Chuyển giao dữ liệu từ nhà thầu (EPC) sang chủ đầu tư/vận hành công trình (OWNER & OPERATOR – O/O)

Tính quan trọng trong quản lý và chuyển giao dữ liệu

Trong công tác quản lý thông tin công trình, thông tin dữ liệu phát sinh xuyên suốt trong toàn bộ vòng đời của công trình từ quá trình thiết kế, mua sắm xây dựng tới giai đoạn vận hành bảo dưỡng công trình đó.

Trong một dự án, việc chuyển giao dữ liệu từ EPC sang O/O luôn là khâu quyết định trong việc vận hành và bảo dưỡng công trình với nhiều phân hệ quản lý đều cần có thông tin từ các giai đoạn trước đó. Trong quá trình bắt đầu triển khai dự án tới khi bàn giao lại cho chủ đầu tư và đơn vị vận hành, khi tính đến việc chuyển giao dữ liệu từ nhà thầu EPC tới chủ đầu tư vận hành công trình O/O, các yếu tố cần quan tâm bao gồm:

• Dữ liệu EPC đảm bảo chính xác, có khung quản lý và xác thực dữ liệu EPC.
• Việc tiếp nhận dữ liệu của O/O từ các EPC cần đáp ứng được về mặt chất lượng và thời gian bàn giao.
• Kiểm soát và tối ưu chi phí.
• Hoàn thiện dữ liệu phục vụ công tác vận hành và quản lý bảo dưỡng nhà máy.

Để đạt được những yếu tố trên, nhà thầu EPC phải đưa ra những kế hoạch bao gồm các câu trả lời cho những câu hỏi sau:

• Nhà thầu EPC sử dụng hệ thống Công nghệ thông tin (CNTT) được cung cấp chuyên nghiệp ở mức độ nào và mức độ tùy chỉnh là bao nhiêu?
• Làm thế nào để duy trì tính nhất quán và chất lượng của dữ liệu EPC?
• Nhà thầu EPC quản lý danh mục các hệ thống công nghệ với các thiết bị và dữ liệu thông số kỹ thuật liên quan như thế nào?
• Nhà thầu EPC đề xuất như thế nào để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trên các ứng dụng (ví dụ: từ mô hình 3D đến sơ đồ công nghệ <P&ID> đến danh sách thiết bị và các thuộc tính kỹ thuật)?
• Chiến lược quản lý thay đổi dữ liệu của nhà thầu EPC là gì?

Tuy nhiên, thực tế các yếu tố trên thường bị rất nhiều những nguyên nhân khác nhau tác động, khiến cho công tác chuyển giao dữ liệu gặp nhiều khó khăn. Các nguyên nhân chính có thể liệt kê ra như sau:

• Công tác quản lý, điều hành dự án:   

Các O/O thường cho rằng tính toàn vẹn của dữ liệu và xác thực thông tin trong toàn bộ quy trình là trách nhiệm của các đơn vị EPC. Tuy nhiên khi tiếp nhận dữ liệu thì sự thiếu nhất quán giữa yêu cầu của O/O và trình tự quản lý của EPC khiến cho chi phí sửa đổi phát sinh  do liên quan đến việc xác minh, sắp xếp lại dữ liệu theo đúng quy trình.

Thực tế tại Việt Nam, các đơn vị EPC, nhà cung cấp, thầu phụ thường không đồng bộ về mặt quy trình mà hoạt đông một cách rời rạc, dẫn đến việc thiếu hụt thông tin và dữ liệu tại một công đoạn nào đó của quy trình.

• Chất lượng thông tin chuyển giao: 

Cụ thể, nhà thầu EPC thường gặp khó khăn khi phải đảm bảo duy trì tính nhất quán và chất lượng dữ liệu nhận được từ các nhà thầu phụ, nhà cung cấp, hay thậm chí từ các đơn vị thầu phụ của thầu phụ…

Sau khi tiếp nhận, việc đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và có chiến lược quản lý thay đổi dữ liệu của nhà thầu EPC cũng rất quan trọng.

