EAM và CMMS là gì? Sự khác biệt và cách lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp

Thị trường hiện nay có ngày càng nhiều phần mềm hệ thống, mỗi phần mềm đều cố gắng để định vị mình như một giải pháp bảo trì và quản lý tài sản doanh nghiệp hoàn hảo trong mắt người tiêu dùng. Nhưng chắc chắn rằng không phải phần mềm quản lý tài sản nào cũng được tạo ra tương tự nhau. 

Chìa khóa để lựa chọn và tìm ra giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn chính là phải thấu hiểu EAM và CMMS là gì? Cùng tìm hiểu sự khác biệt giữa Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM) và Phần mềm quản lý bảo trì trên máy vi tính (CMMS) cũng như cách phân biệt chúng dưới mọi hình thức tiếp thị ngay trong bài viết này.

1. Phần mềm quản lý bảo trì trên máy tính (CMMS) là gì?

Phần mềm quản lý bảo trì trên máy tính (CMMS) ra đời vào những năm 1960 với tư cách là một công nghệ quản lý các yêu cầu công việc bằng thẻ bấm lỗ thay vì bằng giấy và tủ hồ sơ, sau đó là dưới dạng phần mềm máy tính vào những năm 1980. 

Khi hệ thống này phát triển hơn, nó được bổ sung thêm nhiều tính năng hơn để hỗ trợ nhiều nhu cầu kinh doanh hơn. Ngày nay, hầu hết các phần mềm CMMS đều có một số hình thức bảo trì phòng ngừa, quản lý tài sản và hàng tồn kho cũng như chức năng di động. Nhiều tính năng bổ sung như quản lý dự án hoặc khả năng mua sắm các vật tư, phụ tùng bảo trì, sửa chữa và đại tu (MRO) từ danh mục trực tuyến mà không cần rời khỏi hệ thống CMMS.

Mặc dù ngày càng có nhiều chức năng, quản lý bảo trì vẫn giữ vị trí trung tâm của gói phần mềm CMMS. Các sản phẩm CMMS nhỏ tập trung hoàn toàn vào các lệnh sản xuất và hồ sơ thiết bị. Ngay cả sản phẩm CMMS lớn nhất cũng không được thiết kế  nhiều chức năng vượt trội nào khác ngoài bảo trì và quản lý vật tư MRO. 

CMMS là các công cụ chuyên dụng, hợp lý để quản lý các hoạt động bảo trì. Phần mềm này không dùng để phục vụ nhu cầu quản lý tài sản của toàn bộ tổ chức. Điều này để lại những khoảng trống nhất định, nhưng các doanh nghiệp có thể lấp đầy những khoảng trống này bằng cách tích hợp hệ thống CMMS với các hệ thống phần mềm khác cung cấp các dịch vụ như lập lịch trình, mua hàng và kế toán.

CMMS là một giải pháp đáng cân nhắc cho các hoạt động bảo trì nhỏ và cần một cách đơn giản để quản lý các yêu cầu công việc, hồ sơ thiết bị và phụ tùng thay thế.

2. Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM) là gì?

Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp EAM được thiết kế để trở thành một nền tảng thống nhất nhằm quản lý tài sản và quản lý vật tư trong toàn doanh nghiệp. Chúng xuất hiện muộn hơn CMMS, khi công nghệ mạng lưới (network) mang lại cho các công ty khả năng liên kết các hệ thống máy tính thông qua nhiều địa điểm. 

Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp EAM quản lý mọi khía cạnh tài sản của doanh nghiệp, bao gồm các chức năng như bảo trì và hàng tồn kho MRO, nhưng nó cũng bao gồm mua sắm MRO, quản lý kỹ thuật và dự án, kế toán, vận hành, quản lý độ tin cậy, an toàn và tuân thủ, và thậm chí cả Business Intelligence (BI)  – Công nghệ thông minh hỗ trợ phân tích quy trình, dữ liệu, chiến lược kinh doanh… để hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược ở cấp doanh nghiệp.

Chức năng quản lý bảo trì của phần mềm EAM xem xét tổng chi phí sở hữu (TCO) đối với tài sản vật chất của công ty và cung cấp nhiều tính năng hơn để theo dõi, quản lý và phân tích hiệu suất và chi phí của tài sản trong toàn bộ vòng đời của tài sản từ khi mua đến khi ngừng hoạt động và loại bỏ.

