Làm thế nào để triển khai thành công hệ thống HxGN EAM (InforEAM)

Bước đầu tiên đem lại thành công trong việc triển khai giải pháp là xác định mục tiêu rõ ràng. Chúng ta không thể tiến đến thành công nếu bộ máy lãnh đạo và các phòng ban tham gia chưa xác định được mục tiêu một cách cụ thể.

Chính vì thế kinh nghiệm triển khai dự án của chúng tôi chính là xác định mục tiêu ngay từ khi bắt đầu.

Một số ví dụ về các mục tiêu bảo trì:

• Giảm thời gian ngừng hoạt động của thiết bị sau khi áp dụng Infor EAM;
• Giảm số cán bộ tham gia công tác bảo trì bảo dưỡng;
• Giảm thời gian lưu kho thiết bị vật tư;
• Giảm số lượng sửa chữa đột xuất, bằng cách lập lịch bảo trì phòng ngừa (PM) cho tất cả các thiết bị trên dây chuyền sản xuất chính vào thời điểm cuối năm trước năm kế hoạch.
• Tăng số lượng Work Order (công việc bảo dưỡng) theo lịch trình và giảm số lượng WO phải thực hiện một cách đột xuất.

Nói cách khác nhà quản lý cần cân nhắc, lựa chọn và thực hiện công tác triển khai dự án lần lượt theo những mục tiêu ưu tiên đã đề ra.

Sau khi đã xác định rõ các mục tiêu, chủ đầu tư sẽ cùng với nhà cung cấp giải pháp xác định danh sách những module chức năng cần thiết để giải quyết từng mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Những module này sẽ cung cấp cho người sử dụng những chức năng cũng như thiết lập quy trình công việc để doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý của mình. Thông thường, để bắt đầu triển khai và thực hiện chuyển đổi số công tác quản lý bảo trì thiết bị, các module chức năng sau đây sẽ được ưu tiên lựa chọn:

• Module quản lý tài sản: Thông tin chung của thiết bị, thông số thiết bị, danh sách phụ tùng kèm theo thiết bị, danh sách và thông số cụm của thiết bị, quy định chuẩn cho các thông số giám sát tình trạng, lưu trữ các tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn công việc;

• Module quản lý công việc: Lịch trình bảo trì thiết bị, danh mục công việc bảo trì bảo dưỡng, xử lý sự cố, thiết lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng định kỳ thiết bị máy móc;
• Module quản lý kho: Quản lý quá trình xuất nhập  và tồn kho (dùng cho quản lý kho);
• Module quản lý mua sắm: Quản lý được công tác mua sắm dựa theo nhu cầu công việc và lượng tồn kho vật tư ở mức an toàn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí phát sinh do mua sắm quá mức cần thiết, tránhlãng phí. Để làm được điều này, hệ thống cho phép các module chức năng liên thông dữ liệu và liên kết các sự kiện xảy ra trong quá trình xử lý công việc trong bối cảnh cân đối  Công việc – Kho vật tư – Mua sắm;
• Module quản lý nhân sự: Quản lý các thông tin liên quan tới nhân sự như các thông tin để liên lạc, tiền lương, lịch sử an toàn lao động,…;
• Module báo cáo quản trị: Báo cáo tình trạng máy móc thiết bị cần sửa chữa, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch bảo trì bảo dưỡng, lịch biểu bảo trì bảo dưỡng – thay thế, báo cáo lịch sử thay thế phụ tùng máy, báo cáo danh sách phụ tùng đến hạn phải thay thế, báo cáo vật tư phải sử dụng cho xử lý sự cố, báo cáo quyết toán vật tư sử dụng, hồ sơ lý lịch thiết bị. Phần mềm có thể tùy biến, cấu hình các báo cáo, bảng điều khiển, cho phép tạo & chỉnh sửa báo cáo, xuất ra các định dạng PDF, excel,…

Với những đơn vị đã có các hệ thống quản lý chuyên ngành khác như ERP, kế toán, SCADA, nhân sự,… chủ đầu tư cũng cần yêu cầu giải pháp phải tích hợp được với những hệ thống này để giảm thiểu tối đa chi phí cho công tác triển khai chuyển đổi số, đảm bảo việc trao đổi dữ liệu qua lại giữa các hệ thống nhằm tránh phát sinh dữ liêu nhiều lần hay thậm chí xung đột dữ liệu.

Khi đã xác định rõ được mục tiêu và lựa chọn được các module chức năng để giải quyết các mục tiêu đó, chủ đầu tư cũng cần phải thực hiện những công tác chuẩn bị ban đầu:

• Về Quy trình: Quy trình trong quản lý được coi là xương sống của toàn bộ hệ thống quản lý ứng dụng CNTT. Quy trình của đơn vị có thể đang ở dạng giấy hoặc đơn giản là theo trình tự công việc thường ngày hay làm. Để chuyển đổi số được những quy trình quản lý này, đơn vị triển khai sẽ cùng với doanh nghiệp hệ thống hóa các quy trình  tương ứng với các bước xử lý của giải pháp. Sau khi hoàn thành, công việc sẽ vẫn đảm bảo tương tự như cách thức thực hiện trước đây, chỉ khác ở chỗ sẽ được thực hiện trên phần mềm và kết quả là các thông tin, tài liệu ở dạng số.
• Về Dữ liệu: Dữ liệu lịch sử về bảo trì của đơn vị có thể ở nhiều định dạng khác nhau như Excel, Word, PDF,… Toàn bộ những dữ liệu phân tán này sẽ được tổng hợp để đưa vào cơ sở dữ liệu của hệ thống. Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp sẽ có được một cơ sở dữ liệu số  về bảo trì của đơn vị, được cập nhật đến thời điểm chuyển giao.
• Về Con người: Người sử dụng hệ thống cũng cần được chuẩn bị kỹ để làm quen với những thao tác trên hệ thống. Sau khi được đào tạo và bắt tay vào công việc thực tế, người sử dụng hệ thống sẽ mất một khoảng thời gian trung bình là 02 tuần đầu tiên bỡ ngỡ, rồi sau đó sẽ dần quen và đẩy nhanh được tốc độ xử lý công việc hàng ngày.

Để bắt đầu một hệ thống quản lý trong tiến trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, công việc ban đầu có thể bề bộn, nên cả doanh nghiệp và đơn vị triển khai cần thiết lập rõ phạm vi cũng như kế hoạch phối hợp thực hiện, như vậy sẽ giúp đơn giản hóa được rất nhiều khâu. Phần thưởng đổi lại cho những thay đổi tích cực này chính là giảm được chi phí vận hành, tăng năng suất, giảm các vấn đề phát sinh trong quản lý và vận hành nhà máy.