Google Workspace Nâng Cấp Mạnh Mẽ với Loạt Tính Năng AI Mới

Google Workspace đang trải qua một cuộc cách mạng, vượt xa vai trò của một bộ công cụ năng suất thông thường như Docs, Sheets, hay Meet. Trí tuệ nhân tạo (AI) đang được tích hợp sâu rộng, biến đổi cách chúng ta làm việc hàng ngày. Trung tâm của sự thay đổi này là Gemini, trợ lý AI cốt lõi được Google đưa vào để tăng cường sức mạnh cho toàn bộ hệ sinh thái Workspace. Gemini không chỉ là một tính năng bổ sung; nó hoạt động như một “trợ lý AI luôn sẵn sàng” , hiện đang hỗ trợ người dùng doanh nghiệp với hơn 2 tỷ lượt trợ giúp AI mỗi tháng.  

Mục tiêu của những cải tiến này rất rõ ràng: nâng cao năng suất, tự động hóa các quy trình công việc lặp đi lặp lại, giải phóng sức sáng tạo và cải thiện sự cộng tác cho cả doanh nghiệp và người dùng cá nhân. Đây không chỉ đơn thuần là việc thêm các tính năng mới, mà là một sự chuyển dịch cơ bản hướng tới một môi trường làm việc được hỗ trợ bởi AI.  

Bài viết này sẽ đi sâu vào 8 lĩnh vực đổi mới quan trọng mà Google vừa công bố, bao gồm:

1. Workspace Flows: Công cụ tự động hóa quy trình làm việc mới.
2. Audio in Docs: Trải nghiệm nghe tài liệu trực tiếp.
3. Help me refine in Docs: Trợ lý tinh chỉnh văn bản thông minh.
4. AI trong Sheets: Phân tích dữ liệu dễ dàng hơn bao giờ hết.
5. Google Vids & Veo 2: Sáng tạo video gốc cho công việc.
6. Gemini trong Meet: Cố vấn thông minh ngay trong cuộc họp.
7. Gemini trong Chat (@Gemini): Tóm tắt và nắm bắt thông tin nhanh chóng.
8. Cam kết về Quyền riêng tư & Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn.

Chiến lược của Google không chỉ dừng lại ở việc bổ sung các tính năng AI rời rạc. Thay vào đó, họ đang nhúng một trợ lý AI gắn kết (Gemini) vào sâu trong toàn bộ hệ sinh thái Workspace. Điều này tạo ra sự khác biệt so với các công cụ AI độc lập , hướng tới một nền tảng tích hợp mang lại trải nghiệm người dùng liền mạch và chức năng xuyên suốt các ứng dụng. Quy mô hỗ trợ khổng lồ (2 tỷ lượt mỗi tháng) càng củng cố ý tưởng về việc sử dụng rộng rãi, tích hợp thay vì các tính năng đơn lẻ.  

Việc triển khai nhanh chóng và nhấn mạnh vào sự sẵn có rộng rãi (trên các gói thương mại) cho thấy Google xem việc tích hợp AI là một yếu tố cạnh tranh cốt lõi, chứ không chỉ là một tiện ích bổ sung cao cấp. Tuyên bố “AI là thiết yếu và sức mạnh của nó thuộc về mọi doanh nghiệp và mọi nhân viên” , cùng với số lượng lớn các tính năng mới được công bố , cho thấy một nỗ lực mạnh mẽ để biến AI thành nền tảng giá trị của Workspace, có thể là để đáp ứng áp lực cạnh tranh từ các đối thủ như Microsoft Copilot.  

Hãy cùng khám phá chi tiết từng tính năng đột phá này và cách chúng định hình lại tương lai của công việc.

Workspace Flows: Công Cụ Tự Động Hóa Công Việc Thông Minh Mới Của Bạn

Workspace Flows là gì?

Google Workspace Flows là một công cụ tự động hóa hoàn toàn mới, được hỗ trợ bởi AI, tích hợp ngay trong Google Workspace. Nó được thiết kế để giải quyết các công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian như theo dõi phê duyệt, cập nhật bảng tính thủ công hay tìm kiếm thông tin trong tài liệu.  

