Trong quản lý tài sản doanh nghiệp, có một khoảng cách thường thấy giữa đội ngũ kỹ thuật và bộ phận tài chính. Kỹ sư nhìn máy móc dưới góc độ hiệu suất và độ tin cậy, trong khi kế toán nhìn chúng như những con số giảm dần giá trị theo thời gian. HxGN EAM Asset Depreciation (HxGN EAM Equipment Depreciation) chính là tính năng xóa nhòa ranh giới này, cho phép doanh nghiệp theo dõi vòng đời tài sản không chỉ về mặt vật lý mà còn về mặt giá trị tài chính một cách chính xác và tự động.
1. Tổng quan về tính năng
Tính năng Khấu hao thiết bị (Equipment Depreciation) trong HxGN EAM cho phép doanh nghiệp tính toán chi phí khấu hao dựa trên các tiêu chuẩn kế toán và vòng đời hữu dụng của tài sản.
Điểm mạnh của HxGN EAM là khả năng hỗ trợ đa chuẩn mực, bao gồm GAAP (Nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận tại Mỹ), GASB (Ủy ban Tiêu chuẩn Kế toán Chính phủ), và IFRS (Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế). Điều này giúp các doanh nghiệp đa quốc gia hoặc các tổ chức công dễ dàng tuân thủ quy định báo cáo tài chính.
2. Các phương pháp tính khấu hao cốt lõi
HxGN EAM cung cấp 4 phương pháp tính toán tự động, đáp ứng hầu hết các mô hình kinh doanh hiện nay:
a. Khấu hao đường thẳng (Straight Line)
Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất. Giá trị tài sản được phân bổ đều qua từng năm sử dụng.
- Công thức:
(Giá trị ban đầu - Giá trị thanh lý) / Số năm sử dụng. - Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp mua một máy nén khí giá $5.000. Dự kiến sau 5 năm sẽ bán thanh lý được $200.
- Mức khấu hao hàng năm = ($5.000 – $200) / 5 năm = $960/năm.
b. Khấu hao theo tổng số thứ tự năm (Sum of Years Digits)
Đây là phương pháp khấu hao nhanh, giả định rằng tài sản mất giá trị nhiều hơn trong những năm đầu sử dụng.
- Cách tính: Nếu máy dùng 5 năm, tổng số năm là: 1+2+3+4+5 = 15. Năm đầu tiên sẽ khấu hao 5/15 giá trị, năm thứ hai là 4/15….
- Ví dụ minh họa: Vẫn là máy nén khí $5.000 (giá trị cần khấu hao là $4.800).
- Năm 1: Khấu hao $1.599,84 (33,33%).
- Năm 2: Khấu hao $1.279,68 (26,66%).
- Lợi ích: Phản ánh đúng thực tế là máy móc mới thường hoạt động hiệu quả nhất và mất giá nhanh nhất khi vừa đưa vào sử dụng.
c. Khấu hao theo số dư giảm dần kép (Double Declining Balance)
Đây là phiên bản “tăng tốc” của khấu hao đường thẳng. Hệ thống sẽ tính tỷ lệ khấu hao đường thẳng, nhân đôi nó lên và áp dụng vào giá trị còn lại của tài sản qua từng năm.
- Cơ chế thông minh: Khi mức khấu hao theo phương pháp này giảm xuống thấp hơn mức khấu hao đường thẳng, hệ thống sẽ tự động chuyển về tính theo đường thẳng cho những năm cuối để đảm bảo tất toán hết giá trị.
d. Khấu hao theo sản lượng (Units of Output)
Phương pháp này cực kỳ hữu ích cho các nhà máy sản xuất, nơi giá trị máy móc giảm dựa trên mức độ vận hành thực tế chứ không phải thời gian. Máy chạy nhiều khấu hao nhiều, máy ngừng chạy thì khấu hao bằng 0.
- Ví dụ minh họa: Một dây chuyền giá $110 triệu, giá trị thanh lý $10 triệu. Tổng công suất thiết kế là 150 triệu sản phẩm.
- Năm 2010 sản xuất được 15 triệu sản phẩm.
- Khấu hao năm 2010 = ($100 triệu / 150 triệu sản phẩm) * 15 triệu sản phẩm = $10 triệu .
3. Xử lý các biến động trong vòng đời tài sản (Lifecycle Events)
Khác với việc quản lý trên Excel tĩnh, HxGN EAM cho phép ghi nhận các sự kiện thực tế làm thay đổi giá trị tài sản ngay trên hệ thống. Đây là điểm “ăn tiền” nhất của tính năng này.
Tạm dừng và Tái kích hoạt (Suspend & Reactivate)
Khi một thiết bị phải ngừng hoạt động để đại tu lớn hoặc do nhu cầu sản xuất giảm, bạn có thể dùng lệnh Suspend. Khi đó quá trình khấu hao có thể được tạm dừng. Khi máy chạy lại, dùng lệnh Reactivate.
Nâng cấp làm tăng giá trị (Increase Value/Life)
Trong quá trình bảo trì, nếu bạn thay thế một bộ phận quan trọng giúp máy chạy tốt hơn hoặc bền hơn, HxGN EAM cho phép cập nhật điều này:
- Increase Value (Tăng giá trị): Dùng khi nâng cấp làm tăng giá trị sổ sách của máy. Hệ thống sẽ tính lại giá trị khởi điểm mới dựa trên số tiền nâng cấp.
- Increase Life (Tăng tuổi thọ): Dùng khi bảo trì tốt giúp kéo dài thời gian sử dụng thêm vài năm. Hệ thống sẽ tự động tính lại lịch khấu hao cho quãng thời gian nới rộng này.
Thanh lý sớm (Early Disposal)
Khi tài sản hư hỏng không thể sửa chữa hoặc bị loại bỏ trước hạn, tính năng Early Disposal sẽ khóa sổ, ngăn chặn việc tạo thêm bất kỳ bản ghi khấu hao nào sau thời điểm đó.
4. Tại sao doanh nghiệp cần tính năng này?
- Chính xác: Loại bỏ sai sót do tính toán thủ công, đặc biệt khi có hàng nghìn thiết bị với các ngày đưa vào vận hành (Commission Date) khác nhau.
- Tuân thủ: Đảm bảo báo cáo tài chính luôn khớp với chuẩn mực quốc tế (IFRS, GAAP).
- Linh hoạt: Cho phép theo dõi song song: một bộ sổ sách cho mục đích vận hành và một bộ cho kế toán.
Nguồn https://docs.hexagonppm.com/api/khub/documents/KcIwcibN15RF5LRJx~B0_g/
Bình luận