Quản lý Nội dung Chiến lược trong Kỷ nguyên Công nghiệp 5.0

Sự hội tụ của lượng dữ liệu tăng vọt, sự phát triển công nghệ nhanh chóng và những thay đổi trong khả năng nhận thức của con người đang đặt bối cảnh công nghiệp trước một bước ngoặt quan trọng với những cơ hội chưa từng có, nhưng cũng đi kèm những rủi ro đáng kể.

Công nghiệp 5.0 đòi hỏi một sự hình dung lại về cách con người và máy móc cùng tồn tại, đại diện cho một cuộc cách mạng tri thức hợp tác giữa người và máy, tận dụng công nghệ để nâng cao tiềm năng của con người. Các tổ chức phải vượt lên trên việc chỉ cố gắng sống sót qua những đột phá công nghệ, thay vào đó là tận dụng chúng để thích ứng và thành công. Điều này đòi hỏi một ‘ADN số’ (digital DNA) linh hoạt và không ngừng được cải tiến bởi sự thay đổi.

Hệ thống Quản lý Nội dung theo Thành phần (CCMS) là một nền tảng lấy con người làm trung tâm, cung cấp một khuôn khổ toàn diện để biến đổi dữ liệu thô thành những hiểu biết sâu sắc có thể hành động. Nó tập trung hóa và tổ chức tất cả nội dung học tập và kiến thức, từ tài liệu đào tạo đến các luồng dữ liệu thời gian thực. Điều này đảm bảo rằng tất cả các phòng ban đều có quyền truy cập vào thông tin cập nhật, thúc đẩy sự thống nhất và ra quyết định dựa trên thông tin trong toàn tổ chức.

Khối lượng dữ liệu ngày càng tăng, được thúc đẩy bởi nỗ lực kết hợp của con người và AI trong việc tạo nội dung, đòi hỏi các chiến lược quản lý nội dung đổi mới. Ví dụ, các chuyên gia AI dự đoán rằng đến năm 2026, 90% nội dung trực tuyến sẽ do AI tạo ra; điều này xảy ra trong bối cảnh 90% dữ liệu của thế giới đã được tạo ra trong hai năm qua. Một CCMS mạnh mẽ là điều cần thiết để quản lý kiến thức hiệu quả, tối ưu hóa quy trình làm việc và tạo điều kiện cho việc ra quyết định dựa trên thông tin. Việc trang bị cho các đội ngũ những kỹ năng để định hướng trong bối cảnh đang phát triển này là rất quan trọng để tối đa hóa giá trị của các hệ thống này.

Sự suy giảm tuổi thọ của các doanh nghiệp làm nổi bật sức mạnh biến đổi của Công nghiệp 4.0. Các nghiên cứu chỉ ra rằng chu kỳ bán rã điển hình của một công ty giao dịch công khai là khoảng 10 năm, có nghĩa là một nửa số công ty giao dịch công khai ngày nay sẽ không còn tồn tại ở dạng hiện tại trong khung thời gian đó. Thực tế này nhấn mạnh sự cần thiết của khả năng thích ứng, đổi mới và quản lý kiến thức hiệu quả. Đầu tư vào năng lực CCMS không chỉ là một khoản chi tiêu công nghệ mà còn là một cam kết tạo ra một hệ sinh thái tri thức sống động, đảm bảo ADN số của doanh nghiệp vẫn là một lợi thế cạnh tranh khác biệt.

Vai trò Chiến lược của CCMS trong việc Hiện thực hóa Chiến lược Doanh nghiệp

Thị trường Quản lý Nội dung Doanh nghiệp (ECM) toàn cầu, được dự báo sẽ tăng vọt hơn 200% lên 150 tỷ USD vào năm 2032, đang được định hình lại một cách mạnh mẽ bởi sự tích hợp của AI. Các tổ chức đang nhanh chóng áp dụng các giải pháp ECM được cá nhân hóa sử dụng AI, học máy (ML) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), để tự động hóa và tối ưu hóa việc quản lý nội dung, nhằm nâng cao hiệu quả và khả năng mở rộng, tăng độ chính xác, hiệu quả chi phí và học tập thích ứng. Trong bối cảnh này, CCMS là một tập hợp con quan trọng của ECM, chuyên về quản lý chi tiết và tái sử dụng nội dung có cấu trúc.

