Nền tảng quản lý quy trình trong doanh nghiệp – BPM

Quản lý quy trình doanh nghiệp (Business Process Management – BPM) là ứng dụng công nghệ đang phát triển mạnh mẽ để nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp có thể đã sử dụng những phần mềm quản trị như ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), PLM (Product Lifecycle Management), hay các ứng dụng quản lý chuỗi cung ứng, nhưng chắc chắn vẫn còn nhiều khả năng bị thiếu sót ở những khía cạnh sau:

• Những ứng dụng trên hầu như vẫn tách biệt nhau nên khó khăn trong việc trao đổi thông tin một cách đầy đủ với nhau.
• Khả năng cộng tác giữa các phòng/ban có thể không suôn sẻ và đầy đủ do sự khác biệt về công nghệ của các hệ thống cũng như chi phí tích hợp cao khi thực hiện.
• Khả năng liên kết trao đổi thông tin giữa các phòng/ban vẫn gặp  nhiều khó khăn từ khía cạnh quản lý. Các phòng/ban khi trao đổi thông tin nhiều khả năng vẫn gửi cho nhau một gói thông tin để các phòng/ban khác tự lọc lấy những điều mình cần.

Giải quyết vấn đề này từ lâu đã là mục tiêu của rất nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên vấn đề chỉ thực sự được giải quyết triệt để nếu chúng ta nhìn nhận dưới một góc độ hoàn toàn khác – Quy trình.

Vậy quy trình là gì? Quy trình là một loạt các bước nhằm hoàn thành một nghiệp vụ cụ thể nào đó. Trong thực tế vận hành doanh nghiệp, có rất nhiều loại quy trình, như quy trình sản xuất, quy trình kế toán, quy trình phê duyệt tài chính, quy trình giao/nhận vật tư, quy trình thiết kế sản phẩm… Một nghiệp vụ có thể có hàng chục đến hàng trăm quy trình và hầu hết các quy trình đều có thể phân nhỏ thành những quy trình thấp hơn, trong đó bao gồm cả những người tham gia ở các phòng/ban khác nhau và thông tin/dữ liệu từ các phần mềm quản trị khác nhau.

BPM là một nền tảng ở tầng nghiệp vụ trên cùng của các ứng dụng hiện có của doanh nghiệp như ERP, CRM, PLM, SCM…, cho phép thiết lập các kết nối với các thành phần này để định nghĩa các quy trình liên phòng/ban, liên ứng dụng và toàn doanh nghiệp mà không cần đòi hỏi quá nhiều công tác tích hợp hay lập trình phần mềm. BPM được định hướng để bù đắp những kết nối còn thiếu trong quy trình doanh nghiệp do các ứng dụng riêng rẽ này tạo ra, bao gồm:

• Bổ sung chức năng mới cho những hệ thống hiện hữu như CRM, ERP, MES, WMS… 
  • Sẽ nhanh hơn và tiết kiệm hơn để mở rộng chức năng của một ứng dụng hiện hữu bằng BPM thay vì phải cài đặt hoặc lập trình lại một phần mềm mới;
  • Thiết kế và bổ sung nhanh chóng những nghiệp vụ mới khi nhu cầu thay đổi.

• Kết nối các hệ thống quản trị hiện hữu để tối ưu sử dụng dữ liệu của nhau:
  • Xây dựng các quy trình mới giữa các ứng dụng quản trị hiện hữu để có thể sử dụng dữ liệu của toàn doanh nghiệp mà không cần phải tích hợp hoặc lập trình nhiều;
  • Kết nối các ứng dụng riêng rẽ với nhau để tạo thành một nguồn thông tin thống nhất của toàn doanh nghiệp.

• Kết nối các hệ thống quản trị hiện hữu để xây dựng các quy trình mới:
  • Kết nối các hệ thống quản trị hiện hữu để xây dựng một quy trình mới mà không cần phải tích hợp hoặc lập trình nhiều;
  • Tập hợp các quy trình thành một bộ quy trình doanh nghiệp và có thể nhanh chóng thay đổi được mà không cần quá nhiều kỹ năng về lập trình.

• Thiết kế và xây dựng những ứng dụng doanh nghiệp trong đó sử dụng dữ liệu từ bất kỳ nguồn nào mà không cần quá nhiều kỹ năng lập trình.

Như vậy với khả năng kết nối dữ liệu và xây dựng ứng dụng thông qua quy trình của mình, BPM được coi là cầu nối giữa những nhà quản trị và đội ngũ CNTT. Để truyền đạt thông tin từ các khía cạnh nghiệp vụ nào đó cho đội ngũ CNTT thực hiện thì thông tin có thể bị “méo mó” qua các khâu truyền đạt. BPM là một môi trường ứng dụng để người quản lý tự động tạo ra các quy trình cũng như truy vấn dữ liệu riêng theo nhu cầu của mình mà không cần phải có quá nhiều kiến thức về lập trình hay CNTT. Đây chính là điểm mạnh nhất của nền tảng BPM khi cho phép những nhà quản lý doanh nghiệp có thể tạo ra các chức năng phần mềm mới theo kiến thức chuyên ngành của riêng mình mà không bị phụ thuộc vào khả năng  lập trình.

Lược dịch: “Business Process Management in a Manufacturing Enterprise”, Michael McClellan, nguồn https://www.cosyninc.com/pdf/BPM1.pdf