Đổi mới Nền tảng Công nghệ Quản lý Cơ sở Vật chất để Đáp ứng Nhu cầu của Thập kỷ Mới

Liệu các nhà quản lý cơ sở vật chất có đủ khả năng đáp ứng mọi yêu cầu có thể phát sinh?

Câu hỏi này xuất hiện khi nhìn vào khảo sát gần đây của CBRE về việc mua sắm các giải pháp quản lý cơ sở vật chất[1]. Khi được hỏi về ưu tiên hàng đầu của tổ chức, những người tham gia đã liệt kê không dưới năm ưu tiên: tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ, làm hài lòng các bên liên quan, đảm bảo sức khỏe và an toàn, và hướng tới sự bền vững. Đáng chú ý là không có một ưu tiên nào nổi trội hơn cả.

Sự phân tán này cho thấy những thách thức trong năm 2024, khi các nhà quản lý cơ sở vật chất phải đối mặt với một nhiệm vụ dường như bất khả thi: vừa phải cắt giảm chi phí, vừa phải cung cấp dịch vụ tốt hơn, mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên, và đồng thời cải thiện tính bền vững của tòa nhà.

Ưu tiên hàng đầu: Tất cả những điều trên

Do chuỗi cung ứng bị gián đoạn, thiếu hụt nhân lực có kỹ năng và lo ngại về lạm phát, chi phí đã tăng khoảng 5% ở khu vực EMEA trong hai năm liên tiếp[2]. Điều này gây áp lực lớn lên các nhà quản lý cơ sở vật chất trong việc kiểm soát chi phí. Trong bối cảnh đó, việc tiết kiệm chi phí thường trở thành ưu tiên hàng đầu.

Cùng lúc đó, các quy định và yêu cầu tuân thủ ngày càng nghiêm ngặt hơn. Tại Liên minh châu Âu (EU), Chỉ thị về Hiệu suất Năng lượng của Tòa nhà (EPBD) đang dần đưa ra các yêu cầu mới về hiệu suất năng lượng và các hệ thống quản lý. Điển hình là việc bắt buộc sử dụng Hệ thống Điều khiển Tự động Hóa Tòa nhà (BACS) trong các tòa nhà thương mại vào tháng 1 năm 2025.

Những yêu cầu khắt khe hơn này xuất phát từ hai lý do chính. Thứ nhất, các tòa nhà đóng góp đáng kể vào lượng khí thải gây hiệu ứng nhà kính – ở châu Âu, chúng tiêu thụ tới 40% tổng năng lượng[3] – và các nhà quản lý đang ngày càng xem xét đến lượng khí thải trong suốt vòng đời của tòa nhà. Thứ hai, việc tận dụng dữ liệu thu thập được từ BACS và các hệ thống khác có thể đồng thời giúp giảm tiêu thụ năng lượng và chi phí – nếu các nhà quản lý cơ sở vật chất có đủ công cụ, hiểu biết và sự linh hoạt để thực hiện điều này.

Vượt qua sự phức tạp của các hệ thống rời rạc

Tuy nhiên, việc sử dụng dữ liệu để giảm lượng khí thải không hề dễ dàng. Khi các tòa nhà trở nên “thông minh” và phức tạp hơn, hệ thống công nghệ mà các nhà quản lý cơ sở vật chất cần cũng phát triển mạnh mẽ.

Hệ thống BACS chỉ là một phần trong đó, giúp theo dõi và quản lý các yếu tố như nhiệt độ, chất lượng không khí, ánh sáng và hệ thống HVAC (sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí). Để đạt được những cải thiện đáng kể, hệ thống này cần kết nối với các ứng dụng khác được thiết kế để quản lý tài nguyên, thông tin về tài sản, công tác bảo trì và quản lý kho.

