CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG HOẠT ĐỘNG DOANH NGHIỆP

Vậy, doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Để hiểu rõ hơn điểm khởi đầu của quá trình chuyển đổi số, ta cần có cái nhìn rộng hơn trên bình diện các hoạt động của doanh nghiệp. Mối tương quan của quy trình hoạt động doanh nghiệp dạng số và quản lý tài liệu dạng số được tóm tắt như trong hình sau.

Quản lý nội dung doanh nghiệp (Enterprise Content Management – ECM) được định nghĩa là “chiến lược, phương pháp và công cụ để thu thập, quản lý, lưu trữ, sao lưu và phân phối nội dung cùng với tài liệu liên quan theo những quy trình của doanh nghiệp”

Nguồn: Association for Information and Image Management - AIIM

Hãy tưởng tượng một kịch bản đơn giản như sau: Ban Giám đốc doanh nghiệp muốn có thông tin đầy đủ về nhân viên kỹ thuật tên là Tony. Nội dung họ muốn có là tất cả thông tin và tài liệu liên quan đến Tony. Hệ thống ECM sẽ ngay lập tức trả kết quả về thông tin cá nhân, bằng cấp, chứng chỉ, hình ảnh, tiền lương, phòng/ban đang làm việc, chuyên môn, thành tích trong quá khứ… sau khi nhận được yêu cầu về nội dung này. Với hệ thống quản lý cũ trên giấy tờ, Excel hoặc file Doc thì những thông tin này sẽ phải trải qua một quá trình dài tìm kiếm từ các phòng liên quan như Phòng Nhân sự, Tài chính, Kỹ thuật… rồi sau đó được một bộ phận tổng hợp và chuyển lên cho Ban giám đốc.

Hệ thống ECM không đòi hỏi những công đoạn thủ công và phức tạp như thế bởi vì tất cả những dữ liệu nêu trên đã được lưu trữ và chỉ mục trong một nền tảng quản lý tài liệu điện tử của doanh nghiệp và chỉ cần truy xuất thông tin khi có yêu cầu. Như vậy, hệ thống ECM giúp doanh nghiệp hướng tới:

• Loại bỏ sự phụ thuộc vào giấy tờ từ việc số hóa tài liệu.
• Đảm bảo khả năng hồi trả thông tin từ những nội dung mong muốn quản lý của doanh nghiệp theo một quy trình điện tử nhất định để từ đó nâng cao được hiệu suất công việc.
• Giảm thiểu những rủi ro cho doanh nghiệp bằng các tầng bảo mật thông tin và dữ liệu khác nhau.

Vậy, làm thế nào để hệ thống ECM có thể hồi trả đầy đủ thông tin đối với mỗi nội dung cần quản lý của doanh nghiệp?

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Electronic Document Management System – EDMS) giữ vai trò là trái tim của ECM. Công việc trong hoạt động doanh nghiệp hàng ngày tạo ra rất nhiều loại tài liệu khác nhau. Thông tin trong những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong thành công của doanh nghiệp. Mỗi một loại tài liệu đều liên quan đến một loạt quy trình như:

• Quy trình khởi tạo tài liệu.
• Quy trình chia sẻ tài liệu.
• Quy trình xét duyệt tài liệu.
• Quy trình lưu trữ tài liệu.
• Quy trình dẫn nguồn tài liệu.

Chu trình này lặp đi lặp lại hàng ngày và từ đó tạo ra nhu cầu cần phải quản lý các kết quả của những quy trình này. Với nền tảng quản lý trên giấy tờ, ta có thể thấy 05 quy trình của 01 tài liệu như trên sẽ tốn của doanh nghiệp bao nhiêu thời gian và nguồn lực để hoàn thành. Với một hệ thống EDMS, người dùng có thể dễ dàng Khởi tạo, Chia sẻ, Lưu trữ, Quản lý, Chỉ mục, Bảo mật, Truy lục và Tổ chức các loại tài liệu một cách online mà không mất quá nhiều thời gian và nguồn lực. Kết quả của hệ thống EDMS chính là kết quả của quá trình chuyển đổi số và là đầu vào cho ECM để quản lý cũng như hồi trả nội dung của doanh nghiệp.

Vậy, doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu để chuyển đổi số và tiến tới quản lý nội dung?

