Giải pháp tối ưu hóa quản lý và đầu tư tài sản với EAM và AIP: Bí quyết cho doanh nghiệp phát triển bền vững

Trong thời đại kinh doanh hiện đại, quản lý và đầu tư tài sản hiệu quả là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và gia tăng giá trị bền vững. Thay vì chỉ đơn thuần theo dõi và quản lý, giải pháp Đầu Tư Tài Sản (AIP) kết hợp với Hệ thống Quản lý Tài sản Doanh nghiệp (EAM) cung cấp định hướng chiến lược đầu tư hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ tại sao AIP là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản thông minh, tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro, đảm bảo sự phát triển bền vững.

1. EAM và AIP: Cặp đôi hoàn hảo cho quản lý tài sản thông minh

Trong bối cảnh kinh tế ngày càng cạnh tranh, hầu hết những doanh nghiệp sở hữu nhiều tài sản đều đang tìm kiếm giải pháp đầu tư tài sản, nhằm đảm bảo các cam kết về mức độ dịch vụ (SLAs), tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn và giảm thiểu rủi ro kinh doanh phát sinh từ sự cố tài sản. Do đó giải pháp Đầu Tư Tài Sản (AIP – Asset Investment Plan) ra đời như một hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả, giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển giá trị tài sản một cách có chiến lược và bền vững. 

EAM là nền tảng cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng, chi phí vận hành và hiệu suất hoạt động của tài sản. AIP dựa trên dữ liệu từ EAM để phân tích, dự đoán, và đề xuất kế hoạch đầu tư tối ưu. Không chỉ dừng lại ở việc quản lý, sự kết hợp này hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra chiến lược đầu tư dài hạn, cân đối chi phí, và giảm thiểu rủi ro từ các sự cố bất ngờ.

2. Cách thức hoạt động và lợi ích mang lại cho doanh nghiệp

Hãy tưởng tượng: Công ty sản xuất của bạn cần đầu tư thay thế máy móc cũ. EAM cung cấp thông tin chi tiết về tuổi thọ, lịch sử bảo trì, tình trạng hư hỏng và chi phí vận hành của máy móc. AIP sẽ phân tích dữ liệu từ EAM, xác định rủi ro tiềm ẩn và đưa ra giải pháp tối ưu cho việc đầu tư, đảm bảo lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.

EAM cung cấp dữ liệu chi tiết về từng tài sản, bao gồm tuổi thọ, lịch sử bảo trì, tình trạng hư hỏng, và các thông số kỹ thuật liên quan. AIP tận dụng dữ liệu này để phân tích tình trạng tài sản, mức độ quan trọng và rủi ro liên quan nhằm đề xuất các chiến lược đầu tư hợp lý.

AIP kết hợp thông tin từ EAM với các thuật toán tối ưu hóa để đưa ra kế hoạch đầu tư phù hợp với ngân sách và mục tiêu của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp áp dụng AIP có thể quản lý tài sản tốt hơn, tiết kiệm chi phí bảo trì, và tối ưu hóa lợi nhuận từ tài sản hiện có. 

Bằng cách tối ưu hóa quản lý đầu tư, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu, từ đó tăng hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro tài chính.

3. Tại sao doanh nghiệp cần AIP

3.1 Thách thức trong quản lý đầu tư tài sản theo phương thức truyền thống

Từ lâu, các quyết định đầu tư vốn để cải tạo hoặc thay thế tài sản quan trọng thường sử dụng các phương thức quản lý tài sản truyền thống chủ yếu qua việc ghi chép trong bảng tính Microsoft Excel. Tuy nhiên, phương pháp này thường tốn kém thời gian và nguồn lực, thiếu sự linh hoạt và thiếu công cụ phân tích chuyên sâu, dẫn đến việc phân bổ tài sản không tối ưu. Hơn nữa, việc không theo dõi sát sao tình trạng tài sản có thể gây  lãng phí hoặc không được bảo trì và sửa chữa kịp thời và đúng cách, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

3.2 Yêu cầu ngày càng cao về hiệu quả và bền vững

Ngày nay, các doanh nghiệp không chỉ cần hiệu quả trong hoạt động đầu tư, mà còn cần đảm bảo tính bền vững. AIP và EAM cho phép doanh nghiệp tích hợp các yếu tố bền vững vào quy trình đầu tư và quản lý, tạo điều kiện cho việc phát triển bền vững dài hạn.

