Chuyển đổi số trong công tác quản lý dự án nhà máy

Trong công tác quản lý dự án nhà máy hay công trình xây dựng nào đó, tổng hợp lại, có một số tiêu chí quan trọng nhất mà chúng ta cần kiểm soát được, đó là:

• Đảm bảo dự án đúng tiến độ;
• Giữ được chi phí dự án nằm trong phạm vi cho phép;
• Quản trị được rủi ro của dự án;
• Đảm bảo chất lượng của dự án

Những bất cập nào, với mô hình quản lý đang áp dụng cho các dự án tại Việt Nam, tác động đến khả năng đạt được các tiêu chí trên?

Công tác quản lý chung:

• Bộ phận quản lý hoặc người quản lý dự án không bao quát được các vấn đề hay dự báo trước được các rủi ro trong quá trình thực hiện dự án;
• Với một dự án có quy mô lớn, với nhiều thành phần tham gia, thì có nhiều khó khăn trong công tác phối hợp, tìm ra tiếng nói chung và cách thức giải quyết nhanh chóng các vấn đề nảy sinh. Các bộ phận tham gia thường làm việc rời rạc, chủ yếu vẫn dựa trên giấy tờ văn bản;
• Trong quá trình thực hiện một dự án, có những vấn đề nảy sinh không lường trước sẽ gây ra sự bối rối và sai lầm khi người quản lý  ra quyết định.

Công tác quản lý hồ sơ, dữ liệu dự án:

• Khó khăn trong công tác kiểm tra rà soát tài liệu và hồ sơ dự án liên quan tới công tác thiết kế, thay đổi, phát sinh, giám sát, thi công chế tạo lắp đặt, đấu nối chạy thử, nghiệm thu và bàn giao công trình;

• Thông tin dữ liệu dự án  không được bảo mật, có thể gây nhầm lẫn dẫn đến sai sót trong thiết kế, thi công và thanh toán cho các hạng mục dự án;
• Vướng mắc trong công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát, xử lý chậm tiến độ dự án do thông tin thất lạc, thiếu sót, dữ liệu không đồng bộ, dẫn đến nhiều sai lệch;
• Khó khăn và bất cập khi chuyển giao hồ sơ hoàn công dự án cho đơn vị vận hành và khai thác nhà máy.

Công tác quản lý tiến độ chi phí dự án:

• Khó khăn trong việc nắm bắt tình hình, tiến độ và khối lượng thực tế triển khai  do các nhà thầu chậm cập nhật dữ liệu, chậm báo cáo, với thông tin  chưa được đầy đủ và chính xác;
• Trong các trường hợp phát sinh thêm hạng mục dự án,  thiếu cơ sở dữ liệu để giải trình dẫn đến việc chậm trễ, trì hoãn thực hiện dự án;
• Bộ phận quản lý sẽ gặp khó khăn trong công tác kiểm soát chi phí, dòng tiền tại thời điểm cần tra soát tài chính dự án.

Công tác nghiệm thu, thanh toán dự án:

• Dữ liệu không đồng bộ và không sát thực tế dẫn đến sai sót trong công tác nghiệm thu, thanh toán các hạng mục dự án;
• Sự phối hợp giữa bộ phận quản lý văn phòng và công trường không tốt, dẫn đến thông tin bị sai lệch, từ đó ảnh hưởng đến tiến độ nghiệm thu và thanh toán dự án.

Công tác báo cáo dự án:

• Các dự án nói chung, đặc biệt là những dự án nhà nước quản lý,  gặp rất nhiều khó khăn và đòi hỏi nhiều thời gian trong công tác lập, tổng hợp báo cáo về chi phí, tiến độ, nhân sự thực hiện dự án;
• Sự thiếu thống nhất và đồng bộ dữ liệu dẫn đến số liệu báo cáo thường bị sai lệch, không sát với thực tế;
• Dữ liệu báo cáo không được trực quan, gây mất thời gian trong công tác đánh giá và xem xét để đưa ra quyết định phù hợp.

Vậy làm thể nào để giải quyết, khắc phục được triệt để các vấn đề nêu trên?

Giải pháp tối ưu nhất cho bài toán này là chúng ta cần thay đổi mô hình quản lý dựa trên nền tảng công nghệ số. Dưới đây là mô hình chuyển đổi số được đề xuất  áp dụng trong quản lý dự án  nhà máy.

Với mô hình trên, chúng ta cần phải giải quyết bài toán chuyển đổi số theo một lộ trình phù hợp cho các module cấu thành sau:

Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu số tập trung (Data Warehouse):

Xây dựng và chuẩn hóa dữ liệu số tập trung là yếu tố quan trọng nhất, có tính chất quyết định mô hình chuyển đổi số áp dụng trong quản lý dự án sẽ thành công hay thất bại.

Dạng dữ liệu cần tập trung số hóa bao gồm:

• Số hóa dữ liệu thiết kế: Xây dựng thư viện số cho toàn bộ cấu kiện, vật tư, thiêt bị nhà máy (thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng, nhà cung cấp, chứng chỉ…). Các thư viện số cho bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế tổ chức thi công và mô hình đã được phê duyệt của dự án;
• Số hóa dữ liệu thi công: Xây dựng dữ liệu số liên quan đến khối lượng, hạng mục, tiến độ hoàn thành và thanh toán của nhà cung cấp và các nhà thầu xây dựng;
• Số hóa dữ liệu các nhà cung cấp và các nhà thầu xây dựng: Xây dựng dữ liệu hợp đồng số cho các nhà cung cấp và các nhà thầu xây dựng, dữ liệu liên quan đến các hạng mục thi công, gói vật tư thiết bị cung cấp, thời gian bàn giao hoặc chuyển giao lắp đặt ….
• Số hóa về nhân sự tham gia dự án: Xây dựng cơ sở dữ liệu số cho toàn bộ nhân sự tham gia thực hiện dự án gồm thông tin đơn vị công tác, vị trí, kinh nghiệm, chứng chỉ tay nghề…
• Số hóa dữ liệu hoàn công dự án: Dữ liệu hoàn công cần được số hóa dưới dạng bản vẽ hoàn công số và mô hình hoàn công số.