Thêm vào đó, việc tạo ra sự trao đổi dữ liệu giữa BACS và Mô hình Thông tin Công trình (BIM) hoặc các bản sao kỹ thuật số có thể giúp các nhà quản lý cơ sở vật chất có cái nhìn bao quát hơn về vòng đời của tòa nhà, không chỉ trong giai đoạn vận hành. Tuy nhiên, việc kết nối các hệ thống khác nhau này có thể rất khó khăn do nhiều nguyên nhân, từ việc chúng không tương thích với nhau đến việc các bộ phận trong tổ chức hoạt động độc lập, không chia sẻ thông tin.

Ví dụ, bảo trì dự đoán là một lĩnh vực đầy tiềm năng để cắt giảm chi phí và lượng khí thải, và đã được chứng minh là có thể giúp giảm chi phí tới 30%. Nhưng để triển khai thành công, nó đòi hỏi việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau – như thông tin tài sản, dữ liệu từ cảm biến hoặc lịch sử bảo trì – mà những dữ liệu này thường nằm rải rác ở nhiều ứng dụng, bảng tính và các bản ghi thủ công.

Bước quan trọng tiếp theo là kết hợp thông tin đó với các vật tư và nguồn lực hiện có. Hiện nay, ước tính có tới 77% các trường hợp trì hoãn công việc là do không có sẵn vật tư cần thiết.[4]

Xây dựng nền tảng vững chắc cho quản lý cơ sở vật chất trong thế kỷ 21

Vậy, làm thế nào các nhà quản lý cơ sở vật chất có thể đảm bảo họ có công nghệ phù hợp để đối mặt với những thách thức đa dạng này?

Bước đầu tiên là phải có các công cụ phù hợp. Một nền tảng tốt sẽ tích hợp Mô hình Thông tin Công trình (BIM) hoặc công nghệ bản sao kỹ thuật số với một giải pháp Quản lý Tài sản Doanh nghiệp (EAM) hiện đại. Hệ thống EAM rất phù hợp cho quản lý cơ sở vật chất vì nó có thể kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, thu thập dữ liệu thời gian thực từ các thiết bị IoT và cung cấp các khả năng di động cũng như dữ liệu vận hành từ các hệ thống ERP, cùng với nhiều thông tin đầu vào khác.

Khả năng này cho phép các hệ thống EAM tập trung các chức năng như quản lý trung tâm hỗ trợ, các cảnh báo và quy trình kiểm tra, vốn trước đây thường được quản lý riêng lẻ, mang lại một cái nhìn thống nhất hơn về tình trạng của tài sản. Các hệ thống EAM cũng có thể sử dụng học máy để hỗ trợ việc ra quyết định về bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế tài sản, từ đó nâng cao hiệu quả và quản lý chi phí tốt hơn.

Nền tảng phần mềm này cho phép thu thập dữ liệu tốt hơn và chính xác hơn ngay tại hiện trường – thông qua việc sử dụng các ứng dụng di động có khả năng hoạt động ngoại tuyến và khả năng thu thập nội dung và thông tin chi tiết phong phú. Tính di động cũng có nghĩa là nhân viên làm việc tại hiện trường có thể truy cập đúng thông tin vào đúng thời điểm, giúp công việc của họ dễ dàng hơn, có tổ chức hơn và ý nghĩa hơn bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ mang tính sản xuất.

Sự gia tăng năng suất này là rất quan trọng để giải quyết những thách thức đa dạng của quản lý cơ sở vật chất. Trong hai năm tới, ước tính cứ bốn vị trí tuyển dụng trong lĩnh vực này thì có một vị trí sẽ không được lấp đầy[5], nhưng 47% các công việc có thể được đơn giản hóa hoặc loại bỏ thông qua quá trình số hóa. Do đó, việc sử dụng thông minh các công nghệ kỹ thuật số sẽ là điều bắt buộc để hiện thực hóa những lợi ích của các tòa nhà thông minh và cung cấp các dịch vụ tốt hơn, các cơ sở xanh hơn mà không làm tăng chi phí.

Tác giả: Jian Low. Nguồn Hexagon.