5 Cách cải thiện hiệu quả việc quản lý đội xe với hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM)

Đối với các doanh nghiệp vận tải, điều hành một đội xe lớn có thể gây khó khăn cho việc theo dõi tài sản. Làm thế nào để doanh nghiệp có thể quản lý hàng trăm trang thiết bị, cùng với các đơn đặt hàng, chế độ bảo hành, sửa chữa và các tài liệu khác? Dựa vào đâu để các nhà quản lý đội xe đưa ra được những quyết định khả thi giúp giảm chi phí hoạt động mà không phải đánh đổi bằng chất lượng dịch vụ? Hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp EAM chính là chìa khóa đem lại sự hiệu quả trong việc quản lý tài sản của bạn.

Bài viết dưới đây sẽ cho bạn có cái nhìn rõ hơn về lợi ích của hệ thống quản lý tài sản EAM, điều giúp tối ưu hóa công tác quản lý đội xe cho doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu đang được quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý đội xe ngày nay.

Quản lý đội xe hiệu quả: Yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Xe chính là tài sản quan trọng nhất của hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh vận tải, do đó cách thức quản lý đội xe hiệu quả sẽ giúp hành trình di chuyển của xe được bảo đảm vận hành trơn tru và đạt năng suất tối ưu.

Ngoài ra, việc quản lý đội xe của các doanh nghiệp vận tải còn giúp họ có thể kiểm soát chi phí nhiên liệu đã tiêu thụ, quãng đường đi, theo dõi các thông tin quan trọng liên quan đến tài sản của mình để có thể biết phương tiện nào đang gây tổn thất lớn nhất, bộ phận nào đang hoạt động hiệu quả nhất và khi nào tài sản cần được bảo dưỡng hoặc thay thế cũng như phạm vi áp dụng của chính sách bảo hành. Từ đó giảm thiểu rất nhiều những thất thoát về tài sản, nâng cao năng suất và đảm bảo an toàn trong quá trình vận hành.

5 cách ứng dụng dữ liệu cải thiện quản lý đội xe hiệu quả

1. Đăng ký tài sản xe vào hệ thống quản lý tài sản

Hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM) có thể giúp bạn quản trị những thông tin quan trọng liên quan đến tài sản bằng cách tạo kho lưu trữ thông tin về các bộ phận, chế độ bảo hành, bảo trì và dữ liệu tài xế.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng hệ thống EAM để theo dõi lịch sử bảo dưỡng tài sản, nhờ đó biết khi nào tài sản cần được bảo dưỡng, thay thế hay loại bỏ. Quan trọng nhất là cấu trúc dữ liệu được tạo trong hệ thống EAM là nền tảng quan trọng trong chiến lược bảo trì hiệu quả mà doanh nghiệp muốn xây dựng.

2. Lên kế hoạch bảo trì phòng ngừa

Sự cố không phải một “người bạn” của doanh nghiệp. Nếu bạn không thể theo sát tài sản của mình, bạn sẽ không thể theo kịp lịch trình bảo trì phòng ngừa dẫn đến các bộ phận kém chất lượng (như lốp xe hoặc má phanh). Từ đó đều có thể làm mất thời gian và chi phí phát sinh ngoài dự kiến cho doanh nghiệp của bạn. Chắc chắn rằng bạn vẫn có thể vận hành đội xe của mình một cách thủ công là chờ đến khi gặp sự cố rồi lên lịch sửa chữa, nhưng đó là một lựa chọn tốn kém: khi thiết bị của bạn cũ đi, bạn sẽ phải đối mặt với nhiều sự cố hơn, dẫn đến lượng thời gian ngừng hoạt động không hợp lý tăng lên.

Do đó để thành công, bạn phải chủ động trong việc bảo trì, xử lý các sự cố tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh để giữ cho thiết bị của bạn ở tình trạng tốt nhất có thể phát huy được tối đa năng suất.

Ngoài ra, bạn cần lên lịch thay dầu và các quy trình bảo dưỡng định kỳ khác trong khoảng thời gian bảo trì tối ưu nhất dựa trên các điều kiện và cách sử dụng của riêng mình, mà vẫn đáp ứng với thông số kỹ thuật của nhà sản xuất? Hệ thống EAM có thể theo dõi những chi tiết này và gửi cho bạn thông báo khi đến thời điểm bảo dưỡng tài sản. Khi bạn có một lịch trình bảo dưỡng phòng ngừa hiệu quả, bạn có thể ngăn chặn các sự cố trước khi chúng xảy ra và giữ cho phương tiện của bạn luôn vận hành tối ưu.

