Năm Cách Để Lãnh Đạo Cơ Quan Nhà Nước Cải Thiện Minh Bạch và Được Lòng Dân Hơn

Hiện nay, các cơ quan nhà nước đang đứng trước nhiều thử thách: người dân ngày càng mong đợi nhiều hơn, cơ sở hạ tầng thì cũ đi, ngân sách lại eo hẹp, trong khi quy định thì liên tục thay đổi. Cả lãnh đạo lẫn người dân đều muốn biết rõ tiền thuế được chi tiêu vào đâu và như thế nào, nhưng đồng thời vẫn cần các dịch vụ thiết yếu như giao thông, nước sạch, giáo dục, y tế… phải kịp thời và chất lượng.

Trong bối cảnh phức tạp này, chuyển đổi số không còn là lựa chọn xa xỉ, mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Những cơ quan nào quản lý hạ tầng và các dự án đầu tư một cách toàn diện, dựa trên số liệu cụ thể sẽ có được sự minh bạch, hiệu quả và trách nhiệm cần thiết để làm tốt hơn dù nguồn lực có hạn. Bằng cách áp dụng cách quản lý dự án và bảo trì tài sản hiện đại, lãnh đạo các cơ quan nhà nước có thể kiểm soát hoàn toàn hạ tầng của mình. Điều này giúp đẩy nhanh tiến độ, dùng nguồn lực hiệu quả nhất để phục vụ người dân tốt hơn, kéo dài tuổi thọ công trình và xây dựng lòng tin vững chắc trong dân.

Dưới đây là năm cách chính giúp lãnh đạo cơ quan nhà nước cải thiện sự minh bạch, thu phục lòng dân, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ và quản lý tài chính chặt chẽ.

1. Xóa Bỏ Tình Trạng Cát Cứ, Thiếu Kết Nối để Dịch Vụ Không Bị Gián Đoạn

(Cách làm đầu tiên này là nền tảng cho tất cả những cách khác trong bài, vì nó tạo điều kiện và hỗ trợ việc thực hiện thành công các cách còn lại.)

Nhiều cơ quan nhà nước vẫn làm việc theo kiểu “mạnh ai nấy làm”, các bộ phận thiếu liên kết, khiến việc hợp tác khó khăn và không ai thấy được bức tranh toàn cảnh về vòng đời của một tài sản (ví dụ: một cây cầu, một con đường). Gốc rễ của vấn đề là thiếu sự kết nối dữ liệu. Thông tin quan trọng về dự án và tài sản thường bị “kẹt” ở từng bộ phận riêng lẻ, rất khó để cung cấp dịch vụ ổn định và chất lượng.

Đây là lúc cơ chế phản hồi thông tin (feedback loop) phát huy tác dụng.

Nhưng trước hết, hãy cùng làm rõ một vài khái niệm:

• Vòng đời tài sản: Là toàn bộ quá trình của một tài sản – từ lúc lên ý tưởng, thiết kế, rồi xây dựng, đưa vào vận hành, bảo trì, và cuối cùng là hết sử dụng.
• Cơ chế phản hồi thông tin: Trong bài này, ý nói đến việc trao đổi thông tin liên tục giữa các giai đoạn đó. Vòng trao đổi này kết nối thông tin từ khâu lập kế hoạch, thi công đến vận hành thực tế, giúp các cơ quan đưa ra quyết định chiến lược và đúng đắn hơn.

Giờ hãy tìm hiểu sâu hơn.

Cơ chế phản hồi thông tin giúp lấp đầy khoảng cách thường thấy giữa bộ phận quản lý dự án và bộ phận lo việc hoạch định, bảo trì tài sản. Nó giúp thông tin chạy suốt hai chiều, đưa kết quả hoạt động thực tế ngược về khâu lập kế hoạch, và lấy định hướng chiến lược để chỉ đạo vận hành. Kết quả là một tổ chức gắn kết hơn, nơi cả đội dự án và đội bảo trì đều làm việc dựa trên cùng một nguồn thông tin chung, đáng tin cậy và cập nhật tức thời.

