CMMS là gì, lợi ích của CMMS trong quản lý bảo trì thiết bị

Vi tính hóa – Computerized

Với xu hướng phát triển về mặt công nghệ, máy tính là công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý hằng ngày, việc quản lý trên sổ sách, giấy tờ dần dần bị thay thế bằng các công cụ quản lý hiện đại. Giải pháp CMMS sẽ giúp số hóa các bản cứng giấy tờ tài liệu lên máy tính, việc này giúp cho việc lưu trữ và tra cứu được an toàn và thuận tiện.

Bảo trì – Maintenance

Bảo trì là nội dung công việc rất quan trọng của doanh nghiệp trong việc đảm bảo thiết vận hành liên tục, ổn định phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Các đội bảo trì đóng vai trò xương sống trong công tác bảo trì phòng ngừa, kiểm tra định kỳ hoặc đảm bảo hoàn thành công việc mà không có hệ thống máy móc nào có thể thay thế được. Giải pháp CMMS hỗ trợ cán bộ quản lý lập kế hoach, giám sát công tác thực hiện bảo trì bảo dưỡng.

Quản lý – Management

Giải pháp CMMS hỗ trợ cán bộ quản lý trong công tác lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và báo cáo công việc thực hiện. Nó cho phép cán bộ quản lý tổng hợp thông tin, đưa ra các dự báo, đánh giá kịp thời. Đồng thời, CMMS hỗ trợ cán bộ vận hành trong công tác kiểm soát các công việc được giao, tiến trình thực hiện các công việc và cập nhật kết quả sau khi hoàn thành, đi kèm với các thủ tục theo quy trình đã được xác định.

Ngoài ra, CMMS hỗ trợ lãnh đạo trong công tác kiểm soát thông tin, đưa ra giải pháp, quyết định kịp thời, phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị

Hệ thống – System

CMMS không thể thay thế công việc của cán bộ bảo trì. Thay vào đó, nó là một hệ thống hỗ trợ công việc hằng ngày của cán bộ trong viêc nâng cao công tác quản lý, tối ưu hiệu quả bảo trì bảo dưỡng, từ đó nâng cao hiêu quả kinh doanh của đơn vị.

Hệ thống CMMS hoạt động như thế nào

CMMS là một hệ thống phần mềm máy tính, bao gồm các module chức năng và cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý cho các nhóm, phòng ban, đơn vị khác nhau; từ bộ phận quản lý bảo dưỡng sửa chữa đến bộ phận quản lý vật tư – kho, bộ phận mua sắm, ban lãnh đạo, … sử dụng hệ thống CMMS để phục vụ công tác quản lý theo nghiệp vụ hoặc tra cứu thông tin cũng như khai thác các biểu đồ, báo cáo, đánh giá.

Một số mục tiêu chính của hệ thống CMMS:

• Quản lý nguồn lực, nhân sự
• Quản lý vòng đời thiết bị
• Quản lý quy trình bảo trì thiết bị
• Lập kế hoạch và thực hiện công việc
• Quản lý vật tư – tồn kho vật tư
• Quản lý kiểm kê
• Quản lý báo cáo, thống kê, đánh giá, biểu đồ
• Sử dụng ứng dụng di động trong công tác quản lý
• Giám sát tình trạng hoạt động theo thời gian thực
• Quản lý thông báo, nhắc nhở

Lợi ích của CMMS

Nhìn chung, CMMS mang lại nhiều lợi ích trong công tác quản lý của đơn vị bằng việc chia sẻ thông tin và phối hợp thực hiện giữa các phòng ban trong đơn vị theo quy trình nghiệp vụ đã được thống nhất. Các phòng ban, bộ phận có thể tiếp cận thông tin nhanh chóng để kịp thời có những kế hoạch hoặc  điều chỉnh kế hoạch phù hợp trong công tác quản lý.