• O/O khó nắm bắt toàn bộ thông tin ban đầu:

Việc bàn giao được nhìn nhận là một quá trình kéo dài, từ khi bắt đầu triển khai dự án, không phải mộtsự kiện đơn nhất xảy ra tại một khâu nào đó. Xuyên suốt quá trình diễn ra, thông tin không ngừng tăng lên. Từ lượng thông tin đó, có thể khai thác được những cơ hội mở rộng, đánh giá rủi ro, đánh giá về chi phí, công tác vận hành, hiệu chỉnh.... Do đó, việc bàn giao diễn ra càng sớm thì càng hiệu quả và càng ít tốn kém tài nguyên, chi phí.

Tuy nhiên, trên thực tế, những công tác trên đa phần đều diễn ra quá muộn, dẫn đến tình trạng kéo dài dự án hơn dự kiến.

• Công tác nghiệm thu, báo cáo dự án:  

Việc chuyển giao dữ liệu kém hiệu quả không chỉ khiến đơn vị vận hành gặp khó khăn mà còn làm cho công tác hoàn công, thanh toán dự án chậm trễ. Tổng hợp các báo cáo về chi phí, tiến độ, các tài liệu, dữ liệu và xác thực nguồn gốc thông tin đó từ nhiều nguồn (EPC, nhà thầu phụ, nhà cung cấp thiết bị,...) là điều rất khó khăn. Việc này, ngoài việc gây ra chậm trễ trong công tác đánh giá và xem xét phê duyệt, còn gây thiếu sót, sai lệch thông tin, không sát với thực tế.

Vì vậy, có thể nói việc chuyển giao dữ liệu không đơn giản chỉ là tính chính xác của thông tin bàn giao giữa EPC và O/O, mà nó còn quyết định đến việc đảm bảo hiệu quả lâu dài cho vận hành công trình hay cải hoán mở rộng công trình trong tương lai.

Vậy làm thế nào để cải thiện công tác chuyển giao dữ liệu?

Giải pháp đưa ra để cả EPC và O/O đều cùng có lợi là xây dựng khung chuyển giao tài liệu hay dữ liệu của dự án như là một “dự án nhỏ” và cần được thực hiện song song với dự án chính ngay từ khi bắt đầu. Dựa trên giải pháp này, ta có thể xây dựng một quy trình từng bước cho dự án để phục vụ công tác chuyển giao và quản lý như sau:

• Xây dựng hệ thống thông tin chuyển giao:

Nhà thầu tuân thủ các hướng dẫn, tiêu chuẩn được quy định từ trước, theo đó O/O sẽ quyết định loại tài liệu và dữ liệu được phân phối. Nhà thầu được cấp quyền tiếp cận để truy xuất, nhận xét, đánh dấu, chuyển giao dữ liệu, còn O/O sẽ xác định loại thông tin được cung cấp ở mỗi giai đoạn. Trách nhiệm của EPC là tuân thủ và thực hiện việc đảm bảo dữ liệu đầu vào.

Xây dựng và chuẩn hóa dữ liệu số tập trung là yếu tố quan trọng nhất và có tính  quyết định việc mô hình chuyển đổi số áp dụng trong quản lý dự án sẽ thành công hay thất bại.

Dạng dữ liệu cần tập trung số hóa bao gồm:

1. Số hóa dữ liệu thiết kế: Xây dựng thư viện số cho toàn bộ cấu kiện, vật tư, thiết bị nhà máy (thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng, nhà cung cấp, chứng chỉ…). Các thư viện số cho bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế tổ chức thi công và mô hình đã được phê duyệt của dự án;
2. Số hóa dữ liệu thi công: Xây dựng dữ liệu số liên quan đến khối lượng, hạng mục, tiến độ hoàn thành và thanh toán của nhà cung cấp và các nhà thầu xây dựng;
3. Số hóa dữ liệu các nhà cung cấp và các nhà thầu xây dựng, nhân sự tham gia dự án: Xây dựng dữ liệu hợp đồng số cho các nhà cung cấp và các nhà thầu xây dựng, dữ liệu liên quan đến các hạng mục thi công, gói vật tư thiết bị cung cấp, thời gian bàn giao hoặc chuyển giao lắp đặt,…. Xây dựng cơ sở dữ liệu số cho toàn bộ nhân sự tham gia thực hiện dự án gồm thông tin đơn vị công tác, vị trí, kinh nghiệm, chứng chỉ tay nghề,…
4. Số hóa dữ liệu hoàn công dự án: Dữ liệu hoàn công cần được số hóa dưới dạng bản vẽ hoàn công số và mô hình hoàn công số.

