Mục tiêu của việc quản lý là đảm bảo sử dụng xe đúng mục đích, đúng nguyên tắc, có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa xe theo đúng quy trình kỹ thuật để xe luôn trong trạng thái tốt, nhằm phục vụ cho việc đi lại, di chuyển một cách hiệu quả và an toàn. Bên cạnh đó, các chi phí xăng xe, chi phí duy trì hoạt động của xe luôn phải được kiểm tra, kiểm soát.
Quản lý đội xe trong doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng!
Quản lý đội xe là cách bao quát nhất trong việc quản lý số lượng và chất lượng xe trước, trong và sau quá trình sử dụng:
- Quản lý toàn diện, bao gồm việc bảo trì, giám sát xe, giám sát nhiên liệu, quản lý tài xế để đảm bảo sự an toàn cho tài xế và xe, giúp làm giảm đến mức tối thiểu rủi ro về đầu tư cũng như quá trình vận hành xe.
- Lập và cập nhật kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa lớn.
- Quản lý theo dõi mua bảo hiểm xe, đăng ký, kiểm định xe theo quy định của pháp luật.
- Đảm bảo chi phí tổng thể cho quá trình vận chuyển luôn giữ mức ổn định tối thiểu.
- Giám sát xe hiệu quả bằng việc hỗ trợ giám sát qua hệ thống GPS để biết chính xác thời gian vận hành, vị trí hiện tại của đội xe; từ đó lên kế hoạch vận chuyển hợp lý nhất.
- Quản lý sát sao đội ngũ lái – phụ xe, cập nhật danh sách lái – phụ xe khi có thay đổi.
- Tổ chức, chấm công, điều động lái – phụ xe, phối hợp với khách hàng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cốt yếu trong việc bảo trì xe cũng như cân bằng hiệu quả kinh tế: tổng số nhiên liệu đã sử dụng, số km đã đi, mức dầu, mức nước, doanh thu trên từng đầu xe, từng chuyến theo các mốc thời gian.
- Phân tích, đề xuất các giải pháp để có các chi phí ngày càng hợp lý (xăng dầu, đi đường, sửa chữa).
- ….
Từ đó, ta có thể nhìn thấy lượng công việc khổng lồ trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy cách quản lý truyền thống hoặc trên các bảng tính Excel sẽ không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô đội xe lớn hay có quy trình vận hành phức tạp với nhiều phòng ban, nhân sự hoạt động.
Giải pháp giám sát tuân thủ và quản lý đội xe mạnh mẽ
Hệ thống InforEAM cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin rất hữu ích và chi tiết về đội xe, kế hoạch bảo trì bảo dưỡng, đăng kiểm, vận hành, lệnh điều động, bảo hiểm; quản lý các vấn đề về chất lượng, nhiên liệu cho xe… giúp giảm chi phí vận hành của doanh nghiệp đến mức tối thiểu.
- Tuân thủ quy định bảo trì, bảo dưỡng
Với nhật ký bảo dưỡng chi tiết và lời nhắc định kỳ, nhà quản lý sẽ không bị lỡ các lần bảo dưỡng, đăng kiểm. Thông báo qua email và tự động sẽ đảm bảo công tác bảo trì, bảo dưỡng luôn đúng hạn.
Việc điều động phương tiện trực tiếp trên hệ thống sẽ giúp tài xế nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất, đảm bảo vận hành trơn tru và hạn chế lãng phí thời gian chờ thông tin.
- Giám sát tài nguyên của doanh nghiệp
Điều quan trọng của việc quản lý xe là kiểm soát được việc sử dụng xe, các loại phí của xe, đảm bảo không bỏ lỡ các đợt đăng kiểm, bảo dưỡng; quản lý các xe đang sửa chữa để có phương án điều xe một cách tối ưu.
Quản lý thông tin định mức nhiên liệu theo loại xe, ràng buộc khi nhập thanh toán nhiên liệu sẽ hỗ trợ doanh nghiệp luôn nắm bắt được tình hình tiêu hao dựa trên thực tế sử dụng xe.
- Số hóa công tác quản lý, kiểm tra
Mọi thông tin liên quan đến tài sản đều được ghi nhận trong hệ thống, đảm bảo việc quản lý được sát sao; có thể truy xuất lịch sử bảo trì, bảo dưỡng, đăng kiểm, sửa chữa nhanh chóng từ hệ thống, phục vụ công tác đánh giá chất lượng, tuổi thọ xe.
Cho phép nhân viên báo cáo sự cố và tình hình kiểm tra theo thời gian thực. Đưa ra quyết định nhanh chóng bằng cách sử dụng báo cáo toàn diện và hình ảnh độ phân giải cao được đính kèm.
- Duy trì cơ sở dữ liệu nhân sự
Hệ thống cho phép sử dụng cơ sở dữ liệu tích hợp để quản lý thông tin của tài xế, nhà cung cấp dịch vụ và nhân viên trong tổ chức. Thêm ảnh và chi tiết liên hệ, đồng thời tạo thẻ nhân viên được gắn mã barcode có thể in ra cho mỗi người.
- Phân tích chi phí
Sử dụng các biểu đồ được tạo sẵn để xem xét kỹ lưỡng xu hướng chi phí liên quan đến việc cung cấp nhiên liệu và bảo dưỡng để đánh giá hiệu suất của xe và hiệu suất của nhà cung cấp. Nhà quản lý có thể sử dụng các báo cáo phân tích dạng biểu đồ này cho từng xe để đánh giá tiềm năng và tuổi thọ của xe trên cơ sở những dữ liệu thực tế.
Có thể thấy, giải pháp InforEAM là một giải pháp toàn vẹn trong công việc quản lý, điều phối đội xe; có thể hỗ trợ tất cả các nhu cầu, hoạt động điều phối; giám sát tài sản và nhân lực, hiệu quả; nâng cao tuổi thọ của xe; tổng kết và dự toán các chi phí, tối ưu hóa quy trình vận hành.
Sản phẩm liên quan của giải pháp:
Bình luận