Chuyển Đổi Số Quản Lý Cơ Sở Vật Chất với HxGN EAM – Dành cho mọi mô hình tổ chức

1. HxGN EAM – Giải Pháp Linh Hoạt Cho Các Ngành Đòi Hỏi Cao

Trong bối cảnh hiện đại hóa và chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở mọi lĩnh vực, từ giáo dục đến công nghệ cao, việc quản lý cơ sở vật chất và tài sản doanh nghiệp trở thành một trong những yếu tố then chốt để duy trì hoạt động hiệu quả, an toàn và bền vững. HxGN EAM – giải pháp quản lý tài sản tiên tiến đến từ tập đoàn công nghệ Hexagon – đã và đang chứng minh giá trị của mình trong việc tối ưu hóa quy trình vận hành cho những tổ chức có yêu cầu phức tạp và quy mô lớn như đại học và các trung tâm dữ liệu toàn cầu.

Sự linh hoạt trong thiết kế, khả năng tùy biến cao và nền tảng công nghệ mở đã biến HxGN EAM thành lựa chọn hàng đầu cho các tổ chức đang tìm kiếm một hệ thống quản lý tài sản toàn diện. Không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc theo dõi thiết bị, phần mềm còn hỗ trợ phân tích dữ liệu, đưa ra dự báo, tối ưu bảo trì và tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện hữu trong doanh nghiệp.

Giải pháp này không những phù hợp cho các ngành công nghiệp sản xuất truyền thống mà còn đặc biệt hiệu quả trong môi trường đòi hỏi mức độ chính xác và tin cậy cao như giáo dục đại học, trung tâm dữ liệu, và hạ tầng công nghệ số. Những tổ chức đi đầu như Đại học Cattolica del Sacro Cuore tại Ý hay một trong những công ty trung tâm dữ liệu hàng đầu thế giới đã lựa chọn HxGN EAM để thực hiện chiến lược chuyển đổi số trong quản lý tài sản – một lựa chọn mang lại những kết quả rõ rệt và bền vững.

2. Case Study 1 – Đại học Cattolica del Sacro Cuore Tối Ưu Vận Hành Với Giải Pháp Quản Lý Tài Sản

2.1. Xác định mục tiêu cải thiện quá trình bảo trì và vận hành

Được biết đến là một trong những trường đại học hàng đầu của Ý với hơn 40.000 sinh viên, Đại học Cattolica del Sacro Cuore sở hữu mạng lưới cơ sở vật chất trải rộng trên nhiều thành phố – từ Milan đến Rome. Những toà nhà mang giá trị kiến trúc và lịch sử đòi hỏi một hệ thống quản lý tài sản không chỉ hiện đại mà còn phải cực kỳ linh hoạt để vừa bảo tồn di sản, vừa đảm bảo an toàn và hiệu quả vận hành.

Trước khi triển khai HxGN EAM, trường từng gặp nhiều khó khăn trong việc duy trì hệ thống cơ sở vật chất, khi các công cụ cũ kỹ không còn đáp ứng được nhu cầu giám sát, bảo trì hay ghi nhận dữ liệu một cách chính xác và kịp thời. Hệ thống báo sự cố thời điểm đó chỉ đơn thuần tiếp nhận thông tin mà không có khả năng quản lý vòng đời tài sản, dẫn đến tình trạng phản ứng bị động, thiếu khả năng dự đoán và tối ưu bảo trì.

Ông Stefano Vincini, Trưởng phòng Dịch vụ bảo trì và Phát triển ứng dụng của trường, chia sẻ rằng: “Chúng tôi có hàng nghìn tài sản, từ hệ thống điều hòa, chiếu sáng, an ninh đến thang máy, cửa ra vào. Đặc biệt, nhiều tòa nhà có giá trị lịch sử cao cần được bảo tồn nghiêm ngặt. Tuy nhiên, các công cụ cũ chỉ cho phép xử lý sự cố khi chúng đã xảy ra, không có khả năng quản lý vòng đời tài sản hay dự đoán vấn đề, dẫn đến tình trạng phản ứng bị động và kém hiệu quả.”