Khi AI thúc đẩy sự bùng nổ nội dung, tự động hóa việc gắn thẻ, lắp ráp và cập nhật, nhu cầu về CCMS trở nên tối quan trọng. Nền tảng nội dung có cấu trúc mà CCMS cung cấp không chỉ có lợi mà còn cần thiết cho khả năng phân tích và tạo nội dung hiệu quả của AI. Trong kỷ nguyên do AI dẫn dắt, CCMS không còn là một công cụ quản lý nội dung đơn thuần mà là một yêu cầu chiến lược cấp thiết cho các tổ chức nhằm duy trì sự kiểm soát, hiệu quả và trí tuệ trong hệ sinh thái kỹ thuật số của họ.

CCMS: Xương sống Chiến lược cho Công nghiệp 5.0

Các công ty cấp tiến nhận ra CCMS là một xương sống chiến lược, cho phép họ thích ứng với nhu cầu thay đổi và giảm thiểu rủi ro mất mát kiến thức. AI đang siêu tăng tốc nội dung học tập và nếu không có sự quản lý phù hợp, nội dung này có thể rơi vào tình trạng hỗn loạn do AI gây ra, chẳng hạn như quá tải dữ liệu, rủi ro tự động hóa, các tác động xã hội hoặc những thay đổi công nghệ nhanh chóng. Nhiều nỗ lực chuyển đổi số tập trung vào tự động hóa, nhằm giảm sự tham gia của con người vào các tác vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, một CCMS còn vượt xa hơn cả tự động hóa bằng cách cho phép tăng cường thông minh.

Trong mô hình hợp tác giữa người và máy này, công nghệ nâng cao khả năng ra quyết định, sự sáng tạo và chuyên môn của con người thay vì thay thế nó. Một CCMS không chỉ đơn thuần quản lý nội dung – nó về cơ bản biến đổi cách các tổ chức tư duy, học hỏi và phát triển bằng cách tạo ra một hệ sinh thái tri thức sống động thích ứng trong thời gian thực.

Quản lý nội dung chiến lược thông qua CCMS là cần thiết để đạt được các mục tiêu của Công nghiệp 5.0. Nó hỗ trợ tự động hóa lấy con người làm trung tâm, tính bền vững và các hệ thống có khả năng phục hồi bằng cách tuyển chọn và trình bày nội dung theo những cách được cá nhân hóa, thích ứng. Các giải pháp CCMS hiện đại cũng ngày càng tích hợp AI để tăng cường quản lý nội dung – đặc biệt là khám phá nội dung thông minh và tái sử dụng nội dung được sắp xếp hợp lý.

Bằng cách biến dữ liệu phi cấu trúc thành những hiểu biết có giá trị, CCMS hỗ trợ sức mạnh tổng hợp giữa người và máy bằng cách trang bị cho người lao động kiến thức phù hợp vào đúng thời điểm, trao quyền cho các quyết định sáng suốt, thúc đẩy giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và tận dụng trí tuệ tập thể.

Định hướng Tăng trưởng Nội dung: Kiểm soát các Vòng lặp Tri thức bằng CCMS

Thách thức trong việc quản lý nội dung AI hỗn loạn xuất phát từ các vòng lặp tri thức tự xúc tác: các chu kỳ tự củng cố trong đó dữ liệu cung cấp năng lượng cho AI, tạo ra nhiều dữ liệu hơn. Nếu không được kiểm soát, hiệu ứng kép này sẽ khiến các tổ chức bị quá tải với thông tin dư thừa, không liên quan và mâu thuẫn. Sự tăng trưởng dữ liệu theo cấp số nhân này cản trở việc quản lý kiến thức hiệu quả, tạo ra một nghịch lý trong đó sự đổi mới nhanh chóng dẫn đến sự kém hiệu quả và thông tin sai lệch.