Điểm khác biệt lớn của Workspace Flows so với các công cụ tự động hóa truyền thống nằm ở khả năng xử lý các quy trình phức tạp, gồm nhiều bước, đòi hỏi sự hiểu biết về ngữ cảnh và khả năng suy luận. Thay vì chỉ dựa vào các trình kích hoạt (trigger) đơn giản, Flows sử dụng AI để thực sự nghiên cứu, phân tích và thậm chí tạo ra nội dung như một phần của quy trình công việc. Mục tiêu là tự động hóa toàn bộ quy trình, chứ không chỉ dừng lại ở các bước đơn lẻ , giúp giải phóng thời gian quý báu của người dùng cho các công việc mang tính chiến lược hơn.  

So sánh với n8n và Make

Nếu bạn đã quen thuộc với các nền tảng tự động hóa như n8n hay Make (trước đây là Integromat), bạn sẽ thấy Workspace Flows có mục tiêu tương tự là kết nối các ứng dụng và tự động hóa tác vụ. Tuy nhiên, có những khác biệt chính:

• Trọng tâm AI: Workspace Flows được xây dựng dựa trên nền tảng AI mạnh mẽ của Gemini và các “Gems” tùy chỉnh, cho phép xử lý các quyết định dựa trên ngữ cảnh và thực hiện các tác vụ phức tạp đòi hỏi suy luận, tiến gần hơn đến khái niệm “AI tạo tác” (agentic AI). Các nền tảng như n8n và Make thường tập trung vào logic dựa trên trình kích hoạt và hành động (trigger-action), mặc dù chúng cũng có thể tích hợp các mô-đun AI.  
• Cách tiếp cận “Zero Code”: Flows nhấn mạnh việc người dùng mô tả quy trình bằng ngôn ngữ tự nhiên để AI tự xây dựng luồng công việc. n8n và Make thường sử dụng giao diện trực quan dạng kéo-thả các nút (node-based), vốn là low-code nhưng có thể đòi hỏi hiểu biết kỹ thuật nhất định để xây dựng các luồng phức tạp.  
• Tích hợp hệ sinh thái: Flows được tích hợp sâu và tối ưu hóa cho hệ sinh thái Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, v.v.). n8n và Make mạnh về khả năng kết nối với hàng trăm ứng dụng của bên thứ ba thông qua API, phù hợp cho các tự động hóa đa nền tảng phức tạp.  

Nhìn chung, Workspace Flows hướng đến việc đơn giản hóa và tự động hóa thông minh các quy trình bên trong Google Workspace cho người dùng doanh nghiệp, tận dụng sức mạnh của AI tích hợp sẵn, trong khi n8n và Make cung cấp sự linh hoạt rộng hơn để kết nối nhiều dịch vụ khác nhau.

Sức mạnh tùy chỉnh với Gemini và “Gems”

Trái tim của Workspace Flows là khả năng sử dụng “Gems” – các tác nhân AI tùy chỉnh được xây dựng dựa trên nền tảng Gemini. Những “viên ngọc” AI này được thiết kế để xử lý các tác vụ chuyên biệt trong các quy trình tự động hóa.  

Ví dụ, bạn có thể tạo một Gem để kiểm tra xem nội dung marketing có phù hợp với giọng văn thương hiệu của công ty hay không, hoặc một Gem khác để xem xét các tài liệu chính sách trước khi phê duyệt một yêu cầu nào đó. Flows có khả năng truy cập và tham chiếu các tệp tin trong Google Drive để cung cấp ngữ cảnh cần thiết cho Gems, giúp chúng đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện các bước tiếp theo một cách chính xác. Khi được kích hoạt, Gemini có thể tương tác với nhiều ứng dụng Workspace khác như Lịch, Tài liệu, Drive, Gmail, Keep và Tasks để hoàn thành nhiệm vụ. Khả năng tùy chỉnh này, liên quan đến các tính năng của Gemini Advanced , mở ra vô số tiềm năng tự động hóa cho các nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.  

Tự động hóa quy trình phức tạp không cần code

Một trong những điểm hấp dẫn nhất của Workspace Flows là phương pháp tiếp cận “zero code” – không cần viết mã. Người dùng chỉ cần mô tả quy trình tự động hóa mà họ mong muốn bằng ngôn ngữ tự nhiên, dễ hiểu. Từ đó, Workspace Flows sẽ tự động thiết kế và xây dựng luồng công việc phức tạp, dựa trên logic mà không yêu cầu bất kỳ cấu hình hay kỹ năng lập trình phức tạp nào. Điều này giúp đơn giản hóa công việc thay vì làm nó trở nên phức tạp hơn.  

