Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý tài liệu của doanh nghiệp? Tài liệu bị thất lạc, lỗi thời, gây sai sót trong công việc và khó khăn trong việc tuân thủ quy định? Đừng lo lắng! Với tính năng Yêu cầu Kho Lưu Trữ Tài Liệu(Document Repository Requests) mới nhất của HxGN EAM 12.2, việc kiểm soát tài liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Chắc hẳn, ai trong chúng ta, những người đi làm, đều từng trải qua những tình huống dở khóc dở cười vì tài liệu. Bạn mở một quy trình làm việc và phát hiện ra nó đã lỗi thời. Bạn loay hoay tìm kiếm bản cập nhật mới nhất nhưng không thấy. Hoặc tệ hơn, bạn phát hiện ra sai sót trong tài liệu, gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Những vấn đề này không chỉ gây mất thời gian, giảm năng suất làm việc mà còn có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng, đặc biệt là trong các lĩnh vực đòi hỏi tuân thủ quy định nghiêm ngặt.

Vậy, làm thế nào để kiểm soát tài liệu hiệu quả trong doanh nghiệp? Làm thế nào để đảm bảo tài liệu luôn được cập nhật, chính xác và dễ dàng truy cập?

Tại sao kiểm soát tài liệu lại quan trọng cho doanh nghiệp?

Kiểm soát tài liệu không chỉ là việc sắp xếp và lưu trữ tài liệu. Nó là một quy trình toàn diện, bao gồm:

Tạo và phê duyệt tài liệu: Đảm bảo tài liệu được tạo ra theo quy trình chuẩn và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.
Kiểm soát phiên bản: Theo dõi và quản lý các phiên bản khác nhau của tài liệu để đảm bảo người dùng luôn sử dụng phiên bản mới nhất.
Phân quyền truy cập: Chỉ cho phép những người có thẩm quyền được truy cập vào các tài liệu nhất định.
Lưu trữ và bảo mật: Lưu trữ tài liệu một cách an toàn và bảo mật để tránh mất mát hoặc truy cập trái phép.
Cập nhật và sửa đổi: Đảm bảo tài liệu được cập nhật và sửa đổi kịp thời khi có thay đổi.

Việc kiểm soát tài liệu hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Giảm thiểu sai sót: Đảm bảo người dùng luôn sử dụng tài liệu chính xác, giúp giảm thiểu sai sót trong công việc.
Tiết kiệm thời gian: Giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu cần thiết, tiết kiệm thời gian và công sức.
Tuân thủ quy định: Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành liên quan đến tài liệu.
Nâng cao hiệu quả làm việc: Giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Bảo vệ thông tin: Đảm bảo thông tin của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn.

Tính năng Yêu cầu Kho Lưu Trữ Tài Liệu của HxGN EAM hoạt động như thế nào?

HxGN EAM là một giải pháp quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM) hàng đầu, giúp các doanh nghiệp quản lý tài sản, quy trình và tài liệu một cách hiệu quả. Tính năng Yêu cầu Kho Lưu Trữ Tài Liệu là một phần quan trọng của HxGN EAM, giúp bạn:

Yêu cầu tài liệu mới: Nhân viên có thể dễ dàng yêu cầu tạo mới các tài liệu cần thiết cho công việc của họ.
Yêu cầu cập nhật tài liệu: Nhân viên có thể yêu cầu cập nhật các tài liệu đã lỗi thời hoặc có sai sót.
Quy trình phê duyệt: Tất cả các yêu cầu đều được chuyển đến người có thẩm quyền để phê duyệt, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ.
Kho lưu trữ tập trung: Tất cả các tài liệu, sau khi được phê duyệt, sẽ được lưu trữ trong một kho lưu trữ tập trung, dễ dàng tìm kiếm và truy cập.

Lợi ích của việc sử dụng HxGN EAM để kiểm soát tài liệu

Giảm thiểu thời gian chết sản xuất: Với tài liệu luôn được cập nhật và dễ dàng truy cập, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian chết sản xuất do thiếu thông tin.
Đảm bảo tuân thủ quy định: HxGN EAM giúp bạn theo dõi và quản lý các quy định liên quan đến tài liệu, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ.
Tăng cường bảo mật tài liệu: HxGN EAM cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ, giúp bảo vệ tài liệu của bạn khỏi truy cập trái phép.
Tận dụng kiến thức của nhân viên: Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và yêu cầu cập nhật tài liệu, tận dụng kiến thức và kinh nghiệm của họ để cải thiện chất lượng tài liệu.
Quy trình phê duyệt tài liệu minh bạch: Quy trình phê duyệt rõ ràng, giúp bạn theo dõi và kiểm soát tất cả các thay đổi đối với tài liệu.

Kiểm soát tài liệu là một yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả hoạt động và tuân thủ quy định trong doanh nghiệp. Với tính năng Yêu cầu Kho Lưu Trữ Tài Liệu của HxGN EAM, bạn có thể dễ dàng kiểm soát tài liệu một cách hiệu quả, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

Liên hệ với True Technology Co., Ltd ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và khám phá cách HxGN EAM có thể giúp bạn quản lý tài sản và kiểm soát tài liệu hiệu quả hơn! Hãy gọi ngay: +84 (24) 37765087.

Spread the love

Quay lại