hiệu quả, bạn có thể ngăn chặn các vấn đề trước khi chúng xảy ra và giữ cho tài sản vận hành an toàn và hiệu quả

3. Sử dụng thiết bị di động trong công tác vận hành

Để việc vận hành được diễn ra hiệu quả, việc phối hợp thông tin giữa cán bộ điều phối và cán bộ vận hành phải được diễn ra thường xuyên, tức thời. Bằng cách chọn hệ thống EAM được tích hợp chức năng trên thiết bị di động, cán bộ có thể truy cập thông tin của tài sản, phương tiện thiết yếu thuận tiện hơn và giúp gia tăng độ chính xác của dữ liệu thông qua việc thu thập dữ liệu theo thời gian thực ngay tại điểm làm việc.

Với quyền được truy cập vào các thông tin như phiếu công việc, thông số trước và sau chuyến đi, quản lý hàng tồn kho,… khi đang di chuyển; cán bộ quản lý, điều phối có thể đưa ra các quyết định tốt hơn giúp tăng năng suất vận hành thiết bị.

4. Theo dõi phương tiện và chi phí nhiên liệu

Nhiên liệu là một trong những khoản chi phí lớn nhất trong quản lý đội xe. Bạn không thể lãng phí thời gian và tiền bạc trên những tuyến đường kém hiệu quả với các khu vực có mật độ giao thông cao hoặc các công trình xây dựng. Đó là lý do tại sao bạn phải gửi các cảnh báo giao thông hoặc tuyến đường phù hợp nhất cho lái xe của bạn trong thời gian thực. Việc trang bị cho xe của bạn những công nghệ tiên tiến nhất – như hệ thống máy tính tích hợp – có thể giúp cho tài xế của bạn kết nối với văn phòng điều khiển để nhận thông báo.

Ngoài ra, có thể trang bị cho người lái xe các phương tiện mang tính di động như đồng hồ thông minh hoặc máy tính bảng hay điện thoại thông minh, giúp cho người điều phối và lái xe giao tiếp với nhau trong thời gian thực – giữ cho việc lựa chọn tuyến đường hiệu quả hơn và giảm thiểu chi phí nhiên liệu. Hướng tới tương lai, các phương tiện tự lái, tương tác giữa máy với máy (M2M – machine-to-machine) và Internet vạn vật (IoT) đang cách mạng hóa cách vận hành của các đội xe.

5. Quản lý kho linh kiện

Quản lý mức tồn kho của bạn có nghĩa là đảm bảo rằng bạn luôn có những linh kiện/phụ tùng thay thế khi cần – thay vì kho lưu trữ chứa đầy những linh kiện/phụ tùng mà bạn không dùng tới. Hệ thống EAM có thể giúp bạn quản lý việc mua các linh kiện/phụ tùng để bạn có thể cắt giảm hàng tồn kho dư thừa hoặc lỗi thời. Bạn cũng cần biết những linh kiện/phụ tùng nào có mức độ sử dụng cao và liên tục cần được mua thường xuyên. Hệ thống EAM có thể giúp theo dõi danh mục các linh kiện/phụ tùng khi nhập và xuất kho.

Bạn có đang phải chi nhiều tiền để bảo dưỡng những chiếc xe đang dần hết giá trị sử dụng? Có phải thợ máy của bạn không lắp đặt một số linh kiện đúng cách? Bạn vẫn đang đặt hàng các bộ phận cho thiết bị sắp lỗi thời phải không? Bằng cách theo dõi linh kiện/phụ tùng tồn kho trên EAM; bạn sẽ biết tất cả thông tin bạn cần.

Cuối cùng, tất cả thông tin vận hành mà bạn đang theo dõi trên EAM có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về tất cả các khía cạnh doanh nghiệp của bạn. Từ hàng tồn kho, đến dịch vụ, chi phí nhiên liệu, đến kiểm kê tài sản, theo dõi tất cả dữ liệu của đơn vị sẽ tạo ra một bức tranh toàn cảnh hơn về cách bạn có thể điều hành đội xe của mình hiệu quả hơn.

Sản phẩm liên quan của giải pháp:

HxGN EAM