Sự kết nối thông minh này thay đổi hoàn toàn cách sử dụng dữ liệu. Quy trình tự động và hệ thống tích hợp giúp thông tin lưu chuyển thông suốt trong cơ quan, đảm bảo mỗi giai đoạn trong vòng đời tài sản đều dựa trên thông tin chính xác, kịp thời. Kết quả? Bớt rắc rối, hợp tác tốt hơn, và nắm rõ hơn tình hình hoạt động của hạ tầng.

Dần dần, điều này tạo ra một môi trường dữ liệu đáng tin cậy. Thông tin trở nên dễ tin, dễ hiểu và dễ hành động hơn—nhất là khi được thể hiện qua các bảng biểu trực quan và báo cáo tự động. Nhờ đó, lãnh đạo cơ quan nhà nước có thể tự tin đưa ra những quyết định chủ động, có lợi cho cả cơ quan và người dân.

Nếu thiếu sự kết nối thông suốt này, việc ra quyết định kịp thời sẽ rất khó khăn—đặc biệt trong các lĩnh vực ảnh hưởng lớn như cấp/thoát nước, y tế, giáo dục, giao thông, nơi mà sự chậm trễ có thể gây hậu quả nghiêm trọng.

Bằng cách số hóa quy trình và kết nối các hệ thống trong suốt vòng đời tài sản qua cơ chế phản hồi thông tin, các cơ quan có thể xóa bỏ tình trạng chia cắt và nâng cao độ tin cậy của dịch vụ. Dữ liệu được tích hợp giúp thấy rõ cả hiệu quả hoạt động của tài sản lẫn tiến độ dự án, giúp các nhóm tối ưu hóa công việc, giảm thời gian ngừng trệ và ứng phó tốt hơn khi có sự cố.

Kết quả? Một mô hình dịch vụ công phối hợp nhịp nhàng hơn, minh bạch hơn và vững vàng hơn—một mô hình giúp đời sống người dân tốt đẹp hơn và củng cố mối quan hệ giữa chính quyền và người dân, ngay cả trong những lúc khó khăn.

2. Ưu tiên Đầu tư Hướng đến Lợi ích Lâu dài

Vấn đề không chỉ là xây dựng hạ tầng mới. Mà là đưa ra những quyết định đầu tư khôn ngoan, bền vững, đáp ứng nhu cầu dài hạn của người dân. Lãnh đạo cơ quan nhà nước phải cân đối giữa yêu cầu trước mắt và nguồn lực cho tương lai.

Việc lập kế hoạch dựa trên vòng đời tài sản, với sự hỗ trợ của cơ chế phản hồi thông tin hiệu quả, giúp các cơ quan đánh giá dự án dựa trên tổng chi phí (cả xây dựng và vận hành), mục tiêu phục vụ và tính công bằng cho mọi người. Khi nắm rõ tình trạng, mức độ sử dụng và giá trị của các tài sản hiện có, lãnh đạo có thể tránh đầu tư trùng lặp, lãng phí, kéo dài tuổi thọ tài sản và dồn nguồn vốn hạn hẹp vào những nơi cần thiết nhất.

Sự hiểu biết này giúp quản lý tài chính có trách nhiệm hơn. Các cơ quan có thể xác định đúng những khoản đầu tư mang lại giá trị lớn nhất cho người dân, đồng thời thấy được những chỗ còn yếu kém trong dịch vụ—đảm bảo tiền thuế của dân được chi tiêu hiệu quả và minh bạch. Khi người dân thấy rõ lợi ích từ đầu tư công, sự hài lòng của họ ắt hẳn sẽ tăng lên.