Phương thức lưu trữ dữ liệu:

• Lưu trữ dữ liệu lên hệ thống cloud (dữ liệu đám mây)
• Lưu trữ lên hệ thống server vật lý.

Xây dựng hệ thống số trong “Quản lý thiết kế”

Xây dựng và chuẩn hóa hệ thống số trong công tác quản lý thiết kế được xem là đóng vai trò trung tâm, bởi lẽ khi chúng ta kiểm soát triệt để được sai sót, phát sinh hay thay đổi trong thiết kế, đồng thời dự toán được khối lượng, chi phí sát với thực tế của dự án, sẽ là cơ sở cho các hệ thống khác chuyển đổi và vận hành mang lại hiệu quả cao.

  Cách thức mà các CĐT/BQLDA hay các tổng thầu EPC lựa chọn để triển khai cho hệ thống quản lý thiết kế là ưu tiên lựa chọn một giải pháp công nghệ phù hợp dựa trên quy mô dự án, tính phổ biến, sự tiện dụng của giải pháp. Hiện tại có một số giải pháp đang sử dụng phổ biến ở Việt Nam và trên thế giới như Smart 3D, PDS, Cadworx, Tekla, Autodesk…

Xây dựng hệ thống số trong “Quản trị dự án”

Thước đo sự hiệu quả trong quản lý một dự án phần lớn phụ thuộc vào mô hình và công cụ được áp dụng để quản lý. Như đã phân tích ở trên, để dự án đạt hiệu quả cao, cần thiết phải thỏa mãn các điều kiện về tiến độ, chi phí, chất lượng và đánh giá rủi ro của dự án. Đặc biệt, với những dự án quy mô lớn, luồng công việc rất nhiều, thông tin cập nhật thì chồng chéo, nếu vẫn kiên trì đi theo mô hình quản lý cũ dựa trên giấy tờ văn bản, thì rất khó để đạt hiệu quả. Dưới đây là một số giải pháp đã và đang được áp dụng hiệu quả trong quản trị các dự án ở Việt Nam:

• Hệ thống quản lý kế hoạch, tiến độ & chi phí dự án: Oracle Primavera
• Hệ thống quản lý hồ sợ, tài liệu dự án: TrueEDMS/ Acconex
• Hệ thống quản lý thông tin, quản lý tổng hợp báo cáo dự án: TrueBPM

Xây dựng hệ thống số trong “Quản lý thi công”

Quản lý thi công luôn là bài toán khó cho mô hình chuyển đổi số., Vấn đề đặt ra là cần phải thế nào để cải thiện được khả năng tương tác, khả năng giao tiếp giữa bộ phận công trường và bộ phận văn phòng. Thực tế cho thấy, quản lý thi công không tốt sẽ ảnh hưởng rất lớn tiến độ triển khai cũng như chất lượng của dự án. Hiện tại ở Việt Nam, các đơn vị quản lý dự án hay các tổng thầu cũng đang từng bước xây dựng giải pháp số cho bài toán này như áp dụng mô hình quản lý thông tin công trình “BIM”, ứng dụng công cụ quản lý các lỗi/sai sót hay là kiểm soát thông số kỹ thuật dựa trên dữ liệu đám mây điểm (points cloud) từ thiết bị Scanner 3D, kiểm soát thông tin tổng quát từ dữ liệu ảnh 360 độ hay camera giám sát…

Xây dựng hệ thống số trong “Quản lý hoàn công”

Chất lượng tài liệu hoàn công của các dự án ở Việt Nam được đánh giá không cao, một phần xuất phát từ sự yếu kém trong quản lý hoặc là bị chi phối do không đủ chi phí cho hạng mục công việc này.  

  Trong một số năm trở lại đây, số hóa trong công tác hoàn công dự án được chú trọng hơn. Đặc biệt, đối với những dự án trọng điểm, phức tạp, có hàm lượng công nghệ cao,  các chủ đầu tư hay các tổng thầu EPC cũng sẵn sàng dành thêm một lượng đáng kể chi phí để đưa công nghệ hỗ trợ số hóa toàn bộ dữ liệu, ví dụ như sử dụng thiết bị Scanner 3D để xây dựng mô hình số  toàn bộ dự án thật, với mục tiêu kiểm soát được sự sai sót trong thi công của các nhà thầu, dữ liệu ảo hóa sau này cũng có thể ứng dụng trong quản lý vận hành & khai thác, cũng như đào tạo an toàn cho nhà máy,…

  Các giải pháp và thiết bị hiện tại đang áp dụng cho mô hình công việc này có thể tham khảo như phần mềm Smart cloudwork, Leica Scanner 3D…

Lời kết: Thực hiện thành công việc chuyển đổi số công tác  “Quản lý dự án”  không hề đơn giản. Ngoài việc lựa chọn mô hình chuyển đổi số phù hợp, việc này còn phụ thuộc vào các yếu tố khác như con người vận hành hay khả năng đáp ứng của cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Tuy nhiên, chúng tôi tin rằng, với cuộc cách mạng chuyển đổi số đang bùng nổ, với những sản phẩm công nghệ  đang có cùng với một lộ trình thực hiện bài bản, chắc chắn bài toán  sẽ được giải quyết thành công.!