Hãy xem xét một ví dụ cụ thể về quy trình hỗ trợ khách hàng: Workspace Flows có thể nhận một biểu mẫu yêu cầu hỗ trợ, sử dụng Gem để phân tích và xác định vấn đề cốt lõi, tự động tìm kiếm các giải pháp tiềm năng trong tài liệu lưu trữ trên Google Drive, soạn thảo một bản nháp phản hồi hữu ích, và cuối cùng gắn cờ để nhân viên hỗ trợ xem xét trước khi gửi đi.  

Hơn nữa, Google đang hợp tác với các đối tác để kết nối Workspace Flows với các công cụ của bên thứ ba mà doanh nghiệp đang sử dụng, mở rộng khả năng tự động hóa ra ngoài hệ sinh thái Workspace. Điều này cho thấy tham vọng biến Flows thành một trung tâm điều phối công việc mạnh mẽ, cạnh tranh với các nền tảng tự động hóa khác như Zapier. Workspace Flows hiện đang được triển khai cho khách hàng trong chương trình alpha và người dùng có thể yêu cầu quyền truy cập sớm.  

Sự ra đời của Workspace Flows đánh dấu một bước tiến quan trọng hướng tới “AI tạo tác” (agentic AI) trong bộ ứng dụng năng suất doanh nghiệp. Đây là loại AI không chỉ phản hồi yêu cầu mà còn chủ động hành động dựa trên ngữ cảnh và mục tiêu được giao. Việc sử dụng “Gems” tùy chỉnh càng nhấn mạnh khả năng của các tác nhân chuyên biệt thực hiện các nhiệm vụ phức tạp một cách tự chủ trong một quy trình được xác định trước. Cách tiếp cận “không cần code” đóng vai trò then chốt trong việc “dân chủ hóa” tự động hóa, gỡ bỏ rào cản kỹ thuật và cho phép người dùng không chuyên cũng có thể tự động hóa các quy trình phức tạp mà trước đây đòi hỏi lập trình viên hoặc các công cụ chuyên dụng như Apps Script.  

Nâng Tầm Trải Nghiệm Tài Liệu: Âm Thanh và Hỗ Trợ Viết Lách Thông Minh trong Docs

Google Docs, công cụ soạn thảo văn bản quen thuộc, đang được bổ sung hai tính năng AI mới đầy thú vị, hứa hẹn thay đổi cách chúng ta tương tác và hoàn thiện tài liệu.

Nghe tài liệu với Audio in Docs

Lấy cảm hứng từ sự thành công của tính năng tổng quan bằng âm thanh trong NotebookLM , Google mang khả năng âm thanh trực tiếp vào Google Docs. Tính năng “Audio in Docs” này cho phép người dùng tạo ra các phiên bản âm thanh hoàn chỉnh của tài liệu hoặc lựa chọn nghe các bản tóm tắt kiểu podcast nêu bật những điểm chính.  

Hãy tưởng tượng bạn có thể nghe lại kịch bản thuyết trình của mình để phát hiện những câu văn lủng củng, khó nghe , hoặc nắm bắt ý chính của một tài liệu dài trong lúc di chuyển. Đây là một cách hoàn toàn mới để tương tác với nội dung văn bản.  

Lợi ích của tính năng này rất đa dạng:

• Proofreading hiệu quả hơn: Nghe văn bản giúp dễ dàng phát hiện lỗi ngữ pháp, câu cú không tự nhiên mà mắt thường có thể bỏ qua khi đọc.  
• Tiếp thu thông tin linh hoạt: Nghe tài liệu trong khi làm việc khác hoặc di chuyển giúp tiết kiệm thời gian và tận dụng tối đa mọi khoảnh khắc.  
• Tăng khả năng tiếp cận: Hỗ trợ đắc lực cho người dùng khiếm thị hoặc gặp khó khăn trong việc đọc.  
• Đánh giá giọng văn: Nghe tài liệu giúp cảm nhận rõ hơn về nhịp điệu và giọng văn của bài viết.

Tính năng Audio in Docs phản ánh sự thấu hiểu rằng việc tiếp nhận thông tin và xem xét nội dung không chỉ giới hạn ở hình thức trực quan. Nó đáp ứng các phong cách học tập và đánh giá khác nhau, đồng thời thừa nhận những hạn chế của việc đọc soát lỗi thuần túy bằng mắt. Sự thành công của tính năng tương tự trong NotebookLM cho thấy Google đang thử nghiệm và nhân rộng các phương thức tương tác đa phương thức hiệu quả.  