Một số lợi ích cơ bản của hệ thống CMMS:

1. Xây dựng mội trường làm việc an toàn

Với việc quản lý công tác bảo trì thiết bị trên phần mềm, hệ thống CMMS giúp cải thiện các vấn đề về an toàn, sức khỏe, môi trường, thông qua việc quản lý chặt chẽ theo các quy trình, quy định theo chuẩn quốc gia và quốc tế. Khi thiết bị được bảo trì bảo dưỡng đúng cách, sẽ hạn chế các sự cố xảy ra trong quá trình vận hành, gây nguy hiểm cho người lao động, cũng như ảnh hưởng đến môi trường xung quanh. Ngoài ra, người quản lý cũng có thể ghi nhận các sự cố, lịch sử bảo dưỡng, sửa chữa, để đưa ra các điểu chỉnh phù hợp trong công tác quản lý của mình.

2. Áp dụng nghiệp vụ quản lý công việc trên phần mềm

Thông qua các kế hoạch, báo cáo, thống kê được xây dựng và  tổng hợp, được hiển thị trực quan trên phần mềm quản lý, hệ thống CMMS giúp cán bộ bảo trì nhanh chóng tiếp cận thông tin kế hoạch công việc để tổ chức triển khai và cập nhật kết quả sau khi hoàn tất. Cán bộ bảo trì có thể nhanh chóng xác định được thiết bị nào cần bảo trì, thực hiện những công việc gì, danh mục vật tư, công cụ cần chuẩn bị, thời gian bắt đầu thực hiện và thực hiện trong thời gian bao lâu, …

3. Quản lý trên môi trường di động

Với xu thế phát triển về công nghệ hiện nay, ứng dụng di động sẽ mang lại nhiều lợi ích cho người dùng trong công tác quản lý, đặc biệt là đối với các cán bộ làm việc ngoài công trường:

• Định danh và tra cứu thông tin thiết bị tại công trường;
• Nhận thông báo kịp thời khi được giao việc;
• Truy cập và tra cứu thông tin công việc trên ứng dụng;
• Truy cập ngoại tuyến;
• Tác nghiệp khi không có kết nối internet;
• Chụp hình và đính kèm vào phiếu công việc;
• Ghi chú vào phiếu công việc;
• …

4. Tự động hóa trong các nghiệp vụ quản lý

Dựa trên các tiêu chí được định nghĩa từ trước, hệ thống CMMS cho phép thực thi tự động nhiều quy trình quản lý thay cho việc quản lý, thực hiện thủ công:

• Tự động tạo cảnh báo, đặt hàng khi hàng tồn kho dưới ngưỡng khai báo;
• Tối ưu công tác lập kế hoạch công việc, nhân sự;
• Giao việc phù hợp với tình hình nguồn lực thực tế;
• Tạo các cảnh báo với tiêu chí đã được xây dựng.

5. Quản lý vòng đời tài sản

Việc sử dụng phần mềm sẽ hỗ trợ nhóm vận hành – bảo trì theo dõi, quản lý tình hình hoạt động cũng như hiệu năng thiết bị. Đơn vị quản lý có thể kiểm soát vòng đời của thiết bị từ khi lắp đặt, các lần bảo trì, các sự cố đã xảy ra,… từ đó đưa ra các đánh giá, lập kế hoach vận hành và tối ưu hiệu suất hoạt động của thiết bị.

6. Hướng đến bảo trì chủ động

Với việc tích hợp thông tin từ các hệ thống tự động hóa đang ngày càng phát triển như các thiết bị đo, cảm biến, kết hợp với các số liệu thống kê, khuyến cáo của nhà sản xuất và cơ sở dữ liệu vận hành tiêu chuẩn được xây dựng, các nhóm bảo trì có thể giám sát được thông tin vận hành, tình trạng thiết bị theo thời gian thực. Đồng thời, phần mềm có thể đưa ra các phân tích nâng cao về xu hướng hoạt động của thiết bị và đề xuất các hành động phản ứng kịp thời tức thì để đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định nhất.

Sản phẩm liên quan của giải pháp:

HxGN EAM