Tại sao không nên sử dụng Excel cho việc quản lý vật tư phục vụ công tác duy tu bảo dưỡng?

Khi cần một công cụ để quản lý kho vật tư thiết bị trong doanh nghiệp & nhà máy thì  phần mềm Excel thường là câu trả lời ngay lập tức của nhiều đơn vị hiện nay. Excel là phần mềm quen thuộc, phổ biến trong quy trình làm việc và tất cả mọi thứ đều có thể “làm được” thông qua phần mềm này.

Do giao diện đơn giản, tính dễ sử dụng của phần mềm Excel nên các đơn vị có thể sử dụng Excel cho nhiều công việc khác nhau, điển hình như: quản lý kho vật tư ,quản lý quá trình bảo trì thiết bị, quá trình cấp phát,và thanh lý…và sau đây là một số lý do chính:

  • Hầu hết mọi người đều có sự hiểu biết kiến thức cơ bản nhất định về Excel và các phần mềm office của Microsoft vì đây là một phần mềm quen dùng;
  • Các đơn vị & doanh nghiệp không phải đầu tư vào phần mềm quản lý các công tác này và đề cao việc tiết kiệm chi phí;
  • Quy trình ban ra nhưng không chấp hành nghiêm, nên việc dùng phần mêm không giám sát lịch sử được các bên liên quan ưa thích;
  • Triển khai giải pháp chuyên nghiệp cần nhiều chi phí thời gian và công sức.

Điểm hạn chế của Excel trong quản lý kho vật tư thiết bị

Sử dụng phần mềm Excel trong quản lý bảo trì mang lại nhiều lợi ích thiết thực về chi phí cũng như sự tiện dụng. Tuy nhiên, khi số lượng thiết bị lớn, quy trình bảo trì yêu cầu nhiều hạng mục công việc và phức tạp hơn, Excel không còn là giải pháp được khuyến khích nữa. 

Dữ liệu không tập trung và đồng bộ

Khi số lượng vật tư thiết bị cần quản lý quá nhiều và phân bổ rải rác tại nhiều kho bãi thì việc theo dõi chi tiết toàn bộ thiết bị bằng excel càng phức tạp và khó khăn. Thứ nhất, số lượng thiết bị quá lớn sẽ khiến việc tra cứu, rà soát để tìm thấy ngay lập tức là rất khó. Thứ hai, bạn sẽ cần phải có nhiều hơn một bảng tính cho việc phân chia nhiều nhà kho riêng biệt khác nhau và phải dịch chuyển qua lại các trang tính nhiều lần. Không kiểm soát được các thông tin quan trọng như thời gian bảo hành, chứng chỉ đính kèm vị trí số lượng thục tế,…   

Dữ liệu quản lý không tập trung, đồng bộ số lượng không cập nhật trên từng phiên bản

Tính bảo mật thấp

Đơn vị, cơ sở quản lý khó có thể kiểm soát được người vào xem dữ liệu nếu trao đổi các file này . Thông tin và giá trị của file có thể bị mất đi bất cứ lúc nào do lộ thông tin.

Khó khăn trong quản lý bảo trì

Việc tạo kế hoạch, công việc bảo trì bằng bảng tính yêu cầu người thực hiện tốn rất nhiều thời gian. Người thực hiện cần phải lập bảng biểu chi tiết từ đầu đến cuối cho một kế hoạch đề ra.

Nếu kế hoạch bảo trì thay đổi thì đòi hỏi người thực hiện phải cập nhật và rà soát rồi sửa lại rất rườm rà và dễ sai sót.  

Đối với các thiết bị, vật tư quan trong, thời gian sửa chữa có tác động rất lớn đến kế hoạch sản xuất của đơn vị, cơ sở. Khi thiết bị, máy móc hỏng hóc thì kỹ thuật viên phải dành thời gian rà soát lại file excel để kiểm tra lịch sử máy móc trước đó. Tốn quá nhiều thời để sửa chữa máy móc đồng nghĩa với việc thiếu thiết bị để phục vụ công việc. 

Thiếu tính năng chuyên môn

Mặc dù hoàn toàn có thể sử dụng excel để lập kế hoạch và công việc bảo trì thiết bị nhưng việc nắm bắt, theo dõi và quản lý tập trung, nhanh chóng thì là một vấn đề khác. Để tăng tính hiệu quả, công tác quản lý bảo trì vật tư cần phải có một số chức năng chuyên biệt nhất định, ví dụ như:

  • Tính năng tự động thông báo, nhắc nhở trạng thái công việc bảo trì, sửa chữa;
  • Theo dõi thông tin vận hành, vòng đời tài sản và chi phí;
  • Phân công công việc bảo trì; 
  • Hệ thống báo cáo, cập nhật kết quả công việc;
  • Tra dấu lịch sử khi cần tìm kiếm lại thông tin.

Thiếu tính năng tự động

Excel không có tính năng tự động thông báo, nhắc nhở khi có cập nhật mới trên file hay công việc cần làm. Không có công cụ để cập nhật tiến độ công việc đầy đủ, chi tiết và ngay lập tức.

Không cảnh báo khi vật tư thiết bị quá hạn tồn kho hoặc không đủ dự trữ trong kho.

Báo cáo phức tạp 

 Excel không có chức năng báo cáo. Để tạo báo cáo, người thực hiện cần phải dành nhiều thời gian để tạo bảng, cập nhật, kiểm tra dữ liệu, chỉnh sửa. Toàn bộ quá trình đều làm thủ công khiến công việc báo cáo phức tạp, mất thời gian và có thể khó nhìn hoặc nhìn không đẹp, không khoa học. 

Không tích hợp được với các công nghệ hiện đại

Điểm cuối cùng cần nói là Excel không thể thích hợp với các công nghệ hiện đại hỗ trợ việc quản lý kho tiên tiến ngày nay như quét mã xuất nhập bằng Barcode, hoặc các công nghệ kiểm đếm kho NFC hiện đại.

Kết luận

Để giải quyết vấn đề này, công nghệ thông tin đã đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các giải pháp phần mềm quản lý bảo trì cho thiết bị và vật tư cho nhà máy doanh nghiệp. Và giải pháp quản lý bảo trì thiết bị Hexagon EAM được giới thiệu cho người dùng là một trong những giải pháp phần mềm hữu ích nhất hiện nay.

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Hexagon EAM là một giải pháp quản lý bảo trì Thiết bị tổng thể, chuyên sâu dành riêng cho các đặc thù nhà máy doanh nghiệp khác nhau. Giải pháp có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống phần mềm khác nhau như ERP,SAP,Oracle, …, các giải pháp lớn khác hiện có trên thế giới. 

Quay lại

Bài liên quan

Bạn có thể quan tâm

XEM NHIỀU