Những thách thức chính bao gồm:

• Thiếu khả năng giám sát tập trung và theo dõi chính xác tình trạng, lịch sử của hàng nghìn tài sản đa dạng.
• Phản ứng bị động với sự cố, không có khả năng bảo trì dự đoán hay phòng ngừa.
• Khó khăn trong việc bảo tồn di sản kiến trúc do thiếu công cụ theo dõi định kỳ tình trạng tài sản.
• Hệ thống cũ không tích hợp, gây lãng phí thời gian và nguồn lực trong quản lý.

2.2. Đưa vào giải pháp quản lý tài sản HxGN EAM không ảnh hưởng đến hoạt động hằng ngày

Năm 2013, Đại học Cattolica chính thức đưa HxGN EAM vào vận hành với mục tiêu chuyển đổi toàn diện hệ thống quản lý tài sản mà không làm gián đoạn đời sống sinh viên, giảng viên hay hoạt động học thuật. HxGN EAM đã giải quyết các vấn đề trên bằng cách:

• Số hóa toàn bộ quy trình: Cho phép số hóa hơn 42.000 lượt bảo trì mỗi năm, cung cấp dữ liệu theo thời gian thực về vị trí, lịch sử và tình trạng thiết bị. Kỹ thuật viên có thể truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi.
• Quản lý vòng đời tài sản: Hệ thống không chỉ xử lý sự cố mà còn cho phép lập kế hoạch bảo trì định kỳ, bảo trì theo điều kiện và dự đoán, từ đó chuyển đổi từ phản ứng bị động sang chủ động.
• Tích hợp bản vẽ và vị trí: Tích hợp sơ đồ mặt bằng giúp kỹ thuật viên dễ dàng định vị và xử lý tại chỗ, đặc biệt hữu ích cho các tòa nhà có kiến trúc phức tạp.
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất nhà thầu: Hỗ trợ đánh giá hiệu suất nhà thầu và các bên liên quan, giúp ban quản lý dễ dàng theo dõi KPI, tối ưu hóa lịch trình bảo trì và đảm bảo quy trình tuân thủ tiêu chuẩn mà vẫn không ảnh hưởng đến sinh hoạt thường nhật của người học và nhân sự nhà trường.

2.3. Dự đoán tương lai giải pháp quản lý tài sản HxGN EAM

Sau hơn một thập kỷ triển khai, HxGN EAM hiện đã trở thành trung tâm dữ liệu tài sản không thể thiếu trong mọi hoạt động vận hành tại trường. Không chỉ quản lý thiết bị điện, hệ thống chiếu sáng hay PCCC, phần mềm còn mở rộng ra các mảng như tổ chức lịch dọn dẹp, quản lý sơ đồ mặt bằng, thống kê tài sản thất lạc và thậm chí là khảo sát tài nguyên thực vật trong khuôn viên trường.

Tương lai, trường đại học dự kiến tích hợp HxGN EAM với phần mềm kế toán nội bộ để kiểm soát luân chuyển, thanh lý tài sản; quản lý tài liệu an toàn như chứng chỉ chống cháy; và theo dõi tài sản chuyên biệt như đồng phục nhân viên. Đây là bước tiến dài trên con đường chuyển đổi số toàn diện, giúp đại học không những bảo tồn giá trị kiến trúc lịch sử mà còn tăng cường hiệu quả và minh bạch trong quản trị cơ sở vật chất​

3. Case Study 2 – Công Ty Dữ Liệu Hàng Đầu Thế Giới Áp Dụng Hiệu Quả Giải Pháp Quản Lý Tài Sản

3.1. Giới thiệu và thách thức trong lĩnh vực dữ liệu

Trong thời đại công nghệ số phát triển nhanh chóng, các trung tâm dữ liệu (data center) đóng vai trò xương sống của nền kinh tế kỹ thuật số toàn cầu. Một trong những công ty hyperscaler hàng đầu thế giới – chuyên vận hành mạng lưới trung tâm dữ liệu với quy mô toàn cầu – đã đối mặt với nhiều thách thức trong công tác quản lý tài sản, vận hành và bảo trì hạ tầng.