4. Bốn yếu tố quan trọng trong AIP

Đầu tư vào tài sản không chỉ là chi tiêu, mà là một chiến lược dài hạn nhằm tối ưu hóa ngân sách và duy trì hoạt động ổn định cho doanh nghiệp. Để đạt được điều này, cần tập trung vào bốn yếu tố then chốt: tình trạng tài sản, tính quan trọng của tài sản, khả năng chịu rủi ro khi tài sản gặp sự cố, và yêu cầu về tiêu chuẩn dịch vụ. 

Dưới đây là chi tiết từng yếu tố và cách chúng có thể được áp dụng vào chiến lược đầu tư tài sản để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động bền vững và hiệu quả.

4.1 Tình trạng tài sản

Thông thường các doanh nghiệp trong các ngành công nghiệp như giao thông vận tải và năng lượng sẽ cần một lượng lớn tài sản vật lý để đáp ứng mục tiêu kinh doanh của họ. Những yếu tố chính mà những doanh nghiệp này cần xem xét khi đầu tư tài sản là: tình trạng và hiệu quả tuổi thọ còn lại của những tài sản này. Việc đánh giá chính xác tình trạng của tài sản giúp doanh nghiệp nắm bắt được tuổi thọ còn lại và lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế một cách hợp lý. Điều này đặc biệt quan trọng với các tài sản lớn và có giá trị cao. 

Việc đánh giá tình trạng tài sản thường được tiến hành định kỳ. Sau quá trình đánh giá tình trạng tài sản, doanh nghiệp có thể xác định tuổi thọ hữu ích còn lại của tài sản. Tuy nhiên tài sản hiếm khi suy giảm đều theo một đường thẳng. Tỷ lệ suy giảm của chúng có thể được biểu diễn dưới dạng đồ thị suy thoái, cụ thể cho từng loại tài sản riêng lẻ.

Trong trường hợp tổ chức không đủ ngân sách để kiểm tra từng tài sản riêng lẻ, họ có thể chọn kiểm tra vật lý đại diện một nhóm tài sản và sau đó sử dụng đồ thị suy thoái tài sản tiêu chuẩn để dự đoán tình trạng có thể xảy ra của nhóm tài sản còn lại. Phân tích đường cong suy giảm của tài sản sẽ cho phép doanh nghiệp dự đoán thời điểm cần can thiệp và tiến hành thực hiện bảo trì bổ sung để tối ưu hóa chi phí và kéo dài tuổi thọ của tài sản.

Ngoài ra, việc hiểu rõ thời gian suy giảm sẽ hỗ trợ trong việc ra quyết định đầu tư thay thế khi cần thiết, đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

4.2 Tính quan trọng của tài sản

Tính quan trọng của tài sản là tác động của việc một tài sản cụ thể bị lỗi sẽ ảnh hưởng đến khả năng thực hiện chiến lược, chính sách và mục tiêu kinh doanh của một tổ chức. Do đó, việc đánh giá tính quan trọng của tài sản như một phần của kế hoạch đầu tư tài sản giúp doanh nghiệp xác định thứ tự ưu tiên cho các khoản đầu tư vào tài sản.

Để xác định mức độ quan trọng của tài sản, các tổ chức cần phát triển một phương pháp luận nhất quán để xác định mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau đối với các tài sản khác nhau. Chỉ có tổ chức đó mới có thể xác định mối quan hệ sẽ như thế nào đối với tài sản của mình, vì chỉ họ hiểu rõ đặc thù kinh doanh và tài sản của mình.

Giải pháp AIP của Hexagon sẽ cho phép tổ chức áp dụng phương pháp luận nhằm xác định và chấm điểm mức độ quan trọng để tổ chức có thể chấm điểm mức độ quan trọng của tài sản của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Tính quan trọng của tài sản thể hiện qua mức độ ảnh hưởng của nó đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp khi xảy ra sự cố. Hay nói cách khác, mức độ quan trọng của tài sản có thể thay đổi khi mục tiêu kinh doanh thay đổi.