Tính năng này dự kiến sẽ sớm ra mắt trong chương trình alpha trong vài tuần tới. Cần lưu ý rằng đây là tính năng đọc văn bản thành tiếng (text-to-speech), khác với tính năng “Nhập liệu bằng giọng nói” (speech-to-text) hiện có.  

“Help me refine”: Trợ lý viết lách AI đắc lực

Bên cạnh việc nghe, Google Docs còn giới thiệu “Help me refine” – một trợ lý AI hoạt động như một huấn luyện viên viết lách cá nhân ngay bên cạnh bạn. Thay vì chỉ đơn thuần viết lại câu chữ, tính năng này cung cấp những gợi ý sâu sắc để giúp bạn nâng cao chất lượng bài viết của mình.  

“Help me refine” tập trung vào việc:

• Củng cố lập luận: Đưa ra gợi ý để làm cho các luận điểm của bạn trở nên mạnh mẽ và thuyết phục hơn.  
• Cải thiện cấu trúc: Đề xuất cách sắp xếp lại bố cục bài viết sao cho logic và mạch lạc hơn.  
• Làm rõ ý chính: Giúp diễn đạt các điểm quan trọng một cách rõ ràng và súc tích hơn.  
• Đảm bảo tính nhất quán về định dạng: Hỗ trợ duy trì sự đồng nhất trong cách trình bày văn bản.  

Điểm khác biệt cốt lõi so với các công cụ viết lại thông thường là “Help me refine” không chỉ sửa lỗi tức thời mà còn hướng đến mục tiêu giúp người dùng trở thành người giao tiếp hiệu quả hơn theo thời gian. Nó được xây dựng dựa trên các khả năng hiện có của “Help me write” (như tạo văn bản mới, diễn đạt lại, thay đổi giọng điệu, tóm tắt, rút gọn, bổ sung ý) , nhưng mang đến một cấp độ hỗ trợ tinh tế hơn, tập trung vào việc huấn luyện và nâng cao kỹ năng.  

“Help me refine” thể hiện một sự chuyển dịch trong vai trò của AI hỗ trợ viết lách, từ việc chỉ tạo ra hoặc sửa lỗi sang việc phát triển kỹ năng và tư duy phản biện về giao tiếp. Việc tập trung vào cấu trúc, lập luận, và sự rõ ràng vượt xa khả năng kiểm tra ngữ pháp hay diễn đạt lại đơn thuần của các công cụ như Grammarly. Mục tiêu giúp người dùng giao tiếp tốt hơn theo thời gian cho thấy tham vọng biến AI thành một đối tác giáo dục, chứ không chỉ là công cụ sửa lỗi tức thời.  

Tính năng “Help me refine” dự kiến sẽ có mặt trong chương trình alpha vào cuối quý này (Q2 2025). Việc sử dụng tính năng này có thể yêu cầu người dùng có gói thuê bao Google Workspace đủ điều kiện hoặc gói Google One AI Premium.  

Biến Dữ Liệu Phức Tạp Thành Insight Dễ Hiểu: AI trong Sheets và Sáng Tạo Video với Vids

Google tiếp tục đưa AI vào trọng tâm của việc xử lý thông tin và sáng tạo nội dung với những cải tiến mạnh mẽ cho Google Sheets và sự ra đời của Google Vids tích hợp mô hình Veo 2.

“Help me analyze”: Chuyên gia phân tích dữ liệu theo yêu cầu trong Sheets

Nhiều người dùng thường cảm thấy “bơi” trong biển dữ liệu trên bảng tính và gặp khó khăn trong việc tìm ra những thông tin giá trị ẩn chứa bên trong nếu không phải là chuyên gia. Để giải quyết vấn đề này, Google giới thiệu “Help me analyze” – một chuyên gia phân tích dữ liệu theo yêu cầu, hoạt động 24/7, được tích hợp ngay trong Google Sheets.  