Để tránh điều này, các doanh nghiệp phải thực hiện giám sát chiến lược. Một CCMS cung cấp cấu trúc cần thiết để quản lý tác động theo cấp số nhân của AI đối với tăng trưởng nội dung, hoạt động như một môi trường được kiểm soát để ngăn chặn các trận tuyết lở dữ liệu.

Làm phức tạp thêm vấn đề này là sự trôi thuật toán (algorithmic drift), tức sự suy giảm của các hệ thống AI do dữ liệu lỗi thời hoặc không đầy đủ. Điều này dẫn đến các kết quả đầu ra bị sai lệch hoặc lỗi thời, làm suy yếu hiệu quả của hệ thống. Ví dụ, một Hệ thống Quản lý Học tập (LMS) dựa trên AI có thể đề xuất các khóa đào tạo không liên quan nếu không được cập nhật liên tục. Giống như các đánh giá thương mại điện tử lỗi thời làm xói mòn lòng tin, sự trôi thuật toán làm giảm tiện ích của AI. Một CCMS mạnh mẽ, đảm bảo các hệ thống AI được cập nhật nhất quán với thông tin chính xác, liên quan, là điều cần thiết để giảm thiểu rủi ro này.

Ngay cả trong giai đoạn hình thành của AI, các tổ chức đã trải qua sự cải thiện rõ rệt thông qua CCMS, với việc tập trung hóa nội dung và khả năng khám phá nâng cao dẫn đến những lợi ích đáng kể về hiệu quả. Nhìn về phía trước, sự tích hợp sâu hơn của AI vào CCMS hứa hẹn nhiều tiến bộ hơn nữa, chẳng hạn như tạo nội dung tự động, khám phá kiến thức dự đoán và tuyển chọn nội dung thông minh.

Các kỹ năng đang trở nên lỗi thời nhanh hơn bao giờ hết, với chu kỳ bán rã bị thu hẹp xuống còn 3-5 năm. Trong nhiều lĩnh vực kỹ thuật, các kỹ năng đang thay đổi nhanh hơn. Ví dụ, người ta ước tính rằng thời gian nhân đôi kiến thức y khoa vào năm 1950 là 50 năm; năm 1980 là 7 năm; và năm 2010 là 3,5 năm. Vào năm 2020, con số này được dự đoán là 0,2 năm – chỉ 73 ngày. Tuy nhiên, bất chấp tất cả những hiểu biết sâu sắc tiên tiến, nhiều tổ chức vẫn dựa vào các định dạng nội dung tĩnh như PDF, vốn đang nhanh chóng trở nên lỗi thời.

Sự mất kết nối này dẫn đến thông tin lỗi thời, tăng rủi ro, giảm sự linh hoạt và giảm hiệu quả học tập. Một CCMS cung cấp một giải pháp cho phép tạo nội dung động, kiểm soát phiên bản và cập nhật nhanh chóng. Bằng cách chia nhỏ nội dung thành các thành phần có thể tái sử dụng, các tổ chức có thể nhanh chóng thích ứng và cung cấp kiến thức liên quan, giảm thiểu sự suy thoái kiến thức theo cấp số nhân và nguy cơ bị tụt hậu.

Để chống lại các vòng lặp kiến thức và sự trôi thuật toán, một CCMS cung cấp các giải pháp như tạo nội dung động, kiểm soát phiên bản và cập nhật liên tục để giữ cho nội dung phù hợp với dữ liệu đang phát triển. Điều này đảm bảo tính chính xác và liên quan đồng thời duy trì tính minh bạch trong việc tạo nội dung tự động. Quan trọng nhất, bằng cách chia nhỏ nội dung thành các thành phần có thể tái sử dụng, các tổ chức có thể nhanh chóng thích ứng và cung cấp kiến thức được nhắm mục tiêu — giảm thiểu hiệu quả sự suy thoái kiến thức theo cấp số nhân và giảm thiểu nguy cơ bị tụt hậu đáng kể.

