Ứng dụng hệ thống EDMS trong quản lý chuyển giao tài liệu

Lợi ích của việc chuyển giao tài liệu một cách bài bản giữa tổng thầu EPC, Chủ đầu tư và các nhà thầu tham gia thi công

Việc tổng kết chuyển giao tài liệu khi kết thức dự án có vai trò quan trong đối với sự thành công của dự án cũng tương tự như việc khởi công, tổ chức, hoạch định, thực hiện và giám sát dự án.

Các nhà quản lý có xu hướng bỏ qua giai đoạn này và nhìn chung họ không quen với các hoạt động chuyển giao và tiếp nhận tài liệu một cách bài bản, vì đa số người tham gia dự án chưa nhận thức và đánh giá được tầm ảnh hưởng của công tác này.
Thế nhưng chuyển giao tài liệu dự án vẫn là một công việc quan trọng mà tất cả các bên tham gia dự án cần phải làm, đây là giai đoạn giúp mọi người hệ thống hóa lại toàn bộ tài liệu theo vòng đời thực hiện dự án từ:

• Thiết kế basic;
• Thiết kế chi tiết;
• Tài liệu thi công;
• Tài liệu QA/QC;
• Tài liệu vendor;
• Tài liệu hướng dẫn vận hành hệ thống;
• Tài liệu hướng dẫn bảo trì;
• ...

Quan trọng hơn là quá trình chuyển giao tài liệu sẽ giúp cho nhà quản lý có được toàn bộ thông tin thực hiện dự án một cách đáng tin cậy:

• As-Built Documentation: Toàn bộ tài liệu được phân loại theo chuyên ngành (Discipline), giai đoạn (Phase), phiên bản (Revision) và những  thay đổi trong quá trình thi công (MOC)
• Electronic database: Hệ thống quản lý tài liệu (EDMS) được xây dựng để hỗ trợ phân loại, sắp xếp, truy vấn và báo cáo một lượng thông tin thực sự lớn (Thiết kế kỹ thuật, Thông tin hợp đồng, Dữ liệu về thiết bị do nhà cung cấp chuyển giao, v.v.). Tất cả được tổ chức theo quy trình và chuẩn đánh số đã được quy ước giữa các bên tham gia thực hiện dự án.
• Revision Management: Tất cả quá trình để hoàn thành tài liệu kỹ thuật, bản vẽ và được xác định là phiên bản cuối cùng phục vụ thi công đều được lưu trữ đầy đủ vào CSDL chung của hệ thống, bao gồm những thông tin người thực hiện, người review, người phê duyệt các ý kiến trao đổi, điều chỉnh thông số giữa Nhà thầu EPC và các Nhà thầu phụ.
• Information & Knowledge : Tài liệu hoàn công là tài sản quí giá giúp cho chủ đầu tư và đơn vị vận hành công trình có thể xây dựng những quy trình vận hành, đào tạo nhân sự và là đầu vào cung cấp thông tin hữu ích cho các hệ thống tiếp nối
  • Hệ thống Quản lý An toàn (SEFETY)
  • Hệ thống vận hành nhà máy (MES)
  • Hệ thống Vận hành & Bảo trì (CMMS)
  • Hệ thống Quản lý Tài sản (EAM)
  • Hệ thống quản lý đăng kiểm (Registration Management system)

Chủ đầu tư cần tiếp nhận đầy đủ dữ liệu công trình từ các nhà thầu là nguồn cung cấp dữ liệu. Dữ liệu kỹ thuật và tài liệu trong quá trình thực hiện dự án cần được bàn giao một cách đầy đủ và đáng tin cậy nhất, vì thế việc áp dụng những công cụ hỗ trợ để thực hiện công tác này là việc không thể thiếu cũng như tạo thêm ưu thế cạnh tranh.

EDMS chính là công cụ đáp ứng nhu cầu này, phục vụ công tác  bàn giao dữ liệu, tài liệu hoàn công bằng cách sử dụng những chức năng có sẵn để quản lý thông tin thiết kế dự án, các công cụ quản lý dữ liệu/tài liệu, giúp giải quyết hiệu quả bài toán chuyển giao tài liệu sau khi kết thúc dự án giữa Chủ đầu tư và tổng thầu EPC cùng các nhà thầu phụ.