Ngừng hoạt động ngoài kế hoạch, gián đoạn dịch vụ, nhân sự biến động. Nếu đây là những vấn đề quen thuộc, thì bạn không hề đơn độc. Các nhà lãnh đạo vận hành và bảo trì trong những ngành thâm dụng tài sản (như sản xuất, khu vực công, giao thông vận tải, hóa chất) đang chịu áp lực phải cải thiện hiệu suất tài sản trong bối cảnh ngân sách eo hẹp, đội ngũ tinh gọn và kỳ vọng ngày càng tăng. Theo McKinsey, gần 99% tổ chức đã thử nghiệm một hình thức chuyển đổi hoạt động bảo trì trong 5 năm qua, nhưng hiệu suất của nhiều tài sản vẫn chưa đạt yêu cầu.
Tại sao vậy? Bởi những thách thức cố hữu vẫn luôn tồn tại. Từ dữ liệu phân mảnh, hạ tầng cũ kỹ cho đến văn hóa làm việc theo kiểu “hỏng đâu sửa đó” đã ăn sâu, những rào cản này thường làm thất bại ngay cả những kế hoạch tốt nhất. Kết quả là gì? Các đội nhóm vẫn luẩn quẩn trong vòng “chữa cháy” sự cố, thiếu đi tầm nhìn và năng lực để thực sự bứt phá.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về ba thách thức cốt lõi mà các tổ chức thâm dụng tài sản phải đối mặt, bao gồm: điểm mù về hiệu suất tài sản, dữ liệu bị phân mảnh, và lỗ hổng trong lộ trình phát triển bảo trì. Đồng thời, chúng tôi sẽ chia sẻ những phương pháp then chốt để giải quyết các thách thức này và cải tiến chiến lược bảo trì của bạn.
Ba thách thức cốt lõi của các tổ chức thâm dụng tài sản
1. Điểm mù về hiệu suất: Thiếu cái nhìn toàn diện về tài sản
Bạn không thể quản lý (hay bảo trì) thứ bạn không thể thấy. Nhiều tổ chức đang gặp phải “điểm mù dữ liệu tài sản” – những thông tin quan trọng về tình trạng, hiệu suất hay lịch sử bảo trì không được ghi nhận hoặc không thể truy xuất khi cần.
Việc thiếu tầm nhìn, dữ liệu không đầy đủ hoặc sử dụng sai cách sẽ dẫn đến lối mòn bảo trì thụ động (hỏng mới sửa): sự cố không được phát hiện cho đến khi xảy ra hỏng hóc và các cơ hội bảo trì phòng ngừa bị bỏ lỡ. Những điểm mù này có thể đến từ việc phụ thuộc vào hồ sơ giấy, bảng tính, hoặc các hệ thống tự phát triển. Kết quả là các quyết định được đưa ra dựa trên cảm tính, dẫn đến ngừng hoạt động ngoài kế hoạch và sụt giảm hiệu quả, cuối cùng gây thất thoát doanh thu.
2. Dữ liệu phân mảnh: Dữ liệu vận hành và cảm biến bị mắc kẹt, chưa được khai thác
Dù đang ở trong kỷ nguyên dữ liệu lớn và IoT công nghiệp, nhiều đội ngũ bảo trì vẫn phải vật lộn với các hệ thống rời rạc. Nguyên nhân có thể do hệ thống cũ, triển khai nhiều phần mềm mà không tích hợp đúng cách, hoặc các quy trình thủ công. Dữ liệu vận hành từ cảm biến thiết bị, báo cáo kiểm tra và hệ thống điều khiển thường bị cô lập, khiến việc xây dựng một bức tranh toàn cảnh về “sức khỏe” tài sản là gần như không thể.
Sự thiếu tích hợp này không chỉ gây bất tiện mà còn cực kỳ tốn kém. McKinsey ước tính rằng dữ liệu phân mảnh và chất lượng dữ liệu kém gây thiệt hại cho các tổ chức hàng nghìn tỷ đô la mỗi năm.
Khi dữ liệu không thể lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận, đội ngũ bảo trì, vận hành và giám sát độ tin cậy sẽ phải làm việc thiếu đồng bộ. Việc ưu tiên đúng công việc, ứng phó rủi ro hay thống nhất chiến lược trở nên khó khăn hơn, làm chậm thời gian phản ứng và đẩy chi phí vận hành lên cao.
3. Lỗ hổng trong Lộ trình Phát triển Bảo trì: Từ Thụ động đến Chủ động
Theo Khảo sát Quản lý Tài sản năm 2024 của GFMAM, 89% công ty biết về chứng nhận quản lý tài sản ISO 55000. Tuy nhiên, chỉ 16% đạt được chứng nhận này.
Chứng nhận ISO 55000 là tiêu chuẩn vàng được quốc tế công nhận cho các phương pháp quản lý tài sản. Việc nó chưa được áp dụng rộng rãi cho thấy một khoảng cách lớn giữa mong muốn và thực thi. Các tổ chức muốn chuyển đổi sang các chiến lược bảo trì chủ động (như bảo trì dự đoán, bảo trì tập trung vào độ tin cậy) nhưng lại thiếu nền tảng về hệ thống, dữ liệu và văn hóa để thực hiện.