Làm sáng tỏ Dữ liệu ẩn (Dark Data): Biến những Gánh nặng Tiềm ẩn thành Tài sản Chiến lược

Một con số đáng kinh ngạc từ 55% đến 80% trí tuệ tập thể của một tổ chức vẫn bị che khuất, bị khóa bên trong dữ liệu ẩn. Đây không chỉ đơn thuần là dữ liệu; đó là tiềm năng chưa được khai thác của kinh nghiệm con người và học máy nằm rải rác trên các hệ thống không được kết nối. Kho dự trữ ẩn này bao gồm nội dung có giá trị do con người tạo ra và các luồng dữ liệu đang mở rộng nhanh chóng từ các hoạt động được kết nối và hệ sinh thái của người lao động, điều này thể hiện một sự mất mát sâu sắc về học tập và bộ nhớ của tổ chức.

Hãy xem xét các tình huống phổ biến sau: Nội dung học tập bị cô lập dẫn đến sự trùng lặp tốn kém và bỏ lỡ cơ hội tái sử dụng kiến thức. Tương tự, dữ liệu vận hành quan trọng — từ hiệu suất thiết bị thời gian thực đến thông tin chi tiết bàn giao ca và các cuộc thảo luận khắc phục sự cố — vẫn bị phân mảnh, cản trở phân tích dự đoán. Làm phức tạp thêm những vấn đề này là sự thất bại có hệ thống trong việc tận dụng tri thức ngầm của các chuyên gia lĩnh vực (SME) sắp nghỉ việc, dẫn đến mất mát nghiêm trọng trí tuệ của tổ chức.

Kích hoạt trí thông minh ẩn này có thể thúc đẩy sự đổi mới, nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua những hiểu biết dựa trên dữ liệu và hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược. Điều này nuôi dưỡng một văn hóa học tập và thích ứng liên tục. Ngược lại, dữ liệu ẩn không được quản lý sẽ hạn chế sự linh hoạt, làm giảm lợi thế cạnh tranh và cuối cùng làm xói mòn khả năng học hỏi từ chính kinh nghiệm của tổ chức. Ví dụ, một nhân viên sử dụng tài liệu đào tạo lỗi thời với các quy trình an toàn không chính xác có thể dẫn đến một sự cố có thể phòng ngừa được, gây ra trách nhiệm pháp lý cho tổ chức.

Quy mô của vấn đề càng được khuếch đại bởi nghiên cứu cho thấy 80% tất cả dữ liệu được tạo ra ngày nay cuối cùng sẽ trở thành dữ liệu ẩn. Quan trọng hơn, một lượng lớn 90% dữ liệu phi cấu trúc bao gồm thông tin có giá trị trong văn bản, hình ảnh và video không bao giờ được phân tích, đại diện cho một kho lưu trữ kiến thức chưa được khai thác khổng lồ.

Dữ liệu ẩn không được quản lý không chỉ cản trở tiến bộ; nó còn tích cực phá hoại nó. Từ những sai lầm tốn kém do các quy trình lỗi thời đến những sai lầm chiến lược xuất phát từ thông tin không đầy đủ, việc bỏ qua dữ liệu ẩn có thể gây ra thảm họa. Bằng cách khai phá dữ liệu ẩn, các tổ chức chuyển từ phản ứng sang chủ động, cho phép bảo trì dự đoán, đào tạo toàn diện và ra quyết định thời gian thực dựa trên trí tuệ tập thể.