Tính năng này hoạt động như một trợ lý đắc lực, giúp người dùng:

• Định hướng phân tích: Cung cấp hướng dẫn ban đầu để người dùng bắt đầu quá trình phân tích dữ liệu của mình.  
• Phát hiện xu hướng: Tự động xác định các xu hướng thú vị trong dữ liệu mà người dùng có thể đã bỏ lỡ.  
• Gợi ý bước tiếp theo: Đề xuất các câu hỏi hoặc hướng phân tích sâu hơn dựa trên những xu hướng đã phát hiện.  
• Xây dựng biểu đồ: Tạo ra các biểu đồ rõ ràng, có tính tương tác cao để trực quan hóa dữ liệu và làm nổi bật các insight.  

Lợi ích chính của “Help me analyze” là làm cho việc phân tích dữ liệu mạnh mẽ trở nên dễ tiếp cận hơn với toàn bộ đội ngũ, bất kể trình độ kỹ năng về bảng tính. Giờ đây, việc khám phá câu chuyện đằng sau những con số không còn đòi hỏi “phép thuật” bảng tính phức tạp nữa.  

Tính năng này bổ sung vào bộ công cụ AI hiện có trong Sheets như Điền dữ liệu thông minh nâng cao (Enhanced Smart Fill) , tạo bảng/mẫu (“Giúp tôi sắp xếp” – Help me organize) , và hàm =AI() để tạo văn bản, tóm tắt, phân loại, phân tích cảm xúc. “Help me analyze” định vị mình là một tính năng hướng dẫn, tập trung vào việc khám phá insight một cách trực quan. Mặc dù có nhiều công cụ và plugin AI khác cho Sheets , việc tích hợp sẵn này mang lại sự tiện lợi và liền mạch.  

“Help me analyze” hướng tới việc thu hẹp khoảng cách về kiến thức dữ liệu trong các tổ chức. Bằng cách làm cho việc phân tích trở nên dễ tiếp cận “mà không cần phải là một phù thủy bảng tính” và dành cho “toàn bộ nhóm” , nó giải quyết vấn đề phổ biến nơi dữ liệu tồn tại nhưng không được khai thác hết do hạn chế về kỹ năng. Điều này dân chủ hóa việc tìm kiếm insight, có khả năng dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn giữa các phòng ban. Bản chất hướng dẫn của nó (gợi ý câu hỏi, phát hiện xu hướng ) càng hỗ trợ những người dùng không được đào tạo bài bản về phân tích.  

Tính năng “Help me analyze” dự kiến sẽ được cập nhật cho Sheets vào cuối năm nay (2025).  

Google Vids & Veo 2: Tự tạo video gốc ấn tượng cho công việc

Google Vids là một ứng dụng tạo video dành cho công việc, được hỗ trợ bởi AI, nằm trong bộ Google Workspace. Chức năng AI cốt lõi của nó, “Help me create”, sử dụng Gemini để giúp người dùng nhanh chóng tạo video từ một câu lệnh (prompt). AI có thể tạo ra dàn ý kịch bản phân cảnh (storyboard) có thể chỉnh sửa, đề xuất các cảnh quay kèm văn bản, viết lời dẫn chuyện cho video và giọng đọc AI (hiện chỉ hỗ trợ tiếng Anh), đồng thời lựa chọn các video, hình ảnh và nhạc nền từ kho lưu trữ.  

Bước tiến mới nhất là việc tích hợp mô hình AI tạo video tiên tiến Veo 2 vào Google Vids. Veo 2 là mô hình thế hệ mới nhất của Google, có khả năng tạo ra các video clip gốc chất lượng cao và chân thực từ các mô tả văn bản hoặc hình ảnh. Nó có thể hiểu ngôn ngữ điện ảnh phức tạp, cho phép người dùng yêu cầu các thể loại, ống kính, hiệu ứng hoặc góc quay cụ thể. Veo 2 có thể tạo ra các video có độ phân giải lên đến 4K và thời lượng vài phút , mặc dù các phiên bản đầu tiên có thể có giới hạn (ví dụ: 8 giây, 720p được đề cập trong ).  

Sự kết hợp giữa Google Vids và Veo 2 mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp:

• Tạo nội dung video thực tế: Dễ dàng sản xuất video cho các mục đích đào tạo, bán hàng, cập nhật nội bộ, chiến dịch marketing.  
• Tăng sức hấp dẫn trực quan: Thêm yếu tố video ấn tượng vào các bài thuyết trình.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Có khả năng bỏ qua hoàn toàn các phần mềm chỉnh sửa video phức tạp cho các nhu cầu cơ bản.  