Muốn quản lý nội dung thì doanh nghiệp phải có hệ thống EDMS. Muốn hệ thống EDMS hoạt động đúng chức năng vốn có của nó thì doanh nghiệp cần phải thực hiện chuyển đổi số. Muốn chuyển đổi số thì cần phải trải qua các bước sau:

Bước 1: Tạo nguồn và số hóa tài liệu.

• Tài liệu giấy: Tài liệu giấy sẽ được scan và tạo siêu dữ liệu metadata để có được những thuộc tính cơ bản nhất phục vụ quá trình quản lý sau này. Tài liệu này được xử lý bằng tay hoặc cao hơn nữa là OCR (Optical Character Recognization) để phục vụ công tác tìm kiếm nội dung trong tương lai.
• E-mail: Ngày nay mỗi nhân viên văn phòng hàng ngày vẫn đều đặn gửi/nhận email và/hoặc tài liệu đính kèm trong đó. Không có gì ngạc nhiên khi ngày nay email và tài liệu đính kèm lại trở thành một phần quan trọng trong việc quản lý tài liệu của doanh nghiệp.
• Báo cáo hệ thống: Những hệ thống quản lý khác sẽ tạo ra những loại báo cáo khác nhau. Hệ thống EDMS cũng cần lưu trữ được cả những loại báo cáo này.
• Ứng dụng khác: Doanh nghiệp cũng có thể có những ứng dụng sinh tài liệu khác. Hệ thống EDMS cần được tích hợp với những ứng dụng này để tự động thu thập những tài liệu phát sinh trong quá trình vận hành.

Bước 2: Lưu trữ tập trung.

• Truy cập tập trung: Chỉ những người được trao quyền mới có thể truy cập được vào hệ thống. Với hệ thống EDMS, người dùng có thể truy cập được thông tin, tài liệu mọi lúc, mọi nơi và từ mọi nền tảng như máy tính, thiết bị di động…
• Quản lý phiên bản: Mỗi khi tài liệu có thay đổi, hệ thống cần quản lý được những phiên bản phát sinh này.
• Bảo mật: Hệ thống ứng dụng và cơ sở dữ liệu cần được xây dựng các lớp bảo mật thông tin.

Bước 3: Truy lục và phân phối tài liệu.

• Truy lục tài liệu: Hệ thống EDMS phải có chức năng tìm kiếm để truy lục tài liệu theo các tiêu chí hoặc từ khóa mà người dùng sử dụng. Điều này có thể thực hiện được do quá trình tạo chỉ mục cho tài liệu khi số hóa.
• Phân phối tài liệu: Hệ thống có khả năng phân phối tài liệu cho những người dùng khác.
• Tự động hóa luồng công việc và quy trình: Hệ thống EDMS tạo ra một loạt các luồng công việc và quy trình mà theo đó tài liệu số hóa sẽ được phân phối. Luồng công việc có thể là luồng xét duyệt tài liệu, luồng quản lý công văn... Quy trình có thể là một ma trận phân phối tài liệu cho những người liên quan trong một văn phòng, dự án hay thậm chí cả các nhóm kỹ thuật trực tiếp tại công trường.

Hoàn thành 03 bước trên là doanh nghiệp đã đi đến cuối chặng đường của chuyển đổi số và bắt đầu bước vào quá trình hoạt động số. Khi đã có nền tảng dữ liệu số hóa, ECM sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra được những quy trình và luồng công việc điện tử giữa các phòng/ban liên quan với nhau nhằm hướng tới các mục tiêu quản lý doanh nghiệp khác nhau đồng thời theo thời gian cũng tích lũy được một lượng tài sản số (Digital Asset) cho doanh nghiệp. Với những bước trong quá trình chuyển đổi số nêu trên, doanh nghiệp chỉ cần một nền tảng EDMS có đủ chức năng cần thiết là có thể khởi động kế hoạch chuyển đổi số hoạt động doanh nghiệp của mình. Cùng với việc các đơn vị được phép sử dụng chữ ký số như quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông, thì doanh nghiệp càng có nhiều thuận lợi hơn trong việc đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số cũng như loại bỏ hoàn toàn phương thức quản lý trên giấy, Excel, file Doc, dấu mộc… ra khỏi các hoạt động doanh nghiệp của mình.