Thêm vào đó, khi thế giới đang chuyển đổi sang năng lượng sạch và vận hành bằng AI, việc dự báo nhu cầu nguồn lực tương lai—như nhân lực tay nghề cao, nguồn năng lượng mới, hay kỹ năng số—càng trở nên quan trọng. Cách tiếp cận chiến lược trong hoạch định tài sản và tài chính sẽ giúp các cơ quan chủ động đáp ứng những yêu cầu này.

3. Đẩy nhanh Tiến độ Dự án Nhờ Quyết định Dựa trên Dữ liệu

Việc thi công dự án và bảo trì tài sản đúng hạn là yếu tố then chốt để giữ được sự hài lòng của người dân. Điều này càng đúng khi sự chậm trễ làm gián đoạn các dịch vụ thiết yếu hoặc làm đội chi phí. Báo chí thường xuyên nêu bật những vấn đề này, việc các dự án hạ tầng chậm tiến độ thường lên trang nhất và làm giảm lòng tin của công chúng. Nguyên nhân do đâu? Chắc chắn là do sự phức tạp trong quản lý các dự án hạ tầng lớn. Vậy, làm sao các cơ quan nhà nước có thể tránh được vết xe đổ chậm tiến độ và vượt dự toán?

Câu trả lời nằm ở việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn—từ anh em công trường, bộ phận tài chính (qua hệ thống ERP), đến các nhóm lập kế hoạch, bao gồm cả nhà thầu và các đơn vị EPC (Thiết kế – Mua sắm – Xây dựng). Điều này càng củng cố cơ chế phản hồi thông tin, cho phép theo dõi sát sao hiệu quả dự án, rủi ro và các mốc tiến độ quan trọng. Bằng cách kết nối các công cụ như quản lý nguồn lực, phân tích dự báo và kiểm soát dự án tập trung, các cơ quan có thể ra quyết định nhanh hơn, chắc chắn hơn. Việc này cũng giúp các bên phối hợp tốt hơn và sớm phát hiện những trục trặc tiềm ẩn.

Với cách làm này, lãnh đạo cơ quan nhà nước có thể phản ứng nhanh và điều chỉnh kịp thời để hạn chế chậm trễ và áp lực ngân sách, giảm tỷ lệ dự án vượt chi phí tới 20%.

Cách quản lý dự án linh hoạt, dựa trên dữ liệu như vậy đặc biệt quan trọng trong các ngành như giao thông, điện nước, cấp/thoát nước, nơi chất lượng và sự ổn định của hạ tầng ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống người dân và sự ổn định kinh tế.

4. Tự động hóa Việc Tuân thủ Quy định và Tăng Minh bạch

Minh bạch không chỉ là việc công khai thông tin hay truy xuất được nguồn gốc. Mà còn là gắn trách nhiệm giải trình vào ngay trong hệ thống cung cấp dịch vụ công, giúp các cơ quan chủ động ngăn ngừa sai phạm. Khi quy định ngày càng phức tạp, việc dựa vào quy trình thủ công và giấy tờ lưu trữ phân tán làm tăng nguy cơ vi phạm, quản lý sai công quỹ, thậm chí ảnh hưởng đến an toàn và độ tin cậy của các dịch vụ thiết yếu.

Số hóa các quy trình này, tận dụng thông tin từ cơ chế phản hồi, sẽ tạo ra sự khác biệt lớn. Bằng cách tự động hóa quy trình tuân thủ, tập trung hóa hồ sơ và lưu trữ lịch sử kiểm toán bằng kỹ thuật số, các cơ quan có thể dễ dàng đáp ứng các yêu cầu luôn thay đổi. Việc theo dõi tài chính, quản lý hợp đồng, báo cáo kết quả trở nên gọn nhẹ, an toàn và sẵn sàng cho kiểm tra—giúp lãnh đạo tập trung vào việc tạo ra kết quả thay vì luẩn quẩn với giấy tờ. Các cơ chế kiểm soát tích hợp cũng giúp giảm lỗi do con người và dễ dàng truy tìm nguyên nhân khi có sự cố, đảm bảo giải quyết nhanh gọn.