Thực trạng Dữ liệu ẩn và Giải pháp CCMS

Thách thức về dữ liệu ẩn hiện hữu rõ rệt trong các tổ chức hiện đại. Thách thức này là một biểu hiện đáng kể của ma sát dữ liệu (data friction), mô tả các trở ngại, sự kém hiệu quả và khó khăn khác nhau cản trở dòng chảy trơn tru, khả năng truy cập, tích hợp và sử dụng dữ liệu trong một tổ chức hoặc giữa các hệ thống. Theo một báo cáo gần đây của IBM, một con số đáng kinh ngạc là 60% các công ty thừa nhận rằng ít nhất một nửa dữ liệu của họ vẫn chưa được sử dụng, với một phần ba báo cáo rằng con số này tăng lên 75% hoặc hơn.

Khối lượng đáng kể này nhấn mạnh tính chất phổ biến của vấn đề. Trong khi các tổ chức thường lưu trữ dữ liệu này với dự đoán về giá trị trong tương lai, thực tế là một phần đáng kể vẫn không hoạt động, dẫn đến chi phí lưu trữ leo thang, các trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn và các cơ hội quan trọng bị bỏ lỡ khi thông tin không hoạt động tích tụ.

Nghiên cứu hỗ trợ làm nổi bật thêm quy mô của vấn đề, với 50% đến 80% dữ liệu được lưu trữ được phân loại là ‘ẩn’, đòi hỏi năng lượng đáng kể để duy trì sự lộn xộn kỹ thuật số này. Năng lượng cần thiết để duy trì sự lộn xộn kỹ thuật số này là đáng kể và đáng lo ngại. Một báo cáo năm 2024 của Bộ Năng lượng Hoa Kỳ cho biết các trung tâm dữ liệu chiếm khoảng 4,4% tổng lượng tiêu thụ điện của Hoa Kỳ vào năm 2023. Các dự báo cho thấy con số này có thể tăng lên 6,7% đến 12% vào năm 2028, nhấn mạnh sự căng thẳng ngày càng tăng đối với các nguồn năng lượng. Hoa Kỳ, nơi có 3.000 trung tâm dữ liệu chiếm 40% tổng số toàn cầu, đóng một vai trò hàng đầu trong bối cảnh này.

Các trung tâm dữ liệu gây ra khí thải carbon vì một phần đáng kể điện năng mà chúng tiêu thụ được tạo ra bằng cách đốt nhiên liệu hóa thạch. Mặc dù tỷ lệ phần trăm chính xác cho năm 2024 có thể thay đổi một chút tùy thuộc vào nguồn và phương pháp luận, các ước tính cho thấy các trung tâm dữ liệu chiếm 2% lượng khí thải toàn cầu, một dấu chân carbon tương đương với ngành hàng không. Tuy nhiên, ẩn nấp trong các cơ sở này là dữ liệu ẩn, một thủ phạm có khả năng chịu trách nhiệm cho một lượng đáng kinh ngạc trong tổng lượng dấu chân carbon của một trung tâm dữ liệu.

Thêm vào những lo ngại này, nhu cầu năng lượng của AI làm trầm trọng thêm vấn đề. Ví dụ, nghiên cứu của Goldman Sachs dự báo nhu cầu điện của trung tâm dữ liệu toàn cầu sẽ tăng đáng kể 165% vào năm 2030 so với mức năm 2023. Sự gia tăng này, chủ yếu được thúc đẩy bởi các mô hình AI ngày càng tiêu tốn nhiều năng lượng, làm tăng thêm tác động môi trường của dữ liệu ẩn, khiến dấu chân môi trường ẩn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Những số liệu thống kê này về khí nhà kính và điện năng nhấn mạnh nhu cầu cấp thiết về các giải pháp chiến lược, chẳng hạn như CCMS, nhằm giảm thiểu việc lưu trữ dữ liệu không cần thiết, tối ưu hóa quản lý nội dung và giảm mức tiêu thụ năng lượng ngày càng tăng liên quan đến nội dung không được quản lý. Khi các tổ chức chuyển sang Công nghiệp 5.0, với trọng tâm là các hoạt động bền vững và có trách nhiệm, việc giải quyết thách thức dữ liệu ẩn trở nên cần thiết để cân bằng tiến bộ công nghệ với trách nhiệm của con người và môi trường.