Thiết kế toàn diện này là một hệ thống đơn nhưng chứa tất cả thông tin về tài sản vật chất của doanh nghiệp, được tổng hợp từ nhiều nguồn trong toàn tổ chức và được cập nhật thực tế như: lịch sử sửa chữa, sử dụng năng lượng, chi phí vòng đời, hồ sơ bảo hành, danh mục phụ tùng, đơn đặt hàng, quá trình kiểm tra, v.v…

Tất cả dữ liệu này đều được lưu trữ trong cùng một hệ thống và có thể truy cập được ở bất kỳ bộ phận nào. Ví dụ như: bảo trì có thể sử dụng hệ thống EAM để quản lý lệnh sản xuất và hồ sơ thiết bị; quản lý vật liệu MRO có thể sử dụng để quản lý kho và hàng tồn kho. Trong khi đó, bên mua sắm MRO có thể sử dụng phần mềm EAM để quản lý yêu cầu đề xuất (RFP), hợp đồng và đơn đặt hàng. Còn kế toán có thể sử dụng để quản lý ngân sách và hóa đơn MRO…

Ngoài ra, phần mềm EAM có thể được tích hợp với hệ thống điều khiển giám sát và thu thập dữ liệu (SCADA) và hệ thống tự động hóa tòa nhà (BAS) để cung cấp thông tin cập nhật từng phút về tình trạng tài sản và mức sử dụng năng lượng. 

3. EAM và CMMS có giống nhau không?

Sau khi nắm được EAM và CMMS là gì, chúng ta đã có thể trả lời câu hỏi EAM và CMMS có giống nhau không?

Đây là hai loại sản phẩm thống trị thị trường phần mềm quản lý tài sản và bảo trì. Chúng gây ra nhiều sự nhầm lẫn bởi thực tế là nhiều sản phẩm CMMS tự quảng cáo là hệ thống EAM hoặc là sản phẩm kết hợp giữa EAM và CMMS.

Bên ngoài, hai giải pháp EAM và CMMS là gì đều có nội dung giống nhau và dường như có những công dụng tương tự nhau. Tất cả đều hướng đến việc bảo trì; tất cả đều cung cấp đăng ký dựa trên đám mây; và hầu hết cung cấp các tính năng bổ sung như quản lý hàng tồn kho và theo dõi tài sản.

Vậy trong thị trường ngày nay, nơi kiến trúc web và ứng dụng dành cho thiết bị di động gần như giống nhau và việc hỗ trợ nhiều trang ngày càng trở nên phổ biến, thì liệu có sự khác biệt đáng chú ý nào giữa hệ thống EAM và CMMS không? Chúng ta đã đạt đến điểm mà các đặc tính sản phẩm bị nhầm lẫn đến mức: về cơ bản chúng giống nhau chưa?

Câu trả lời là có, có sự khác biệt giữa hai giải pháp và không, chúng không giống nhau. Rõ ràng rằng: mặc dù đúng là ranh giới giữa EAM và CMMS không được xác định rõ ràng như cách đây 20 năm, nhưng hai loại gói phần mềm này vẫn có những khác biệt lớn về cách tiếp cận và chức năng của chúng.

4. EAM hay CMMS phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Đối với các doanh nghiệp lớn có nhiều địa điểm và nhiều tài sản, phần mềm quản lý tài sản EAM rõ ràng là sự lựa chọn phù hợp nhất. Chúng là công cụ duy nhất trên thị trường tích hợp khả năng quản lý tài sản và bảo trì mạnh mẽ với các tính năng nâng cao để theo dõi và phân tích chi phí vòng đời, hỗ trợ cho nhiều địa điểm cũng như chức năng dành cho các bộ phận không thuộc MRO như kế toán và kỹ thuật. Các phần mềm EAM cũng cung cấp nhiều tùy chọn tích hợp hơn CMMS, kết nối doanh nghiệp từ hệ thống BI ở trên cùng với hệ thống SCADA và BAS ở dưới cùng, đồng thời cung cấp thông tin phong phú, chính xác mà doanh nghiệp cần để đưa ra quyết định thông minh về tài sản của họ.

Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp nhỏ, sự lựa chọn không phải lúc nào cũng rõ ràng. Hầu hết các phần mềm CMMS đều thừa khả năng xử lý các nhu cầu quản lý bảo trì và thậm chí cả yêu cầu kiểm kê MRO của các hoạt động nhỏ hơn. Nếu đó là tất cả những gì bạn cần từ hệ thống phần mềm của mình, thì CMMS có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn. 