Ví dụ, mục tiêu quan trọng nhất của một hãng hàng không là giữ cho nhiều máy bay bay trên không nhất có thể để tối đa hóa doanh thu. Tuy nhiên, trong đại dịch COVID-19, khi số lượng chuyến bay giảm,chiến lược kinh doanh sẽ tập trung vào việc duy trì tình trạng tốt cho các máy bay không hoạt động thường xuyên. Như vậy, các tài sản có tính quan trọng cao cần được ưu tiên đầu tư và bảo trì nhằm đảm bảo hoạt động liên tục và không gián đoạn, ngay cả khi bối cảnh thay đổi. 

Với phương pháp đánh giá tính quan trọng phù hợp, doanh nghiệp có thể xác định rõ các tài sản chiến lược, đặc biệt là trong các giai đoạn thay đổi mục tiêu.

4.3 Khả năng chịu rủi ro của sự cố tài sản

Một yếu tố không thể thiếu trong chiến lược đầu tư là xác định và đánh giá rủi ro mà doanh nghiệp có thể chịu đựng khi tài sản gặp sự cố. Vì không có doanh nghiệp nào là không có rủi ro. Mặc dù một số tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro một cách triệt để, nhưng hầu hết họ đều nhận ra rằng không thể hoạt động kinh doanh mà không có rủi ro như: an toàn, thách thức vật lý, tài chính đến pháp lý. 

Bên cạnh đó, trong quản lý rủi ro, khái niệm “sự kiện thiên nga đen” đề cập đến những sự kiện bất ngờ, không thể dự đoán được, nhưng lại có tác động lớn đến tổ chức. Sau khi sự kiện xảy ra, người ta thường cố gắng giải thích nó và cho rằng sự kiện đó có thể đã được dự đoán trước, mặc dù thực tế là không thể nào lường trước được.

Cụm từ này được Nassim Nicholas Taleb giới thiệu trong cuốn sách The Black Swan (2007), và có ba đặc điểm chính: sự kiện hiếm gặp, có tác động rất lớn và sau đó thường được giải thích như thể nó là điều không thể tránh khỏi. Những ví dụ điển hình bao gồm cuộc khủng hoảng tài chính năm 2008 hay đại dịch COVID-19

Trong bối cảnh này, giải pháp AIP giúp tổ chức dự đoán những tình huống tồi tệ nhất có thể xảy ra và lên kế hoạch để ứng phó với những tình huống như vậy, kể cả khi chúng là những sự kiện thiên nga đen, giúp tổ chức đánh giá các hậu quả từ sự cố tài sản theo một chuẩn mực rõ ràng, ví dụ như theo tiêu chuẩn ISO 35000, giúp phân loại các mức độ rủi ro chấp nhận được và đề xuất biện pháp giảm thiểu.

Việc hiểu rõ khả năng chịu đựng rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp đầu tư một cách hợp lý và giảm thiểu thiệt hại không mong muốn. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ đối phó hiệu quả với các rủi ro thông thường mà còn có khả năng ứng phó với những sự cố bất ngờ và tác động lớn, tạo nên một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

4.4 Yêu cầu về tiêu chuẩn dịch vụ

Yêu cầu về tiêu chuẩn dịch vụ giúp xác định tiêu chuẩn tối thiểu mà doanh nghiệp kỳ vọng từ các tài sản quan trọng. Khi đánh giá yếu tố này, doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra các quyết định chính xác về đầu tư, bảo trì và phân bổ ngân sách nhằm đáp ứng các cam kết dịch vụ, duy trì hiệu suất và gia tăng giá trị bền vững.

Chẳng hạn, một công ty điện lực có thể cam kết cung cấp điện trong một giờ ngẫu nhiên mỗi ngày hoặc cung cấp nguồn điện ổn định 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày mỗi tuần, 365 ngày mỗi năm. Một công ty vận tải có thể tuyên bố rằng các chuyến tàu của họ sẽ chạy 95% thời gian.