Kết quả là một chiến lược chỉ hoàn hảo trên giấy tờ nhưng lại kém hiệu quả trong thực tế, khiến các đội nhóm mắc kẹt trong vòng luẩn quẩn của chi phí sửa chữa đột xuất và thời gian ngừng hoạt động đáng lẽ có thể tránh được.
Điểm cốt lõi của Chứng nhận Quản lý Tài sản ISO 55000
Vậy tại sao ISO 55000 lại quan trọng đến vậy? Vì đây không chỉ là một chứng nhận về bảo trì, mà là một khuôn khổ chiến lược để quản lý tài sản nhằm tối đa hóa giá trị cho tổ chức. Các điểm chính bao gồm:
- Gắn kết với mục tiêu kinh doanh: Đảm bảo rằng mọi hoạt động quản lý tài sản (bao gồm bảo trì) đều phải phục vụ trực tiếp cho các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
- Tư duy dựa trên giá trị: Tập trung vào việc tạo ra giá trị từ tài sản, cân bằng giữa hiệu suất, chi phí và rủi ro trong suốt vòng đời của chúng.
- Quản lý toàn bộ vòng đời: Xem xét tài sản từ giai đoạn lên kế hoạch, mua sắm, vận hành, bảo trì cho đến khi thanh lý, nhằm tối ưu hóa tổng chi phí sở hữu.
- Ra quyết định dựa trên rủi ro: Ưu tiên các hoạt động và nguồn lực vào những tài sản có rủi ro cao nhất đối với hoạt động kinh doanh.
- Sự cam kết của lãnh đạo: Đòi hỏi sự tham gia và cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo để xây dựng một văn hóa quản lý tài sản hiệu quả.
- Cải tiến liên tục: Thúc đẩy một chu trình đánh giá và cải tiến không ngừng các quy trình quản lý tài sản.
Việc áp dụng ISO 55000 giúp doanh nghiệp chuyển từ tư duy “sửa chữa thiết bị” sang “quản lý giá trị tài sản”, tạo ra một nền tảng vững chắc để phát triển các chiến lược bảo trì chủ động.
Thông minh hơn khi kết hợp: Tại sao EAM và APM là bộ đôi hoàn hảo?
Làm thế nào để chuyển từ bảo trì thụ động sang chủ động và dựa trên dữ liệu? Câu trả lời nằm ở việc kết hợp đúng hệ thống: một để thực thi và một để tối ưu.
Quản lý Tài sản Doanh nghiệp (EAM – Enterprise Asset Management) là hệ thống thực thi. Nó giúp tổ chức lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện công việc để giữ tài sản hoạt động an toàn và hiệu quả. Với EAM, bạn có thể:
- Lên lịch và quản lý lệnh công việc.
- Theo dõi kiểm tra, sửa chữa, chứng nhận.
- Duy trì hồ sơ và cây phân cấp tài sản chính xác.
- Giám sát tồn kho và mua sắm phụ tùng.
- Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn.
Tóm lại, EAM cho bạn quyền kiểm soát hoạt động bảo trì hàng ngày và tạo ra một hệ thống ghi nhận lịch sử tài sản đáng tin cậy.
Quản lý Hiệu suất Tài sản (APM – Asset Performance Management) là hệ thống thông minh. Nó sử dụng phân tích dữ liệu, mô hình hóa rủi ro và giám sát tình trạng để liên tục cải thiện các quyết định bảo trì. APM trả lời các câu hỏi như:
- Chúng ta đã kiểm soát hết rủi ro tài sản chưa?
- Tài sản nào có nguy cơ hỏng hóc cao nhất?
- Khi nào là thời điểm can thiệp tối ưu?
- Chiến lược bảo trì hiện tại có thực sự hiệu quả?
- Đâu là những tài sản “ngốn” nhiều nguồn lực nhất hoặc thường xuyên gây sự cố?
Với APM, bạn có thể liên tục đánh giá “sức khỏe” tài sản, phát hiện dấu hiệu bất thường sớm và tinh chỉnh chiến lược để giảm thiểu rủi ro.
Sức mạnh tổng hợp
Mặc dù EAM và APM rất mạnh mẽ khi đứng riêng, chúng còn hiệu quả hơn gấp bội khi kết hợp với nhau. EAM cung cấp nền tảng thực thi (lệnh công việc, lịch sử), trong khi APM mang đến trí tuệ (phân tích, dự báo).
Sự kết hợp này mang lại một chiến lược tài sản thông minh hơn:
- Đúng việc, đúng thời điểm, đúng thông tin: APM xác định vấn đề tiềm ẩn và đề xuất hành động. EAM thực thi các hành động đó một cách hiệu quả.
- Quyết định dựa trên dữ liệu, không phải cảm tính: Dữ liệu tình trạng thời gian thực và lịch sử hiệu suất đảm bảo mọi quyết định đều có cơ sở.
- Tối ưu hóa nguồn lực: Ngừng lãng phí công sức vào các thiết bị rủi ro thấp và tập trung vào những nơi thực sự cần thiết.
Cách tiếp cận tích hợp này giúp nâng cao hiệu quả bảo trì, kéo dài tuổi thọ tài sản và đưa tổ chức tiến lên trên lộ trình phát triển, từ thụ động sang thực sự dự đoán.
Nguồn Hexagon
Bình luận