Các tiêu chuẩn ISO mới như ISO 55000 giúp hoạt động bảo trì mang lại hiệu quả kinh tế như thế nào?

Có một hiểu lầm phổ biến rằng tiêu chuẩn ISO chỉ dành cho các tập đoàn lớn hoặc chỉ để “làm đẹp hồ sơ” nhằm tuân thủ quy định. Thực tế, chúng cung cấp một khung làm việc mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp gắn kết việc quản lý tài sản với nhu cầu kinh doanh thực tế – điều mà các mô hình “độ trưởng thành trong bảo trì” (maintenance maturity) hay “Bảo trì 5.0” thường chưa làm tốt.

Tại sao mô hình “Độ trưởng thành trong bảo trì” lại đi chệch hướng?

Các mô hình đánh giá độ trưởng thành trong bảo trì (Maintenance maturity models), ra đời từ năm 1999, rất phổ biến. Chúng vẽ ra một lộ trình gồm các bước để doanh nghiệp trở nên “giỏi hơn” trong việc bảo trì.

Mô hình này hấp dẫn các công ty muốn thoát khỏi cảnh suốt ngày phải đi “chữa cháy” (bảo trì thụ động, hư đâu sửa đó). Bằng cách chuyển sang dựa vào dữ liệu, họ thường thấy lợi ích nhanh chóng: ít sự cố bất ngờ hơn, giảm chi phí và tăng năng suất.

Tuy nhiên, có một cái bẫy: Khi cố gắng tiến xa hơn, các tổ chức thường mắc phải “sự thiển cận về độ trưởng thành” (maturity myopia). Họ quá tập trung vào công nghệ và các cấp độ kỹ thuật mà quên rằng quản lý tài sản là một hệ thống lớn, cần sự tham gia của lãnh đạo, quy trình hiệu quả và kỹ năng con người.

Khái niệm “trưởng thành” đôi khi trở thành ngõ cụt. Đội ngũ bảo trì có thể mải mê theo đuổi các chỉ số KPI (như tỷ lệ bảo trì phòng ngừa) mà không quan tâm xem những chỉ số đó có phù hợp với chiến lược tài chính của CEO hay Giám đốc Tài chính (CFO) hay không.

ISO 55000 giải quyết vấn đề này như thế nào?

Các bản cập nhật mới của ISO 55000 giúp thoát khỏi ngõ cụt này theo 4 cách chính:

1. Giảm bớt sự phức tạp bằng các bước thực tế: Thay vì lý thuyết suông, ISO tập trung vào hành động. Ví dụ, ISO 55001 có các điều khoản mới về ra quyết định và quản lý rủi ro. Nó cung cấp lộ trình cải tiến liên tục thay vì bắt buộc phải thay đổi toàn bộ hệ thống ngay lập tức.
2. Cách tiếp cận hệ thống tập trung vào mục tiêu kinh doanh: Khác với việc chỉ chăm chăm vào “độ trưởng thành”, tiêu chuẩn mới giúp tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược thông qua quản lý tài sản. Nó hỗ trợ xây dựng Kế hoạch Quản lý Tài sản Chiến lược (SAMP), làm rõ yêu cầu về ra quyết định, khai thác giá trị từ tài sản và quản lý vòng đời.
3. Bao quát cả yếu tố Con người và Dữ liệu: Đây là hai mảng thường bị bỏ quên. ISO 55012 hướng dẫn nâng cao năng lực con người (kỹ năng, đào tạo). ISO 55013 cung cấp khung quản lý dữ liệu tài sản để hỗ trợ ra quyết định chính xác.
4. Liên kết với bộ phận Tài chính: ISO 55010 là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và tài chính. Nó giúp bộ phận bảo trì “nói cùng ngôn ngữ” với ban lãnh đạo cấp cao, đảm bảo các kế hoạch đầu tư đóng góp trực tiếp vào mục tiêu của công ty (bao gồm cả các mục tiêu ESG – Môi trường, Xã hội và Quản trị).

Xây dựng kế hoạch ý nghĩa hơn: Sự kết hợp giữa ISO và Quản lý Hiệu suất Tài sản (APM)

Quan trọng nhất, việc chuyển đổi sang cách tiếp cận theo ISO 55000 không có nghĩa là phải đập đi xây lại hay vứt bỏ các khoản đầu tư trước đó.

Hầu hết các doanh nghiệp đã có sẵn kho dữ liệu khổng lồ trong hệ thống Quản lý Tài sản Doanh nghiệp (EAM) của họ (lịch sử sửa chữa, chi phí, dữ liệu vận hành…). ISO 55000 giúp nhận ra các “mắt xích còn thiếu” để liên kết dữ liệu này với mục tiêu công ty (như rủi ro tài sản, độ quan trọng…).

Khi đã xác định được các lỗ hổng này, các giải pháp Quản lý Hiệu suất Tài sản (APM – Asset Performance Management) sẽ giúp lấp đầy chúng.

• Ví dụ: Một hệ thống APM có thể lấy dữ liệu từ EAM (lịch sử hư hỏng, chi phí) và tạo ra thông tin mới giá trị hơn (rủi ro, cơ hội, hiệu suất).
• APM thường có sẵn thư viện các “bản sao tài sản” (asset twins) với các chi tiết được định nghĩa trước về lỗi thường gặp và cách bảo trì. Điều này giúp doanh nghiệp thiết lập chiến lược bảo vệ tài sản cực nhanh mà không tốn nhiều nguồn lực IT.

Với nền tảng này, APM giúp doanh nghiệp giữ chiến lược quản lý tài sản luôn bám sát mục tiêu kinh doanh, cân bằng liên tục giữa Hiệu suất – Chi phí – Rủi ro.

Đây chính là tinh thần cải tiến liên tục của ISO 55000: Thay vì theo đuổi “độ trưởng thành” như một đích đến vô nghĩa, hãy tập trung vào những gì thực sự quan trọng: Hiệu quả tài chính, sự bền vững và quản lý rủi ro.

Về tác giả: Bas Beemsterboer là Giám đốc Chiến lược Kinh doanh tại bộ phận Asset Lifecycle Intelligence của Hexagon. Ông có hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và vòng đời tài sản, chuyên hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi số và tối ưu hóa vận hành.

Nguồn https://www.hazardexonthenet.net/article/212142/How-the-new-ISO-standards-can-help-maintenance-practices-make-economic-sense.aspx