Do đặc thù hoạt động liên tục 24/7, hệ thống trung tâm dữ liệu yêu cầu mức độ chính xác tuyệt đối, độ tin cậy cao và khả năng khắc phục sự cố gần như tức thời. Tuy nhiên, trước khi ứng dụng HxGN EAM, doanh nghiệp này gặp phải một số vấn đề cốt lõi:

• Thiếu khả năng giám sát tình trạng thực tế của các tài sản quan trọng như hệ thống UPS, làm mát, nước và môi trường vận hành (nhiệt độ, độ ẩm, áp suất khí).
• Việc sử dụng các hệ thống rời rạc, không đồng bộ gây cản trở hiệu quả vận hành và làm giảm khả năng mở rộng nhanh chóng.
• Nhân sự kỹ thuật hiện trường chủ yếu vận hành theo quy trình giấy tờ truyền thống, thiếu công cụ số hóa để cập nhật dữ liệu hoặc xử lý lệnh công việc linh hoạt.

Những yếu tố này khiến công ty phải đối mặt với các sự cố ngoài dự kiến gây mất thời gian khắc phục, gián đoạn dịch vụ và tổn thất doanh thu. Để giải quyết triệt để, doanh nghiệp đã tiến hành đánh giá tổng thể và lựa chọn giải pháp HxGN EAM như một phần trong chiến lược chuyển đổi số toàn diện​.

3.2. Kết quả đạt được từ giải pháp quản lý tài sản HxGN EAM

Việc triển khai HxGN EAM đã tạo ra bước đột phá cho hệ thống trung tâm dữ liệu toàn cầu của doanh nghiệp này, mang lại nhiều lợi ích cụ thể và lâu dài:

• Tăng độ khả dụng của hạ tầng: Nhờ chiến lược bảo trì dựa trên độ tin cậy (RCM) – tập trung vào việc xác định các tài sản quan trọng và áp dụng phương pháp bảo trì hiệu quả nhất để ngăn ngừa lỗi kết hợp với phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) – xác định nguyên nhân sâu xa nhất của vấn đề để ngăn chặn tái diễn, doanh nghiệp đã chủ động dự báo và ngăn chặn các sự cố, giúp hệ thống hoạt động ổn định và liên tục.
• Tích hợp hệ thống toàn diện: Thay vì sử dụng các công cụ riêng lẻ, HxGN EAM giúp chuẩn hóa quy trình, thay thế hàng loạt hệ thống kế thừa lỗi thời. Đồng thời, phần mềm có thể kết nối với các nền tảng quan trọng khác như hệ thống nhân sự, mua sắm, quản lý nhà cung cấp và ứng dụng vận hành cốt lõi thông qua REST APIs (Application Programming Interfaces- giao thức cho phép các phần mềm khác nhau giao tiếp và trao đổi dữ liệu với nhau một cách dễ dàng và linh hoạt).
• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Với giao diện trực quan “single pane of glass”- khả năng hiển thị toàn bộ thông tin quan trọng trên một màn hình duy nhất, giúp quản lý có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác, lãnh đạo có thể truy cập và phân tích dữ liệu tổng hợp về toàn bộ tài sản, từ đó đưa ra quyết định tối ưu hóa đầu tư và vận hành.
• Nâng cao hiệu quả lao động: Nhân sự kỹ thuật có thể sử dụng thiết bị di động để quản lý checklist quy trình, yêu cầu vật tư, tạo lệnh công việc tiếp theo, ghi chú hình ảnh, giọng nói và dữ liệu bảo trì tại hiện trường. Bên cạnh đó, họ còn có thể tham chiếu bản vẽ CAD/BIM khi cần, giúp tiết kiệm thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác.
• Giám sát hiệu suất năng lượng: Với khả năng theo dõi hiệu quả sử dụng các nguồn tài nguyên (Nước, không khí, khí đốt, điện, hơi nước), HxGN EAM giúp doanh nghiệp đối chiếu với các chuẩn như Energy Star, ASHRAE 90.1, LEED và ISO 14001, từ đó cải thiện hiệu suất năng lượng và đáp ứng các tiêu chuẩn phát triển bền vững.
• Minh bạch và hợp tác: Giải pháp cho phép cấp quyền truy cập có kiểm soát cho các nhà thầu bên ngoài, giúp nâng cao sự minh bạch và cộng tác trong các hoạt động vận hành, bảo trì và nâng cấp cơ sở hạ tầng.