• Phương thức lưu trữ dữ liệu:
  • Lưu trữ lên hệ thống server vật lý.
  • Lưu trữ dữ liệu lên hệ thống cloud (dữ liệu đám mây) của O/O hay thuê đơn vị cung cấp.

• Hướng dẫn chuyển giao:

O/O cung cấp chi tiết việc bàn giao các thông tin tài liệu, dữ liệu của dự án, cần thiết cho toàn bộ vòng đời của công trình, từ khi thực hiện các nghiên cứu cơ sở thiết kế công trình cho tới khi công trình ngừng hoạt động, trong đó tập trung nhiều vào giai đoạn vận hành. Mục đích là để có thể điều chỉnh, đánh giá chi tiết về việc chuyển giao thông tin của tài sản trong dự án, về phạm vi, cấu trúc, quá trình thực hiện, chất lượng, tiêu chuẩn.

EPC sẽ dựa vào đó và có trách nhiệm cung cấp toàn bộ những thông tin lên môi trường dữ liệu tập trung, cũng như duy trì tính nhất quán và chất lượng của dữ liệu EPC.

Quá trình cung cấp tài liệu và dữ liệu theo từng khoảng thời gian trong suốt quá trình xây dựng dự án sẽ cung cấp cho O/O khả năng tiếp nhận dữ liệu từ sớm và các vấn đề sẽ được khắc phục sớm.

• Trách nhiệm của các bên đối với cơ sở dữ liệu:

Nhà thầu EPC chịu trách nhiệm xác nhận chất lượng và tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu cần thiết bàn giao cho O/O. Điều này thực hiện một cách độc lập, minh bạch, không ảnh hưởng tới người tạo lập và người khai thác dữ liệu để tránh ảnh hưởng tới kỹ thuật và tiến độ dự án.

Lợi ích mang lại nếu áp dụng hiệu quả mô hình số hóa trong chuyển giao dữ liệu EPC sang O/O ?

Về mặt chi phí, rõ ràng việc tiếp nhận thông tin từ sớm và theo dõi song song trong quá trình làm dự án, khắc phục và sửa đổi những lỗi phát sinh trong giai đoạn EPC, sẽ khiến O/O hạn chế được tối đa việc phải lặp đi lặp lại những sửa đổi so với việc tiếp nhận thông tin sau khi EPC đã hoàn thiện.

Về mặt quản lý, việc có nguồn thông tin, dữ liệu “đáng tin cậy” và đúng theo quy định, quy chuẩn ban đầu của Chủ đầu tư và Vận hành rõ ràng giúp cho công tác đánh giá hoạt động, duy trì sản xuất và kiểm soát chi phí dự án được dễ dàng hơn. Việc thực hiện sớm công tác chuyển giao dữ liệu cũng đảm bảo đơn vị tổng thầu EPC thu nhận được đầy đủ thông tin từ nhà cung cấp, nhà thầu phụ, ngay từ khi họ đang thực hiện công trình và ràng buộc trách nhiệm với dữ liệu, tài liệu họ tạo lập ra.

Rõ ràng, với việc chuyển đổi số toàn diện nhờ áp dụng các giải pháp chuyển giao dữ liệu thông minh và loại bỏ cách làm thủ công, giấy tờ theo phương thức cũ, sự phối hợp của EPC và O/O có thể mở rộng quy mô hoặc nhân rộng mô hình cho nhiều dự án của chủ đầu tư, từ đó tiết kiệm được cả thời gian, chi phí và cơ hội cho chủ đầu tư.

Quay lại