Giới thiệu tổng quan về BPMN

BPMN (viết tắt của cụm từ “Business Process Modeling Notation”) là ngôn ngữ mô hình hóa trực quan cho các ứng dụng trong phân tích nghiệp vụ. BPMN cho phép xác định rõ được quy trình nghiệp vụ thông qua các bộ ký hiệu chuẩn, giúp các bên liên quan như chủ doanh nghiệp, bộ phận phân tích nghiệp vụ, bộ phận phát triển phần mềm, bộ phận thiết kế dữ liệu… có cách hiểu đồng nhất về quy trình nghiệp vụ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, tự động hóa quy trình nghiệp vụ.

Lịch sử phát triển của BPMN

BPMN được tổng hợp từ nhiều kí hiệu trong mô hình hóa nghiệp vụ. BPMN được xuất bản đầu tiên vào năm 2004 bởi tổ chức BPMI. Ngày nay BPMN được sử dụng nhiều và rộng rãi ở nhiều tổ chức khác nhau, đặc biệt là các tổ chức có quy trình nghiệp vụ phức tạp, và đang trở thành một công cụ phân tích và mô hình hóa phổ biến cho những người làm công tác Phân tích kinh doanh (BA – Business Analyst)

Lợi ích của BPMN

BPMN cho phép nắm bắt và ghi lại quy trình nghiệp vụ của một tổ chức một cách rõ ràng và nhất quán. BPMN mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong quá trình phân tich nghiệp vụ như:

Giúp doanh nghiệp xác định rõ được quy trình nghiệp vụ thông qua các sơ đồ quy trình nghiệp vụ, được biểu diễn bằng bộ ký hiệu của BPMN.
BPMN cung cấp một bộ ký hiệu chuẩn mà tất các bên liên quan trong tổ chức có thể đọc, hiểu và hiểu đúng theo một quy chuẩn quy trình nghiệp vụ. Giảm thiểu sai sót do việc hiểu sai và nhầm lẫn giữa các quy trình.
BPMN giúp thu hẹp khoảng cách giữa bộ phận thiết kế và bộ phận nghiệp vụ qua các sơ đồ, hình vẽ trực quan.

BPMN đơn giản để học và đủ mạnh để mô tả đầy đủ quy trình nghiệp vụ phức tạp.

Mục tiêu của BPMN

Giúp chuyên gia kỹ thuật nắm bắt được quy trình kinh doanh;
Giúp chuyên gia phân tích kinh doanh (BA) phân tích, tạo lập và phát triển quy trình nghiệp vụ;
BPMN giúp quản lý nhân sự và kiểm soát quy trình nghiệp vụ.

Tổng quan về khả năng ứng dụng BPMN

Hiểu rõ phương thức hoạt động của doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất để cải tiến quy trình doanh nghiệp.

BPMN có thể dùng cho bất kỳ ai từ BA, PM, nhà quản lý, lập trình viên, nhà thiết kế,… Việc hiểu và áp dụng BPMN sẽ giúp cho quá trình phân tích trở nên dễ dàng, đồng bộ và thuận tiện hơn.

Trong BPMN, các quy trình được mô tả bằng các sơ đồ với hàng loạt các bộ ký hiệu. Các bộ ký hiệu giúp cho quy trình trở nên trực quan và logic cũng như dễ nắm bắt hơn.

Cấu trúc cơ bản của BPMN

BPMN bao gồm các thành phần chính sau đây:

1. Swimlanes:

Đại diện cho những bên tham gia vào quy trình,bao gồm 2 phần chính có thể được gọi là pool (tạm dịch: bể bơi) và lane (tạm dịch: làn bơi).

2. Flow Elements:

Là các yếu tố kết nối với nhau để tạo thành quy trình nghiệp vụ. Flow Elements xác định các hành vi trong một quy trình. Có 3 yếu tố quan trọng trong Flow Elements đó là: Event, Activity, Gateway.

3. Connecting Objects:

Là thành phần kết nối giữa các đối tượng với nhau để mô tả thành một luồng nghiệp vụ. Có 4 loại liên kết chính là: Sequence flows, message flows, associations and data associations. Cụ thể:

Sequence flows: Dùng để kết nối giữa các đối tượng luồng trong một quy trình, được biểu diễn bằng nét liền.

