Quản lý tài liệu thiết kế và tài liệu vận hành cho công trình năng lượng

Quản lý tài liệu truyền thống

Đối với các công trình năng lượng có quy trình phức tạp và khối lượng tài liệu lớn, việc kiểm soát tài liệu là rất quan trọng để đảm bảo rằng không có tài liệu phiên bản cũ (không phải là phiên bản cuối) nào được sử dụng và chỉ những tài liệu mới nhất, chính xác và đã được phê duyệt mới được sử dụng để lưu hành.

Các tài liệu phiên bản cũ và không chính xác có thể gây nhầm lẫn và ảnh hưởng đến hoạt động thiết kế, thi công, vận hành về chất lượng công việc, hiệu quả và chi phí. Những vấn đề này có thể dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng. Để tránh tình trạng trên, doanh nghiệp thường có các nhân sự DC (Document Controller) chuyên trách để kiểm soát và phân luồng tài liệu sao cho tối ưu nhất. Tuy nhiên, khi số lượng tài liệu tăng lên thì lượng công việc của DC cũng tăng lên nên khả năng xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi.

Việc quản lý tài liệu là rất quan trọng, vậy làm sao để tối ưu công tác quản lý, hạn chế các sai sót, tập trung vào chuyên môn đảm bảo chất lượng và tiến độ dự án?

EDMS là một hệ thống phần mềm được sử dụng để tạo, quản lý, theo dõi và lưu trữ các tài liệu của doanh nghiệp như tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật và tài liệu dự án. Hệ thống theo dõi các phiên bản khác nhau được sửa đổi bởi cán bộ có thẩm quyền trong một khoảng thời gian theo các luồng quy trình dựng sẵn. Dữ liệu số được phát sinh và quản lý theo quy trình sẽ hình thành cho doanh nghiệp một nền tảng quản lý tài liệu được số hóa để từ đó truy xuất những thông tin hữu ích khác.

Áp dụng hệ thống  cũng là cách doanh nghiệp loại bỏ dần các giấy tờ bản cứng tiêu tốn không gian và thời gian của doanh nghiệp.

Triển khai EDMS là bước khởi động cho các mục tiêu chuyển đổi số giúp doanh nghiệp hướng tới khả năng tự động hóa các quy trình quản lý của doanh nghiệp.

Những lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu EDMS

• Tiết kiệm thời gian :

Hệ thống sẽ hỗ trợ người sử dụng thực hiện những công việc lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách giải quyết một chuỗi nhiệm vụ từ tiếp nhận dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và phân phối dữ liệu. Từ đó người dùng sẽ có nhiều thời gian hơn để đầu tư cho các nhiệm vụ, dự án quan trọng hơn.

• Dễ dàng quản lý, truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi:

Hệ thống quản lý tài liệu theo dạng cây thư mục hoặc theo phân loại và lưu trữ đầy đủ tất cả các phiên bản, kể cả phiên bản mới nhất. Được thiết kế phù hợp cho đa nền tảng, người dùng có thể sử dụng các thiết bị khác nhau để thao tác mọi công việc trên cùng một hệ thống.

• An toàn bảo mật 

Bảo mật là mối lo ngại quan trọng nhất của bất cứ đơn vị nào. Tuy nhiên hệ thống quản lý tài liệu có thể đảm bảo cho doanh nghiệp về mức độ bảo mật cao nhất của hệ thống. Với chức năng quản lý bảo mật, tất cả các tài liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo vệ chắc chắn, không lo bị thất lạc hay bị đánh cắp.

• Báo cáo tiến độ công việc chính xác trực quan.

Doanh nghiệp sẽ kết xuất từ hệ thống các loại báo cáo để theo dõi quản lý tiến độ dự án, tình trạng hoàn thành tài liệu cũng như các báo cáo khác theo nhu cầu.

• Chuẩn hóa quy trình và cải thiện năng suất làm việc 

Việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu có thể giúp đơn vị xử lý các hồ sơ, tài liệu nhanh chóng. Hệ thống quản lý tài liệu sẽ loại bỏ các gánh nặng của công việc hằng ngày để. nâng cao khả năng tổ chức và quản lý của doanh nghiệp, đẩy mạnh hiệu quả làm việc của từng bộ phận phụ trách.