Đối tượng hưởng lợi bao gồm người dùng doanh nghiệp, đội ngũ marketing, nhân sự, bán hàng , với các ứng dụng cụ thể như tạo video giải thích lộ trình sản phẩm, hướng dẫn quy trình, giới thiệu sản phẩm, hoặc nhắc nhở nhân viên.  

Việc tích hợp Veo 2 vào Google Vids là một động thái chiến lược nhằm đưa khả năng tạo video AI cao cấp (trước đây nhắm đến các studio hoặc chuyên gia ) vào một công cụ kinh doanh dễ tiếp cận hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Veo 2 khi sử dụng trực tiếp qua Vertex AI có thể phức tạp và tốn kém. Do đó, việc tích hợp vào Vids có thể đi kèm với một số giới hạn về thời lượng, độ phân giải hoặc được gắn với các gói Workspace cao cấp hơn để quản lý chi phí và tài nguyên tính toán. Đây là cách Google đưa công nghệ tiên tiến vào ứng dụng thực tế cho người dùng phổ thông hơn.  

Tính năng tích hợp Veo 2 trong Vids dự kiến sẽ ra mắt trong chương trình alpha trong vài tuần tới. Bản thân Google Vids đang được triển khai dần dần và có thể yêu cầu gói Workspace đủ điều kiện.  

Gemini Trở Thành Đồng Đội Đắc Lực trong Meet và Chat

Gemini không chỉ hỗ trợ soạn thảo và phân tích mà còn trở thành một trợ lý thông minh ngay trong các cuộc họp và cuộc trò chuyện, giúp người dùng tập trung và nắm bắt thông tin hiệu quả hơn.

Cố vấn tức thời trong Google Meet

Ai cũng từng trải qua cảm giác bị lỡ nhịp khi tham gia cuộc họp muộn hoặc mất tập trung giữa chừng. Gemini trong Google Meet được thiết kế để giải quyết vấn đề này, hoạt động như một cố vấn tức thời ngay trong cuộc gọi.  

Người dùng có thể tương tác với Gemini để:

• Hỏi “Tôi đã bỏ lỡ những gì?”: Nhanh chóng cập nhật nội dung đã thảo luận.  
• Xác định các quyết định chính: Nắm bắt những kết luận quan trọng đã được đưa ra.  
• Yêu cầu tóm tắt: Nhận bản tóm tắt cuộc họp theo yêu cầu (“Tóm tắt cho tôi.”).  
• Tự động ghi chú: Yêu cầu Gemini “ghi chú giúp tôi” (take notes for me), và bản ghi chú sẽ được tự động gửi qua Gmail sau cuộc họp (yêu cầu gói premium).  
• Làm rõ điểm thảo luận: Hỏi Gemini để hiểu rõ hơn về các vấn đề đang được bàn bạc hoặc yêu cầu tóm tắt lại theo định dạng mong muốn.  
• Sắp xếp ý tưởng: Sử dụng Gemini để hệ thống hóa suy nghĩ trước khi phát biểu.  

Những khả năng này vượt trội hơn so với việc chỉ xem bản ghi trực tiếp (live transcripts). Chúng được xây dựng dựa trên nền tảng các tính năng AI hiện có của Meet như phụ đề dịch thuật trực tiếp (hơn 60 ngôn ngữ), khử tiếng ồn, cải thiện hình ảnh và âm thanh (studio look/lighting/sound), và tạo nền ảo bằng AI.  

Các tính năng cố vấn của Gemini trong Meet tập trung mạnh vào việc giảm quá tải thông tin và nâng cao hiệu quả cuộc họp, giải quyết các vấn đề phổ biến trong môi trường làm việc kỹ thuật số hiện đại như “mệt mỏi vì họp” hay “nhiễu thông tin”. Khả năng truy vấn Gemini ngay trong bối cảnh cuộc họp trực tiếp thể hiện sự chuyển dịch sang hỗ trợ AI tương tác và theo ngữ cảnh hơn, thay vì yêu cầu người dùng chuyển sang một công cụ AI riêng biệt.  

Các tính năng này dự kiến sẽ được triển khai rộng rãi vào cuối quý này (Q2 2025) , tuy nhiên một số tính năng như ghi chú tự động có thể yêu cầu các gói Workspace cụ thể.  

