Tài liệu dù ở bất cứ đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp hay cơ sở kinh doanh nào đều là tài sản vô giá. Để quản lý tài liệu hiệu quả, mỗi đơn vị cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình quản lý tài liệu. Vậy quy trình quản lý tài liệu gồm những gì?

Các bước trong quy trình quản lý tài liệu

1. Xác định nguồn tư liệu

Xác định nguồn tư liệu được coi là bước đầu tiên trong quy trình quản lý tài liệu. Trước tiên các đơn vị cần xác định lượng thông tin nào nằm trong phạm trù quản lý và lưu trữ. Hầu hết các đơn vị hiện nay thường chỉ quan tâm đến việc số hóa các văn bản tài liệu có con số, chữ ký hay con dấu.

Tuy nhiên ngoài những văn kiện quan trọng trên, đơn vị tổ chức cũng cần phải quản lý tất cả lượng thông tin có liên quan đến mục tiêu của tổ chức. Do đó, mọi vật phẩm có giá trị hiện vật như: huy hiệu, huy chương, cup, kỷ niệm, cờ thành tích, cờ lưu niệm,…hay mọi thông tin có liên quan đến mục tiêu của tổ chức: bằng khen, chứng chỉ, slogan, logo, ảnh kỷ niệm,… đều phải được coi là nguồn tư liệu để quản lý lưu trữ như văn bản, làm cơ sở cho việc số hóa thành tài liệu điện tử.

Trong trường hợp này, sự phát triển của công nghệ và đặc biệt là điện toán đám mây cần được cân nhắc và tận dụng một cách tối đa.

2. Hình thức thông tin

Các tư liệu sau khi được số hóa cần được xác định hình thức thông tin. Hình thức thông tin có thế được phân loại theo cách ghi nhận. Nó có thể là chủng loại tài liệu, chuyên ngành, …

Về cấu trúc diễn đạt thông tin. Đối với các tài liệu dạng biểu mẫu, việc diễn đạt thường để bảo đảm đủ lượng thông tin, đảm bảo tính pháp lý, tính trách nhiệm, tính riêng tư hoặc bảo đảm việc truyền đạt thông điệp hiệu quả. Đối với tài liệu điện tử, cấu trúc diễn đạt thông tin càng có quy chuẩn thì việc số hóa và lưu trữ càng thuận lợi.

Ngôn ngữ và thuật ngữ là một vấn đề quan trọng cần quan tâm. Nếu đơn vị không tính trước ngôn ngữ của các nước khác nhau cũng như thuật ngữ chuyên môn sẽ gây khó khăn cho quá trình số hóa, lưu trữ và xử lý thông tin.

3. Phương thức thu thập thông tin

Bước thứ ba trong quy trình quản lý tài liệu là phương thức thu thập thông tin. Trong đó việc thu nhận thông tin được chia ra thành thu nhận thông tin online hoặc offline đối với thông tin tài liệu đã và chưa được số hóa. Với những tài liệu chưa số hóa thì sẽ được số hóa để cho ra dữ liệu điện tử. Với những thông tin đã được số hóa rồi thì phải có cách giao nhận vật lý các tài liệu đã số hóa. Hình thức giao nhận online thường được ưu tiên hơn trong bước này. 

4. Ghi nhận tài liệu

Việc ghi nhận tài liệu hiện nay thường được thực hiện theo phương pháp mã hóa. Việc mã hóa sẽ được thực hiện một cách khoa học theo nguyên tắc thư viện. Phương thức hiển thị mã tài liệu có thể là tập hợp số thuần túy hoặc tổ hợp giữa chữ và số mang một ý nghĩa, quy tắc phụ thuộc vào nhu cầu quản lý của đơn vị. Nó cũng có thể được hiển thị dưới dạng barcode hoặc dạng mã nhiều lớp. Trong trường hợp tài liệu điện tử, tài liệu sẽ được nhận dạng thông qua các phương tiện hiển thị hoặc một phương tiện xác nhận nào đó. 

5. Phân phối tài liệu

Các yếu tổ liên quan đển việc phân phối tài liệu có thể kể đến như: Người quyết định, đối tượng liên quan, phương tiện trao đổi tin, luồng thông tin, bảo mật thông tin. Hiện nay đa số  người dùng thường sử dụng hình thức phân phối điện tử nhiều hơn là phân phối tài liệu ở dạng vật lý do tính nhanh chóng và bảo mật cao hơn. 

6. Lưu trữ tài liệu

Phương thức lưu trữ tài liệu tại các đơn vị đa phần vẫn còn mang tính chất thủ công khiến cho việc tìm kiếm, khai thác thông tin còn gặp nhiều khó khăn và gây tốn nhiều thời gian. Chính vì vậy, việc mã hóa thông tin dữ liệu sau đó đẩy lên cơ sở dữ liệu chung đang được khuyến khích hơn để nâng cao chất lượng công việc. 

Cất giữ tài liệu điện tử trên cơ sở dữ liệu yêu cầu phải có quy trình định kỳ back up để tránh các lỗi/sự cố phát sinh làm hỏng tài liệu. Đồng thời các định dạng file cũng cần được chuyển đổi cho phù hợp với các chương trình ứng dụng phát triển sau này.

Yếu tố bảo mật thông tin cũng cần phải được quan tâm trong quy trình quản lý tài liệu nói chung và quá trình lưu trữ nói riêng. Giải pháp, tư vấn, khai thác cho bảo mật, an toàn là cần thiết nhưng chú ý rằng phải đổi mới cập nhật công nghệ vì lĩnh vực này luôn là cuộc rượt đuổi vòng tròn giữa kẻ gian và hệ thống bảo vệ. 

7. Cập nhật chuẩn hóa tài liệu

Các bước cần thực hiện ở đây là:

• Phát hiện lỗi,
• Xác minh thông tin cần sửa;
• Thực hiện thay đổi;
• Ghi nhận bảo đảm nguyên tắc quản lý, pháp lý;
• Báo cáo, thông báo cho các đối tượng có liên quan.

Tuy nhiên, trong thực thế việc này gần như không bao giờ làm hoặc làm không đầy đủ các bước cần thiết.

8. Khai thác sử dụng tài liệu

Việc tổ chức lưu trữ khoa học, hợp lý sẽ quyết định đến chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu và khai thác, sử dụng tài liệu sẽ phản hồi giúp hoàn thiện hơn công tác lưu trữ. Tìm kiếm tài liệu vật lý thường tốn rất nhiều thời gian nên áp dụng những công cụ hỗ trợ tìm kiếm được ở nhiều định dạng khác nhau được khuyến khích sử dụng hơn.

Ngoài ra  các hệ thống cung cấp khả năng tìm kiếm toàn văn (Content search) cũng đang là một xu thế và dần trở thành điều tiên quyết mà một hệ thống quản lý tài liệu cần có. 

Việc phân quyền cho đối tượng sử dụng cũng rất được quan tâm để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin tài liệu.

Nguồn tham khảo: Wikipedia, FSI.

Quay lại