3. Hỗ trợ kỹ thuật viên với các công cụ di động

Để điều hành một bộ máy hiệu quả, các kỹ thuật viên cần có quyền truy cập đối với thông tin cần thiết. Bằng cách chọn hệ thống EAM kết hợp chức năng di động gốc, các kỹ thuật viên có thể truy cập vào thông tin về tài sản thiết yếu một cách thuận tiện song song đó giúp doanh nghiệp tăng độ chính xác của thông tin thông qua thu thập dữ liệu theo thời gian thực tại điểm làm việc.

Với quyền truy cập vào những mục như quản lý công việc, danh sách kiểm tra trước và sau chuyến đi, quản lý tồn kho, v.v., các kỹ thuật viên có nhiều dữ liệu để đưa ra những quyết định chính xác giúp tăng năng suất để thu hồi vốn đầu tư nhanh hơn.

4. Theo dõi phương tiện và chi phí nhiên liệu của bạn

Ngay cả khi có mức giá thấp thì nhiên liệu vẫn là một trong những chi phí lớn nhất trong việc quản lý đội xe. Vì thế bạn không thể dành thời gian hoặc tiền bạc trên các tuyến đường kém hiệu quả như các khu vực có mật độ giao thông cao hoặc công trình đang xây dựng. Bên cạnh đó, đào tạo tài xế thích hợp với từng cung đường có thể giúp bạn giảm bớt các chặng đường không hiệu quả. Đó là lý do tại sao bạn nên trang bị cho phương tiện của mình những công nghệ cập nhật nhất như hệ thống máy tính tích hợp, để giữ tài xế được kết nối với văn phòng hỗ trợ để nhận thông báo về lộ trình hoặc tình hình giao thông theo thời gian thực.

Ngoài ra, trang bị cho người lái xe của bạn các công nghệ di động như điện thoại, đồng hồ thông minh hoặc máy tính bảng có thể giúp giao tiếp trong thời gian thực. Điều này giữ cho lộ trình di chuyển hiệu quả và phù hợp với chi phí nhiên liệu. Nhìn về tương lai, các phương tiện tự hành, giao tiếp giữa máy với máy (M2M) và các phương tiện và tài sản hỗ trợ internet vạn vật (IoT) đang cách mạng hóa cách vận hành các đội xe.

Cuối cùng, bằng cách tận dụng những công nghệ này, bạn cũng sẽ có thể nhanh chóng phản hồi các vấn đề về dịch vụ khách hàng.

5. Quản lý kho phụ tùng của bạn

Quản lý mức tồn kho giúp doanh nghiệp đảm bảo luôn có những bộ phận cần thiết khi cần thay thế, tranh trường hợp tốn kém chi phí khi nhập quá nhiều những bộ phận không cần thiết. Hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp EAM có thể giúp quản lý việc thu mua các bộ phận thiết bị để bạn có thể cắt giảm hàng tồn kho dư thừa hoặc lỗi thời và xác định những bộ phận nào có mức độ sử dụng cao và được nhập về liên tục.

Hệ thống EAM còn có thể giúp theo dõi chu trình của các bộ phận thiết bị từ khi chúng nhập kho đến lúc được sử dụng hay xử lý. Bằng cách theo dõi kho phụ tùng, bạn sẽ nắm được thông tin: bạn có đang chi rất nhiều tiền để bảo dưỡng những phương tiện đang dần hết hạn sử dụng? Những bộ phận có được lắp đặt đúng cách? Bạn vẫn đang đặt hàng các bộ phận cho thiết bị sắp lỗi thời? Từ đó tiết kiệm được nhiều chi phí mà những cách quản lý thủ công không mang lại được.

Rõ ràng việc lựa chọn một hệ thống quản lý tài sản EAM thông minh có thể cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp từ hàng tồn kho, đến dịch vụ, chi phí nhiên liệu, bảo trì, đến kho tài sản của bạn…Bên cạnh đó việc quản lý và theo dõi tất cả dữ liệu thiết bị sẽ cho bạn một bức tranh toàn cảnh hơn, tối ưu hơn trong việc điều hành đội xe của những nhà quản lý doanh nghiệp vận tải.

Công ty TNHH Công nghệ Niềm tin hiện là đại diện của hãng Hexagon, Mỹ phân phối phần mềm Hexagon EAM tại Việt Nam. Mọi nhu cầu tư vấn và mua sắm phần mềm xin liên hệ tới:

Email: info@truetech.com.vn

Tel: 024-3776-5088

Nguồn tham khảo bài viết: https://eam.hexagon.com/resources/all-resources/5-ways-to-improve-fleet-management