Tổng quan giải pháp

Trong thời đại công nghệ 4.0,quá trình vận hành doanh nghiệp nhà máy/công ty luôn đòi hỏi khối lượng lớn thông tin cần xử lý để ra quyết định (Making decision) Cần có sự tham gia, tư vấn quyết sách của nhiều phòng ban, bộ phận liên quan. Số lượng lớn thông tin, giấy tờ cũng như thời gian cần để  để hoàn thành một công việc tưởng chừng đơn giản như ký giấy nghỉ phép, đăng ký tăng ca, đăng ký công tác…

Từ đó đặt ra bài toán quản lý quy trình nghiệp vụ nhằm giải quyết những thách thức lớn trong xử lý thông tin vì đòi hỏi sự phối hợp một cách linh hoạt giữa nhiều bộ phận chức năng để hoạt động hiệu quả, xuyên suốt, không gián đoạn, đảm bảo tính tuân thủ và giảm thiểu sai sót, rủi ro. 

Giới thiệu giải pháp

BPM (Business Process Management) là giải pháp do TrueTech phát triển giúp tổ chức/công ty/ nhà máy tối ưu và tiêu chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ bằng cách giúp số hóa quy trình nghiệp vụ này phối hợp với chức năng chữ ký điện tử, từ đó giúp tổ chức/công ty/nhà máy cải tiến quy trình, tối ưu hóa quy trình, và quản lý vận hành một cách khoa học, hiệu quả.

Các luồng nghiệp vụ được xây dựng theo định hướng quy trình này sẽ giúp tổ chức/công ty/nhà máy tiết kiệm được nguồn lực, chi phí cũng như thời gian xử lý thông tin, nhiệm vụ được giao đúng đối tượng cần thực hiện, kết quả hiển thị trực quan sinh động, thông tin được gửi đến các phòng ban liên quan qua email thông báo kèm các thông số kết quả (report) sau khi xử lý một cách đáng tin cậy (Vì áp dụng công nghệ chữ ký số).

• Hệ thống BPM cung cấp môi trường cộng tác, phối hợp tác nghiệp thuận lợi cho các bộ phận, phòng ban khác nhau của tổ chức/công ty/nhà máy.
• Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng hệ thống quy tắc nghiệp vụ phù hợp với chính sách, chủ trương của tổ chức/công ty/nhà máy nhưng vẫn đảm bảo khả năng  quản lý cũng như thay đổi linh hoạt khi cần thiết.
• Giúp tổ chức, doanh nghiệp tinh gọn hệ thống mẫu biểu, giảm thiểu số lượng báo cáo cần quản lý.
• Giải quyết câu hỏi: Ai đang làm? Trạng thái công việc, Trạng thái dự án, Tỉ lệ  hoàn thành %, chậm trễ tại khâu nào? Và đã quá hạn bao lâu?
• Ngoài ra có thể xử lý và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng trên ứng dụng cài đặt trên điện thoại (IOS & Android)

Triển khai hệ thống BPM bao gồm 4 yếu tố quan trọng:

• Chuẩn hóa quy trình (Work Flow);
• Chuẩn hóa Dữ liệu (Data);
• Đào tạo và hướng dẫn User sử dụng hệ thống (User Training);
• Phản ánh quy trình, dữ liệu một cách chính xác trên phần mềm (Software).

Lợi ích mang lại:

• Kiểm soát quy trình nghiệp vụ;
• Chia sẻ thông tin dữ liệu;
• Kiểm soát rủi ro không đáng có;
• Ghi lại toàn bộ thông tin trong quy trình và những vướng mắc;
• Kiểm soát mọi hoạt động trong luồng quy trình; 
• Dễ sử dụng thân thiện với người dùng;
• Có thể theo dõi thông tin tích hợp qua điện thoại (IOS,Android);
• Có thể tích hợp thông tin với các hệ thống khác như: HRM,ERP,EDMS….