Công cụ Kaizen

Kaizen là gì?

Kaizen được biết tới là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới. Tên của nó được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai – liên tục và zen – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ.

Triết lý kinh doanh Kaizen đã được ứng dụng thành công ở nhiều công ty lớn tại Nhật Bản (Toyota, Canon, Honda,…) và ngày càng được tin tưởng ở các nước khác, trong đó có Việt Nam. Một vài số liệu thống kê về sáng kiến Kaizen tại các Tập đoàn nổi tiếng thế giới:

• Toyota: 10-12 ý tưởng/nhân viên/năm
• Suzuki: 50.000 ý tưởng/năm
• Toyota Lexus: 100 ý tưởng/nhân viên/năm

Quá trình cải tiến trong Kaizen đều có quy mô nhỏ, mang tính chất tăng dần nhưng mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài – khác với khái niệm Đổi mới mà các doanh nghiệp phương Tây thường áp dụng.

Lợi ích khi áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp

Việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp mang lại cả lợi ích hữu hình và vô hình. Có thể kể tới các lợi ích cơ bản sau:

1. Lợi ích hữu hình:

• Tích lũy từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài để tạo nên những kết quả to lớn đáng kể
• Giảm sự lãng phí, gia tăng năng suất trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, thời gian chờ đợi & vận chuyển, trau dồi kỹ năng nhân viên,…

2. Lợi ích vô hình:

• Tạo động lực để các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả
• Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính gắn kết nội bộ
• Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết

Lấy ví dụ về Toyota – một doanh nghiệp rất thành công trong việc áp dụng Kaizen. Triết lý này được áp dụng nghiêm túc và triệt để tại bất cứ ngóc ngách nào trong các nhà máy sản xuất của Toyota (dù ở Nhật hay Mỹ).

Một sự cải tiến điển hình của Toyota là về xe chở hàng – loại phương tiện chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Trước Kaizen, Toyota phải chi một khoản tiền không nhỏ để mua sắm chúng. Nhưng sau đó, người ta phát hiện ra cách tự chế tạo loại xe này bằng cách lắp thêm động cơ vào các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất. Bằng cách đó, chi phí mua sắm xe chở hàng giảm hơn 1 nửa, tính ra tiết kiệm được gần 3.000 USD trên mỗi chiếc xe – một sự tiết kiệm đáng để học tập.

10 nguyên tắc của triết lý Kaizen

Khi triển khai Kaizen, dù ở quy mô nào và thời đại nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của Kaizen:

1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng

• Nguyên tắc: Sản phẩm / dịch vụ được định hướng theo định hướng thị trường và phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.
• Mục tiêu: Tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại nhằm tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng.
• Loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ cho khách hàng – người tiêu dùng cuối cùng của sản phẩm / dịch vụ.

2. Không ngừng cải tiến

• Nguyên tắc: Khái niệm “hoàn thành” không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là kết thúc một giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp.
• Khách hàng chắc chắn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm / dịch vụ trong tương lai (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,…)
• Chiến lược cải tiến sản phẩm hiện tại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới. Chiến lược này cần có kế hoạch thực hiện liên tục và rõ ràng.

3. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”

• Nguyên tắc: Cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao; trong trường hợp mắc sai lầm thì được quy trách nhiệm đúng đắn.
• Không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng (ví dụ: điều kiện thời tiết).
• Từng cá nhân phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể.

4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở

• Nguyên tắc: Xây dựng văn hoá doanh nghiệp mở, nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên.
• Xây dựng tốt mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp để nhân viên cập nhật tin tức nhanh chóng, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau.

5. Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork)

• Nguyên tắc: Xây dựng cấu trúc nhân sự của công ty theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả.
• Phân quyền rõ ràng trong nội bộ đội nhóm: Team-leader cần có năng lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân.
• Tôn trọng uy tín và tính cách của mỗi thành viên.

6. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án

• Nguyên tắc: Bố trí kết hợp nguồn nhân lực từ các bộ phận, phòng ban trong công ty để làm dự án, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.

7. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắnhức năng trong cùng dự án

• Nguyên tắc: Không tạo dựng các mối quan hệ tiêu cực (đối đầu hay kẻ thù).
• Đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho toàn thể công ty, bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý.
• Xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.

8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

• Nguyên tắc: Tự nguyện thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội.
• Chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty
• Đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự soi xét để kiềm chế điểm yếu của cá nhân.

9. Thông tin đến mọi nhân viên

• Nguyên tắc: Nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty.
• Thông tin là yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại.
• Duy trì việc chia sẻ thông tin cũng chính là cách san sẻ khó khăn, thách thức chung cho mọi nhân viên.

10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc

• Nguyên tắc: Triển khai tổng hợp các phương pháp đào tạo nội bộ (onboarding nhân viên mới, đào tạo tại chỗ, đào tạo đa kỹ năng,…)
• Đề cao tinh thần trách nhiệm trong mọi công việc dù là nhỏ nhất
• Phân quyền cụ thể cho các đầu việc, dự án
• Phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân
• Khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến đóng góp và phản hồi
• Công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời

Các bước cơ bản để tiến hành Kaizen

Bước 1: Lựa chọn phạm vi áp dụng Kaizen

Chỉ sử dụng Kaizen cho những dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn nào thực sự cần thiết và khả thi cho việc cải tiến. Bạn có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.

Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và xác định mục tiêu

Trước khi áp dụng Kaizen nói riêng hoặc bất cứ chiến lược thay đổi nào khác, doanh nghiệp đều cần sáng suốt để đưa ra quyết định. Đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề,…

Triển khai Kaizen không tốn nhiều chi phí vì nó không phải công cụ 4.0 hỗ trợ cho các phòng ban hay kỹ thuật mà là một triết lý quản lý. Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp (các cấp từ CEO cho tới nhân viên). Hãy chuẩn bị nền tảng tinh thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo.

Bước 3: Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ

Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề bạn đang gặp phải. Ví dụ, tại thời điểm hiện tại tồn kho hàng hoá rất nhiều, lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời giúp bạn.

Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện

Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, bạn hãy đề xuất giải pháp. Cần lưu ý là giải pháp này phải dựa trên các dữ liệu thu thập được và có thể đo lường kết quả bằng các con số.

Bước 5: Thực hiện biện pháp

Đây là lúc bạn thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Trong quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan (ví dụ như “Đại sứ 5S”) phải thường xuyên đến để thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát việc áp dụng triết lý Kaizen vào thực tế của doanh nghiệp.

Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

Measurable (có thể đo lường được) là một trong 5 tiêu chí của mục tiêu SMART và cũng là yếu tố giúp xác định giải pháp Kaizen phù hợp. Vì vậy, ở bước này, bạn chỉ cần thực hiện thao tác thu thập dữ liệu quen thuộc.

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể bạn sẽ nhận ra một vài nhược điểm của Kaizen khi áp dụng cụ thể vào thực tế doanh nghiệp. Nếu phát hiện thiếu sót hoặc vi phạm, cần nhanh chóng sửa chữa và tối ưu lại. Hãy cải tiến lại những thứ chưa phù hợp để “kaizen” chính Kaizen của bạn.

Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo

Khi triển khai Kaizen, bạn không thể nôn nóng về kết quả đến trong chốc lát. Hãy kiên nhẫn thực hiện từ những điều nhỏ nhất và rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau. Chẳng bài học vĩ mô quốc tế nào có giá trị thực tiễn tốt hơn bài học chính doanh nghiệp bạn đã từng trải qua cả.

Gợi ý những điều đơn giản nhất cho doanh nghiệp áp dụng triết lý Kaizen

1. Phương pháp “dọn vệ sinh kiểu hiện đại” 5S

Một nội dung cơ bản của triết lý Kaizen, cũng được phát minh bởi người Nhật là phương pháp 5S – một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc và cũng là quy tắc đề cao ý thức tự giác của con người. Bởi lẽ nó mang lại những kết quả khá trực quan nên được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng.

5S ra đời với niềm tin mãnh liệt rằng sức mạnh của con người là vô hạn, và mọi sự cải tiến đều có thể bắt nguồn từ những thứ nhỏ nhất – xử lý những trở ngại nhỏ trong cuộc sống làm việc hằng ngày.

5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Khi triết lý Kaizen trở nên nổi tiếng, 5S được dịch thành các từ khác nhau nhưng đều bắt đầu bằng chữ S và không thay đổi về ý nghĩa cơ bản:

• Seiri (Sort – Sàng lọc): Phân loại, chỉ giữ lại những vật dụng hữu ích cho công việc và loại bỏ những thứ không cần thiết.
• Seiton (Straighten – Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
• Seiso (Shine – Sạch sẽ): Dọn dẹp vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ nhằm cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu tai nạn rủi ro, đồng thời tránh bụi bẩn làm hỏng hóc máy móc thiết bị.
• Seiketsu (Standardize – Săn sóc): Mục tiêu của S4 là tiêu chuẩn hoá và duy trì các hoạt động 3S ở trên được lâu dài, bài bản trong doanh nghiệp chứ không phải phong trào ngẫu hứng nhất thời.
• Shitsuke (Sustain – Sẵn sàng): Giáo dục, hình thành thói quen và tác phong chủ động tham gia thực hiện 5S cho mọi thành viên trong doanh nghiệp.

2. Thay đổi góc nhìn về khái niệm “được việc”

Mục tiêu tối cao của Kaizen là để mọi người làm việc vừa nhẹ nhàng hơn vừa đạt kết quả cao hơn. Bởi vậy, khái niệm “được việc” không phải là đầu tắt mặt tối làm thêm giờ hay đổ mồ hôi vào một cách khổ sở. Đó là thành công trong việc tìm ra giải pháp đơn giản mà hiệu quả hơn.

Với tư cách nhà quản lý, bạn có thể định hướng nhân viên của mình chia nhỏ các dự án và công việc quan trọng thành từng đầu việc nhỏ. Thao tác này giúp loại bỏ các phần việc dư thừa và tập trung hơn cho những hành động mang lại giá trị.

Dễ dàng chia các dự án thành đầu việc nhỏ, cũng như theo dõi sát sao và kaizen từng đầu việc nhờ Phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework

3. Thời điểm phù hợp để áp dụng Kaizen

Xét trong quy mô doanh nghiệp, Kaizen khi khủng hoảng là giải pháp bắt buộc. Còn Kaizen trong lúc mọi thứ đang tăng trưởng ổn định mới là chiến lược đột phá.

Theo đúng nguyên tắc “cải tiến không ngừng nghỉ”, bạn có thể giữ nguyên một bộ phận và kaizen những bộ phận khác, miễn là đảm bảo giữ được giá trị cốt lõi của vấn đề (ví dụ: kaizen chi phí sản xuất nhưng tuyệt đối phải giữ chất lượng sản phẩm).

Cá nhân cũng có thể áp dụng triết lý Kaizen cho riêng mình. Để tránh sự nhàm chán trong công việc, nhân viên của bạn có thể luyện tập kỹ năng sáng tạo trong xử lý công việc bằng cách kaizen những thứ nhỏ nhất.

Nguồn tham khảo: resources.base.vn, wikipedia.

Quay lại