Nhưng ngay cả đối với các hoạt động nhỏ hơn, vẫn có những lý do thuyết phục để cân nhắc sử dụng hệ thống EAM. Nếu bạn lên kế hoạch phát triển cho doanh nghiệp của mình, bạn cần một công cụ có thể phát triển đồng thời. CMMS phù hợp cho các hoạt động quy mô nhỏ, nhưng chúng không hỗ trợ tốt cho nhu cầu của một doanh nghiệp đang phát triển. Ví dụ: nếu bạn đang nghĩ đến việc thêm một trang web khác, bạn cần có chức năng doanh nghiệp của hệ thống EAM. Hoặc nếu bạn quyết định triển khai chương trình bảo trì tập trung vào độ tin cậy (RCM) vào năm tới, thì bạn sẽ muốn có các công cụ phân tích lỗi do hệ thống EAM cung cấp. CMMS có thể phục vụ nhu cầu trước mắt của bạn, nhưng hệ thống EAM sẽ cung cấp cho bạn các công cụ để tiếp tục cải thiện hiệu suất trong thời gian dài.

Nếu bạn muốn áp dụng cách tiếp cận toàn cầu để quản lý tài sản bằng phương pháp xem xét TCO và tối đa hóa giá trị trong suốt vòng đời của tài sản thì bạn cần có chức năng chuyên sâu và tâm lý doanh nghiệp được đính kèm trong hệ thống EAM. Quản lý tài sản không chỉ là bảo trì mà còn là tất cả các chức năng kinh doanh hoạt động cùng nhau.

Nếu bạn cần một nền tảng phần mềm phục vụ nhu cầu của toàn bộ hoạt động doanh nghiệp chứ không chỉ một chức năng. Hệ thống EAM cung cấp các công cụ để theo dõi chi phí, quản lý tài nguyên và tối ưu hóa hiệu suất trên toàn bộ tổ chức.

5. Lưu ý để lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Ở trong thị trường này, hiểu biết về những gì bạn đang tìm kiếm mới là một nửa trận chiến. Khi bạn hiểu rõ EAM và CMMS là gì, sẽ dễ dàng hơn để biết bạn cần tìm loại sản phẩm nào đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp của bạn.

Tùy thuộc vào loại tài sản và hoạt động, mỗi giải pháp có thể phù hợp với các yêu cầu khác nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ cần tập trung vào bảo trì thì phần mềm quản lý bảo trì trên máy tính CMMS là tất cả cho nhu cầu tổ chức của bạn. 

Nhưng nếu bạn muốn một sản phẩm có nhiều chức năng tinh vi và mạnh mẽ hơn để xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài cho doanh nghiệp thì Phần mềm Quản lý tài sản EAM là một nỗ lực của nhiều yếu tố kết hợp, không chỉ là về bảo trì.

Có nhiều sự khác biệt giữa một hệ thống CMMS tự tiếp thị là một giải pháp EAM và một hệ thống EAM thực thụ. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ những gì bạn đang tìm kiếm phải gắn liền với nhu cầu của doanh nghiệp và đừng chấp nhận ít hơn

6. Kết luận

Việc lựa chọn phần mềm quản lý tài sản phù hợp cho doanh nghiệp ngày càng trở nên khó khăn hơn. Các sản phẩm mới gia nhập thị trường hàng năm và các điều khoản như EAM và CMMS không phải lúc nào cũng rõ ràng. Bạn có thể phải trải nghiệm thông qua hàng chục, thậm chí hàng trăm sản phẩm trong đó nhiều sản phẩm có tên tương tự nhau để tìm ra sản phẩm có giá trị nhất đối với doanh nghiệp.

Kể từ khi ra mắt vào những năm 1990, phần mềm quản lý tài sản EAM đã là giải pháp được lựa chọn cho các tổ chức sử dụng nhiều tài sản cần quản lý một danh mục lớn các tài sản vật chất trên nhiều địa điểm. Tuy nhiên, trong thập kỷ qua, các phần mềm này đã được sử dụng ngày càng nhiều bởi các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) muốn có thêm các tính năng quản lý chi phí và tối ưu hóa hiệu suất mà hệ thống EAM cung cấp. Với sự gia tăng của các mô hình triển khai phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), chi phí sở hữu một hệ thống EAM với nhiều tính năng bổ sung đã trở nên cạnh tranh với CMMS. Điều này có nghĩa là các phần mềm EAM sẽ là lựa chọn hiệu quả nhất về chi phí, ngay cả đối với các mô hình nhỏ.

Công ty TNHH Công nghệ Niềm tin hiện là đại diện của hãng Hexagon, Mỹ phân phối phần mềm Hexagon EAM tại Việt Nam. Mọi nhu cầu tư vấn và mua sắm phần mềm xin liên hệ tới:

Email: info@truetech.com.vn

Tel: 024-3776-5088