Sự minh bạch toàn hệ thống như vậy giúp nâng cao trách nhiệm giải trình của cơ quan, dễ dàng giải trình việc sử dụng ngân sách, cải thiện phối hợp giữa các đơn vị, bảo vệ sức khỏe và an toàn cho người dân, và quan trọng nhất là tác động tích cực đến sự ủng hộ của người dân.

5. Xây dựng Cộng đồng Vững Mạnh và Phát triển Bền vững

Cuộc sống người dân phụ thuộc vào hạ tầng không chỉ hoạt động tốt—mà còn phải đáp ứng được nhu cầu tương lai. Khi các yêu cầu về môi trường và xã hội ngày càng cao, các cơ quan nhà nước chịu áp lực phải mang lại kết quả thông minh hơn, thân thiện với môi trường hơn.

Các công cụ quản lý tài sản hiện đại có hỗ trợ cơ chế phản hồi thông tin cho phép lãnh đạo chủ động bảo trì hạ tầng thiết yếu, theo dõi việc sử dụng năng lượng, nước, giám sát các chỉ số môi trường và hướng tới các mục tiêu ESG (Môi trường, Xã hội, Quản trị). Bằng cách đưa yếu tố bền vững vào ngay từ khâu hoạch định và vận hành, các cơ quan có thể giảm phát thải carbon, sử dụng năng lượng hiệu quả hơn và đảm bảo lợi ích lâu dài cho người dân.

Những quyết định này quan trọng nhất trong các lĩnh vực như y tế, giáo dục, và chính quyền địa phương, nơi chất lượng cuộc sống người dân gắn liền trực tiếp với chất lượng và sự ổn định của các công trình và dịch vụ công.

Tiếp Sức cho các Cơ quan Phát triển trong Thế giới Đầy Biến Động

Trong bối cảnh khu vực công luôn thay đổi như hiện nay, chuyển đổi số mở ra một lối đi. Bằng cách áp dụng các giải pháp tích hợp xuyên suốt vòng đời tài sản, các cơ quan nhà nước có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn, giảm rủi ro vận hành và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với người dân.

Hexagon tự hào đồng hành cùng các chính phủ và tổ chức nhà nước trên toàn cầu—giúp họ hiện đại hóa hoạt động, sử dụng hiệu quả ngân sách hạn hẹp và tự tin dẫn dắt. Giải pháp của chúng tôi giúp thống nhất dữ liệu, đưa ra quyết định nhanh chóng, hợp lý và mang lại những kết quả tích cực, lâu dài trong suốt vòng đời tài sản.

Bạn đã sẵn sàng làm tốt hơn với nguồn lực hiện có? Hãy liên hệ với True Technology Co., Ltd nhà phân phối các giải pháp của Hexagon tại Việt Nam để tìm hiểu cách Hexagon có thể giúp cơ quan của bạn phát triển mạnh mẽ hôm nay và trong tương lai.

Về Tác giả

Với gần mười năm kinh nghiệm sáng tạo nội dung và quản lý dự án/chương trình, Anna hiện là Giám đốc Chương trình Lập kế hoạch Dự án thuộc Bộ phận Tiếp thị Danh mục Đầu tư Toàn cầu của Hexagon. Cô phụ trách các chương trình và sáng kiến tiếp thị cho giải pháp Hiệu suất Dự án Doanh nghiệp (EPP) của Hexagon là EcoSys, giúp các chuyên gia dự án khai thác dữ liệu để đạt kết quả kinh doanh tốt hơn. Sinh ra ở Huntsville, Alabama, Anna có bằng cử nhân Đại học Samford ở Birmingham, Alabama. Ngoài công việc, cô thích làm vườn, đọc sách và dành thời gian bên chồng, Chase, cùng chú chó Golden Retriever tên Piper.

Tác giả: Anna Morris – Hexagon