@Gemini trong Google Chat: Tóm tắt nhanh chóng, nắm bắt tức thì

Việc phải cuộn qua các cuộc trò chuyện dài để nắm bắt thông tin là một thực tế tốn thời gian. Google Chat giờ đây cho phép người dùng gắn thẻ (tag) @Gemini trực tiếp vào bất kỳ cuộc trò chuyện nào để nhận hỗ trợ tức thì.  

Khi được gắn thẻ, Gemini có thể:

• Tóm tắt cuộc trò chuyện: Cung cấp bản tóm tắt ngắn gọn nội dung chính của luồng chat.  
• Nêu bật quyết định chính: Chỉ ra những quyết định quan trọng đã được thống nhất.  
• Liệt kê các mục hành động: Trích xuất các nhiệm vụ hoặc công việc cần thực hiện.  
• Trả lời câu hỏi cụ thể: Giải đáp thắc mắc về nội dung cuộc trò chuyện.  
• Tóm tắt tệp đính kèm: Cung cấp bản tóm tắt nội dung của các tệp được chia sẻ trong chat.  

Lợi ích rõ ràng là cải thiện khả năng nắm bắt thông tin và đảm bảo mọi người trong nhóm đều hiểu rõ các quyết định và hành động cần thực hiện , loại bỏ việc phải “cuộn lên” để tìm kiếm thông tin. Tương tự như trong Meet, khả năng tương tác với Gemini ngay trong luồng chat giúp duy trì quy trình làm việc liền mạch.  

Tính năng @Gemini trong Chat dự kiến sẽ có mặt trong chương trình Labs trong vài tuần tới và yêu cầu gói thuê bao Workspace đủ điều kiện.  

Cam Kết Vững Chắc về Quyền Riêng Tư và Bảo Mật Dữ Liệu với Gemini

Khi tích hợp AI sâu rộng vào các công cụ làm việc hàng ngày, mối quan tâm về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Google hiểu rõ điều này và đưa ra những cam kết mạnh mẽ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của người dùng và doanh nghiệp khi sử dụng Gemini trong Workspace.

Dữ liệu của bạn luôn riêng tư và an toàn

Google nhấn mạnh rằng việc tích hợp AI tạo sinh không làm thay đổi các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư nền tảng của họ. Các cam kết cốt lõi bao gồm:  

• Dữ liệu ở trong phạm vi tổ chức: Mọi tương tác của bạn với Gemini và nội dung được tạo ra đều được giữ kín trong phạm vi tổ chức của bạn và không bị chia sẻ ra bên ngoài nếu không có sự cho phép.  
• Không sử dụng cho việc huấn luyện mô hình (cho khách hàng khác): Dữ liệu của bạn KHÔNG được sử dụng để huấn luyện hoặc cải tiến các mô hình Gemini cho các khách hàng khác hoặc bên ngoài miền của bạn mà không có sự cho phép rõ ràng. Đây là điểm khác biệt quan trọng so với cách dữ liệu có thể được xử lý trong các ứng dụng Gemini độc lập hoặc dành cho người dùng cá nhân.  
• Không có sự xem xét của con người (trong Workspace): Nội dung tương tác của bạn trong các ứng dụng Workspace KHÔNG bị con người xem xét (trừ khi bạn chủ động gửi phản hồi).  
• Không dùng cho quảng cáo hoặc bán cho bên thứ ba: Dữ liệu của bạn không bao giờ được sử dụng để nhắm mục tiêu quảng cáo hoặc bán cho bất kỳ ai.  
• Áp dụng các biện pháp bảo mật cấp doanh nghiệp: Gemini được bảo vệ bởi các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt tương tự như phần còn lại của Google Workspace. Điều này bao gồm các biện pháp kiểm soát hiện có như Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) và kiểm soát truy cập. Gemini chỉ truy xuất nội dung mà người dùng có quyền truy cập.  
• Tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế: Google Workspace và các tính năng AI của nó tuân thủ nhiều chứng nhận bảo mật và quyền riêng tư quốc tế như ISO, SOC và có thể hỗ trợ tuân thủ HIPAA, FERPA.  

Google đang chủ động và minh bạch giải quyết các mối lo ngại về quyền riêng tư và kiểm soát dữ liệu, nhận thức rõ đây là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tin tưởng và áp dụng AI. Việc làm rõ sự khác biệt trong cách xử lý dữ liệu giữa phiên bản Gemini tích hợp trong Workspace và các phiên bản khác càng nhấn mạnh giá trị và sự tin cậy của giải pháp dành cho doanh nghiệp.  