Khi các tổ chức đã xác định được mục tiêu dịch vụ của mình, họ có thể xác định các chiến lược để đạt được những kết quả mong muốn bằng cách sử dụng tài sản của mình, các mục tiêu để hiện thực hóa các chiến lược này và một bộ chỉ số hiệu suất (KPI) để đo lường tiến độ hướng tới các mục tiêu đó.

Tiêu chuẩn ISO 55000 quy định các nguyên tắc quản lý và vận hành tài sản đảm bảo đạt được mức độ dịch vụ cam kết, đồng thời tối ưu hóa tổng chi phí sở hữu tài sản với mức độ rủi ro hợp lý. Giải pháp AIP hỗ trợ tổ chức thực hiện tiêu chuẩn ISO 55000 bằng cách áp dụng các chính sách, chiến lược và mục tiêu của tổ chức vào thực tế, kết nối chúng với các chỉ số hiệu suất (KPI) và sau đó liên kết điều đó với các yêu cầu về mức độ dịch vụ.

Bằng cách tập trung vào bốn yếu tố quan trọng này, doanh nghiệp có thể xây dựng một chiến lược đầu tư tài sản hiệu quả, không chỉ đáp ứng nhu cầu ngắn hạn mà còn giúp cân đối chi tiêu trong dài hạn.

Sự kết hợp giữa EAM và AIP tạo thành một hệ thống quản lý tài sản toàn diện, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định đầu tư thông minh, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. AIP dựa trên dữ liệu từ EAM để phân tích, dự đoán, và đề xuất kế hoạch đầu tư tối ưu.

Hơn nữa, EAM còn tích hợp chức năng lên kế hoạch đầu tư (Investment Planning) với AIP. Khi tình trạng tài sản xuống cấp đến mức cần bảo trì hoặc thay thế, EAM sẽ sử dụng AIP để tính toán kế hoạch đầu tư tối ưu. EAM gửi yêu cầu lên kế hoạch đầu tư đến AIP (trong định dạng JSON) và AIP sẽ sử dụng các thuật toán tối ưu hóa để tạo ra kế hoạch đầu tư phù hợp với ngân sách và mục tiêu của doanh nghiệp.

Kế hoạch này sẽ bao gồm danh sách các khoản đầu tư cần thiết cho mỗi giai đoạn, đồng thời xác định những khoản đầu tư không thể thực hiện do hạn chế về ngân sách.

Nhiều thông tin quan trọng cho kế hoạch đầu tư tài sản đến từ hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM), hệ thống này giúp tổ chức nắm rõ mình sở hữu tài sản gì, giúp quản lý các hoạt động bảo trì tài sản và hệ thống quản lý hiệu suất tài sản (APM) theo dõi tình trạng và độ tin cậy của tài sản, còn AIP là giải pháp toàn diện trong quản lý và đầu tư tài sản, đặc biệt phù hợp trong bối cảnh doanh nghiệp hiện nay đang đối mặt với những thách thức về hiệu quả và bền vững.

Việc áp dụng AIP giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các tài sản quan trọng, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo doanh nghiệp luôn ở vị thế chủ động trong việc đối mặt với các thay đổi và rủi ro. Doanh nghiệp hãy nhanh chóng ứng dụng những giải pháp này để xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển dài hạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện cho quản lý và đầu tư tài sản, EAM và AIP chính là chìa khóa.

Là đối tác của hãng Hexagon tại Việt Nam, Công ty TNHH Công nghệ Niềm tin (Truetech) hân hạnh cung cấp cho Quý khách hàng giải pháp Quản lý tài sản doanh nghiệp HxGN EAM và giải pháp Đầu tư tài sản doanh nghiệp AIP. Mọi thông tin xin liên hệ:

Email: info@truetech.com.vn

Tel: 024-3776-5088

(Nguồn bài viết tham khảo:

1. https://hexagonppm.highspot.com/items/62f41d989e8dd7a2059dc6b8?lfrm=rhp.11#1
2. https://docs.hexagonppm.com/r/en-US/EAM-System-Overview/11.7.1/1261965)