Message flows: Dùng để biểu thị truyền tin nhắn giữa các pools/lanes, được biểu diễn bằng nét đứt.

Data: Dữ liệu là thông tin cần thiết hoặc các thông tin được tạo ra khi thực hiện quy trình nghiệp vụ. Dữ liệu bao gồm Data objects, data inputs, data outputs and data stores.

4. BPMN swimlanes:

Các đối tượng của Swimlanes trong BPMN là các hộp hình chữ nhật đại diện cho những người tham gia trong một quy trình nghiệp vụ.

Một người bơi có thể chứa các đối tượng dòng chảy được thực hiện bởi làn đó (người tham gia), ngoại trừ hộp đen phải có một cơ thể trống rỗng (chúng ta sẽ nói về hộp đen sau trong hướng dẫn này). Bể bơi có thể được sắp xếp theo chiều ngang hoặc chiều dọc. Chúng giống nhau về mặt ngữ nghĩa nhưng chỉ khác nhau về đại diện. Đối với các đường bơi ngang, quá trình chảy từ trái sang phải, trong khi quá trình trong các đường bơi thẳng đứng chảy từ trên xuống dưới. Ví dụ về đồ bơi bao gồm Khách hàng, Phòng Tài khoản, Cổng thanh toán và Nhóm phát triển.

Pools: Là đại diện cho người tham gia trong một quy trình nghiệp vụ. Pools thường đại diện cho một tổ chức như bộ phân chăm sóc khác hàng… hoặc một cá nhân có vai trò cụ thể ví dụ như trợ lý, bác sĩ, giám đốc, tài xế, nhà cung cấp.

Lanes: Là phân vùng phụ của Pools. Một Pools có thể có nhiều lanes. Ví dụ khi có một Pools thì có 2 lanes cùng làm chung đó là trưởng phòng và thư ký. Bạn có thể dùng lanes để thể hiện các thực thể hoặc vai trò liên quan đến quy trình nghiệp vụ.
Activities: Là các hoạt động được thực hiện trong quy trình nghiệp vụ. Activities thường được biểu diễn dưới dạng hình chữ nhật bo tròn. Phía trong mô tả hoạt động cụ thể trong quy trình ví dụ như: Call hotline, check date, check result, Receive order…Ngoài ra khi quy trình phức tạp thì Activities có thể được biểu diễn ở một số dạng như sau:

Events: Sự kiện là một điều gì đó xảy ra và có thể tác động đến quy trình nghiệp vụ. Một sự kiện có thể là bên ngoài hoặc bên trong nội bộ, miễn là nó có tác động và ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình nghiệp vụ. Các event được biểu diễn dưới dạng hình tròn, phía trong thường có các ký hiệu thể hiện loại hình kích hoạt sự kiện xảy ra. Event có các loại chính sau:

Gateways: Có nhiệm vụ chính là kiểm soát dòng chảy của quy trình nghiệp vụ. Gateways thường có hình kim cương. Trong một quy trình công việc phải làm thì đầu ra có thể thay đổi tùy thuộc vào điều kiện bên trong hoặc điều kiện bên ngoài của quy trình. Dưới đây là những loai Gateways phổ biến thường dùng trong BPMN.

Ví dụ về BPMN

Đây là một ví dụ đơn giản có sử dụng bộ ký hiệu BPMN để miêu tả quy trình xin nghỉ phép của một nhân viên.

Trong ví dụ này có sử dụng Swimlanes, event, activity,…

Hiện BPMN ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực khác nhau. Đặc biệt là khi mô tả quy trình nghiệp vụ ở những tổ chức có quy trình phức tạp như ngân hàng, bảo hiểu, Fintech, Logistic, Chuỗi cung ứng… Việc sử dụng được BPMN thành thạo và đúng quy chuẩn sẽ giúp BA cũng như các bên liên quan rất nhiều, đặc biệt khi sử dụng các phần mềm BPMS (Business Process Management System).

Nguồn tham khảo:

Wikipedia – Business Process Model and Notation

Giới thiệu tổng quan về BPMN