Quyền kiểm soát và tùy chọn lưu trữ dữ liệu

Google trao quyền kiểm soát dữ liệu cho người dùng và quản trị viên:

• Quyền của người dùng: Người dùng có thể xóa hoặc xuất nội dung của họ. Lịch sử hoạt động với Gemini có thể được quản lý.  
• Quyền của quản trị viên: Quản trị viên có thể bật/tắt các tính năng AI cho tổ chức hoặc các đơn vị cụ thể. Các chính sách DLP và kiểm soát truy cập hiện có vẫn được áp dụng.  
• Tùy chọn lưu trữ dữ liệu (Data Residency): Để đáp ứng các yêu cầu quy định cụ thể, Google cung cấp các tùy chọn mới cho phép quản trị viên chỉ định khu vực địa lý (ví dụ: Hoa Kỳ hoặc Châu Âu) để lưu trữ dữ liệu của họ ở trạng thái nghỉ (data at rest) đối với các dịch vụ cốt lõi của Workspace, sau khi nội dung do Gemini tạo ra được chấp nhận và đưa vào tài liệu hoặc email. Điều này áp dụng cho các khách hàng sử dụng các phiên bản Workspace đủ điều kiện thông qua tính năng Data Regions. Mặc dù quá trình xử lý AI có thể được tối ưu hóa trên toàn cầu để đảm bảo tốc độ, việc kiểm soát vị trí lưu trữ dữ liệu ở trạng thái nghỉ giúp đáp ứng các quy định quan trọng như GDPR ở EU.  

Tóm lại, Google khẳng định: Dữ liệu của bạn là quy tắc của bạn (“Your data = your rules”). Google cam kết xử lý dữ liệu khách hàng theo các thỏa thuận và hướng dẫn đã ký kết.  

Bảng Tóm Tắt Các Tính Năng AI Mới Nổi Bật trong Google Workspace

Để cung cấp cái nhìn tổng quan và dễ dàng tham khảo, bảng dưới đây tóm tắt các tính năng AI mới chính được giới thiệu:

Lưu ý: Trạng thái “Alpha” và “Labs” chỉ các chương trình thử nghiệm sớm, tính năng có thể thay đổi trước khi phát hành rộng rãi (GA – Generally Available).

Kết luận: Tương Lai Cộng Tác Đã Đến

Loạt tính năng AI mới được tích hợp sâu rộng vào Google Workspace, đặc biệt là sức mạnh của Gemini, đánh dấu một bước tiến vượt bậc trong cách chúng ta làm việc. Đối với người dùng và doanh nghiệp tại Việt Nam, đây là cơ hội để khai thác tiềm năng to lớn của trí tuệ nhân tạo nhằm nâng cao năng suất, tự động hóa các tác vụ thủ công, thúc đẩy sáng tạo và cải thiện đáng kể hiệu quả giao tiếp cũng như cộng tác.

Từ việc tự động hóa các quy trình phức tạp với Workspace Flows, phân tích dữ liệu thành insight dễ hiểu trong Sheets, đến việc có một trợ lý thông minh trong các cuộc họp Meet và cuộc trò chuyện Chat, Gemini đang thực sự trở thành một đồng đội không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Khả năng sáng tạo nội dung đa phương tiện với Audio in Docs và Google Vids tích hợp Veo 2 mở ra những cách thức mới để truyền tải thông điệp và chia sẻ kiến thức.  

Quan trọng hơn cả, Google thể hiện cam kết mạnh mẽ đối với việc bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu người dùng trong môi trường Workspace , tạo dựng niềm tin cần thiết để các tổ chức tự tin ứng dụng những công nghệ tiên tiến này.  

Khi các tính năng này dần được triển khai, người dùng nên chủ động khám phá và trải nghiệm chúng trong các gói Google Workspace của mình. Việc kiểm tra tính đủ điều kiện của gói thuê bao hoặc liên hệ với quản trị viên hệ thống là bước đầu tiên để bắt đầu hành trình làm việc thông minh hơn với AI.  

Đây chỉ là sự khởi đầu của một kỷ nguyên mới trong cộng tác kỹ thuật số. Với sự phát triển không ngừng của AI, chúng ta hoàn toàn có thể kỳ vọng vào những đổi mới tiếp theo từ Google Workspace, giúp định hình một tương lai làm việc hiệu quả, sáng tạo và kết nối hơn.