Tổng thể, việc áp dụng HxGN EAM không chỉ cải thiện vận hành trung tâm dữ liệu hiện tại mà còn mở ra tiềm năng mở rộng và đổi mới không giới hạn trong tương lai. Với nền tảng vững chắc, doanh nghiệp đang từng bước hiện thực hóa mục tiêu phát triển bền vững, giảm chi phí vận hành và tăng hiệu quả khai thác tài sản ở cấp độ toàn cầu

4. Lợi Ích Cốt Lõi Của HxGN EAM Trong Quản Lý Tài Sản Đối Với Các Tổ Chức Có Hệ Thống Phức Hợp

Từ hệ thống giáo dục đại học có tính lịch sử đến các trung tâm dữ liệu có yêu cầu kỹ thuật cao, HxGN EAM đã khẳng định vị thế là một trong những giải pháp quản lý tài sản toàn diện và tiên tiến nhất hiện nay. Những giá trị mà HxGN EAM mang lại không chỉ dừng ở việc tối ưu vận hành, mà còn giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược về bảo trì, phát triển bền vững, số hóa và kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn.

4.1. Tối Ưu Hóa Vận Hành Cơ Sở Vật Chất Và Tài Sản Quy Mô Lớn

Với các tổ chức có nhiều tòa nhà, thiết bị chuyên biệt và tài sản phân tán – như trường đại học hay trung tâm dữ liệu – việc quản lý theo phương thức truyền thống dễ dẫn đến sai lệch dữ liệu, chậm trễ bảo trì và thiếu đồng bộ. HxGN EAM hỗ trợ tổ chức:

• Chuẩn hóa quy trình quản lý bảo trì với lịch trình định kỳ, bảo trì theo điều kiện, và chiến lược dự báo chủ động.
• Quản lý theo hệ thống phân cấp kép (double-tree) giúp truy xuất tài sản theo cả vị trí địa lý và loại tài sản (ví dụ: phòng học, hệ thống điện, HVAC…).
• Số hóa toàn bộ vòng đời tài sản từ lúc tiếp nhận, sử dụng, bảo trì đến thanh lý – đảm bảo truy vết đầy đủ và chính xác.

Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong các môi trường phức hợp, khi cần giảm thiểu gián đoạn dịch vụ, duy trì vận hành liên tục và tăng khả năng ứng phó nhanh chóng với sự cố.

4.2. Hỗ Trợ Chuyển Đổi Số Và Tăng Tính Di Động Trong Quản Trị

HxGN EAM thúc đẩy quá trình chuyển đổi số toàn diện bằng việc cung cấp các nền tảng web-based và di động, giúp nhân sự kỹ thuật, giám sát và ban quản trị:

• Truy cập thông tin tài sản, lệnh công việc và dữ liệu lịch sử từ xa qua thiết bị di động như smartphone hoặc máy tính bảng.
• Cập nhật tình trạng và thực hiện thao tác trực tiếp tại hiện trường, giảm thời gian phản hồi và xử lý công việc.
• Kết nối liền mạch với bản vẽ CAD/BIM, giúp tăng độ chính xác trong việc điều phối và thi công bảo trì, đặc biệt là tại các công trình có thiết kế phức tạp.

Tính năng này rất phù hợp với xu hướng quản lý tài sản theo thời gian thực trong ngành giáo dục và công nghệ, nơi tốc độ phản hồi và độ chính xác đóng vai trò sống còn.

4.3. Nâng Cao Minh Bạch, Tuân Thủ Và Đảm Bảo Chất Lượng

Trong môi trường hoạt động đòi hỏi tiêu chuẩn cao như đại học quốc gia hay trung tâm dữ liệu toàn cầu, tuân thủ quy định là yếu tố bắt buộc. HxGN EAM giúp tổ chức:

• Lưu trữ, kiểm tra và cập nhật chứng từ liên quan đến PCCC, an toàn lao động, môi trường, phục vụ tốt cho công tác kiểm định và đánh giá nội bộ.
• Thiết lập KPI quản lý tài sản, hỗ trợ việc đo lường hiệu suất theo từng khu vực, loại thiết bị hay nhà cung cấp dịch vụ.
• Hỗ trợ dữ liệu chính xác cho đấu thầu và đánh giá hiệu quả nhà thầu, giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu quy trình cung ứng.