Kết luận

Trong kỷ nguyên tăng trưởng dữ liệu theo cấp số nhân, kỳ vọng của lực lượng lao động ngày càng phát triển và những tiến bộ công nghệ, việc áp dụng một CCMS mạnh mẽ không còn là một điều xa xỉ – đó là một yêu cầu chiến lược cấp thiết. Các tổ chức không triển khai các hệ thống như vậy có nguy cơ bị quá tải bởi dữ liệu mà họ tạo ra, cản trở khả năng thích ứng và đổi mới của họ. Một CCMS trao quyền cho các tổ chức biến dữ liệu thành tài sản chiến lược, cho phép họ định hướng sự phức tạp của Công nghiệp 5.0.

Một CCMS đảm bảo rằng kiến thức vẫn có thể truy cập, liên quan và có thể hành động bằng cách thúc đẩy sự hợp tác giữa người và máy, làm sáng tỏ dữ liệu ẩn và kiểm soát các vòng lặp tri thức tự xúc tác.

Điểm mấu chốt là trong môi trường đầy biến động ngày nay, quản lý nội dung mạnh mẽ, đặc biệt thông qua các chiến lược lấy CCMS làm trung tâm, có thể cho phép các tổ chức thành công và ngăn chặn thất bại kinh doanh bằng cách đảm bảo nội dung học tập và kiến thức của họ vẫn linh hoạt, chính xác và dễ dàng truy cập.

Bạn đã sẵn sàng để phát triển chiến lược nội dung của mình cho Công nghiệp 5.0 chưa? Hãy bắt đầu bằng cách đánh giá ADN số của bạn và xác định xem các phương pháp quản lý nội dung hiện tại của bạn có thể đang kìm hãm bạn ở đâu. Hãy đầu tư vào một CCMS để chuẩn bị kiến thức cho tương lai và duy trì sự linh hoạt trong kỷ nguyên thay đổi không ngừng.

Về Tác giả

Brent Kedzierski là một nhà lãnh đạo tư tưởng và nhà đổi mới từng đoạt giải thưởng trong các lĩnh vực Hiệu suất Con người, Hệ sinh thái Người lao động Kết nối Lấy Con người làm Trung tâm và tương lai của ngành công nghiệp. Trong suốt sự nghiệp của mình, ông đã liên tục mang đến những hiểu biết đột phá và những đóng góp mang tính chuyển đổi. Chuyên môn của Brent đã được công nhận bởi các ấn phẩm uy tín như Harvard Business Press, Chief Learning Officer Magazine, Workforce.com, BBC News, v.v. Các hội thảo trực tuyến của ông đã được bình chọn là “lựa chọn của biên tập viên trong năm” và các lần xuất hiện trên podcast của ông luôn được xếp hạng là “được nghe nhiều nhất” trong ngành. Brent cũng được công nhận bởi Marquis Who’s Who in America®, tổ chức đã ghi lại cuộc đời của những cá nhân và nhà đổi mới thành đạt nhất. Trước khi làm việc tại Hexagon với tư cách là Giám đốc Tiếp thị Cấp cao Toàn cầu – Vận hành & Bảo trì và là cố vấn/chuyên gia về chủ đề người lao động kết nối, Brent đã có gần 25 năm làm chiến lược gia chuyển đổi toàn cầu kỳ cựu của Shell. Brent là một người ủng hộ nhiệt thành cho việc tạo ra một cách tiếp cận lấy con người làm trung tâm hơn đối với ngành công nghiệp, phát triển con người, phúc lợi và tính bền vững. Brent là một người ủng hộ nhiệt thành cho việc thúc đẩy một loạt các ý tưởng tiến bộ nhằm tạo ra một cách tiếp cận lấy con người làm trung tâm hơn đối với ngành công nghiệp, phát triển con người, phúc lợi và tính bền vững.

Nguồn Hexagon.