Giải pháp còn giúp duy trì hồ sơ về bảo hành, bảo trì và sửa chữa tài sản trong suốt vòng đời, từ đó giảm thiểu rủi ro về pháp lý và vận hành.

4.4. Hướng Đến Phát Triển Bền Vững Và Hiệu Quả Năng Lượng

Trong bối cảnh áp lực về môi trường ngày càng gia tăng, đặc biệt với các tổ chức có quy mô sử dụng tài nguyên lớn như trung tâm dữ liệu, HxGN EAM đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển xanh:

• Theo dõi và tối ưu hóa chỉ số WAGES (nước, không khí, gas, điện và hơi nước) theo thời gian thực.
• Đối chiếu hiệu suất năng lượng với các chuẩn quốc tế như LEED, ISO 14001, ASHRAE 90.1, giúp tổ chức đạt chứng nhận xanh và nâng cao uy tín thương hiệu.
• Phân tích xu hướng tiêu thụ năng lượng và phát hiện bất thường, hỗ trợ công tác bảo trì định hướng và ngăn chặn lãng phí từ sớm.

Việc gắn kết dữ liệu vận hành với mục tiêu môi trường giúp các tổ chức dễ dàng đáp ứng các yêu cầu khắt khe về CSR, ESG cũng như báo cáo quản trị hiện đại.

4.5. Tối Ưu Chi Phí Và Tăng Hiệu Quả Đầu Tư

Một trong những lợi thế nổi bật của HxGN EAM chính là khả năng tạo ra hiệu quả kinh tế rõ rệt sau khi triển khai. Theo thống kê trung bình từ các tổ chức áp dụng phần mềm:

• Giảm đến 20–50% chi phí bảo trì và chi phí lao động ngoài giờ.
• Giảm 20% thời gian gián đoạn dịch vụ nhờ bảo trì dự báo và theo điều kiện.
• Tăng 50% khả năng thu hồi chi phí bảo hành nhờ quản lý hồ sơ hiệu quả.
• Giảm chi phí mua sắm thiết bị mới nhờ kéo dài vòng đời tài sản và bảo trì đúng lúc.

Điều này giúp các trường đại học tiết kiệm ngân sách vận hành đáng kể, còn các doanh nghiệp hạ tầng số thì tăng trưởng ổn định và bền vững mà không phải đầu tư dàn trải.

5. Kết Luận: HxGN EAM – Cầu Nối Giữa Hiện Tại Và Tương Lai Của Quản Trị Tài Sản Toàn Diện

Sự thành công trong triển khai HxGN EAM tại Đại học Cattolica del Sacro Cuore và công ty trung tâm dữ liệu hàng đầu thế giới là minh chứng rõ ràng cho sức mạnh và tính linh hoạt vượt trội của giải pháp này. Dù trong lĩnh vực giáo dục, nơi yếu tố lịch sử – văn hóa và tính bảo tồn đóng vai trò trung tâm, hay ngành công nghệ cao – nơi mọi giây vận hành đều ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu người dùng, HxGN EAM vẫn đáp ứng hoàn hảo và đem lại hiệu quả vượt mong đợi.

Với khả năng tối ưu hóa vận hành, hỗ trợ chuyển đổi số toàn diện, nâng cao minh bạch và tuân thủ, cùng với việc thúc đẩy phát triển bền vững và hiệu quả năng lượng, HxGN EAM không chỉ là một công cụ quản lý tài sản mà còn là một nền tảng chiến lược. Giải pháp giúp các tổ chức vượt qua những thách thức phức tạp, khai thác tối đa giá trị từ tài sản, và hướng tới một tương lai vận hành thông minh, hiệu quả hơn. HxGN EAM khẳng định vị thế là giải pháp tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình quản trị cơ sở vật chất thời đại số.