Thời gian chết ngoài kế hoạch, gián đoạn dịch vụ, nhân viên nghỉ việc. Nếu những điều này nghe quen thuộc, bạn không hề đơn độc. Các nhà lãnh đạo vận hành và bảo trì trong các ngành thâm dụng tài sản như sản xuất, khu vực công, giao thông vận tải và hóa chất đang chịu áp lực phải cải thiện hiệu suất tài sản dù ngân sách eo hẹp, đội ngũ tinh gọn hơn và kỳ vọng ngày càng tăng. Gần 99% các doanh nghiệp đã thử một số hình thức chuyển đổi bảo trì trong năm năm qua (theo McKinsey), nhưng nhiều tài sản vẫn hoạt động kém hiệu quả.
Tại sao vậy? Bởi vì những thách thức thực tế quen thuộc vẫn luôn cản đường. Từ dữ liệu phân mảnh và cơ sở hạ tầng cũ kỹ cho đến văn hóa bảo trì bị động đã ăn sâu, những trở ngại này thường làm suy yếu ngay cả những kế hoạch có thiện chí nhất. Kết quả là gì? Các đội nhóm bị mắc kẹt trong tình trạng đối phó sự cố liên miên, mà không có đủ thông tin chuyên sâu hay năng lực để thực sự tiến về phía trước.
Trong bài blog này, chúng tôi sẽ thảo luận về ba thách thức cốt lõi hàng đầu mà các doanh nghiệp thâm dụng tài sản phải đối mặt, bao gồm các điểm mù về hiệu suất tài sản, tình trạng dữ liệu phân mảnh và những bất cập trong quá trình chuyên nghiệp hóa bảo trì. Đồng thời, chúng tôi sẽ chia sẻ những hiểu biết sâu sắc về các phương pháp chính để giải quyết những thách thức chung này và cải thiện các chiến lược bảo trì trong quá trình đó.
Ba thách thức cốt lõi mà các doanh nghiệp thâm dụng tài sản phải đối mặt
1. Điểm mù: Không có cái nhìn rõ ràng về hiệu suất tài sản
Bạn không thể quản lý (hoặc bảo trì) những gì bạn không thể thấy. Nhiều đơn vị gặp phải “điểm mù dữ liệu tài sản” – đó là những thông tin quan trọng về tình trạng, hiệu suất hoặc lịch sử bảo trì của tài sản không được ghi nhận hoặc không thể xem được khi cần. Việc thiếu tầm nhìn, dữ liệu tài sản không đầy đủ hoặc sử dụng không đúng cách dẫn đến tình trạng bảo trì kiểu “hỏng đâu sửa đó”: các sự cố không được phát hiện cho đến khi hỏng hóc và các cơ hội bảo trì phòng ngừa bị bỏ lỡ. Những điểm mù này có thể xuất phát từ việc phụ thuộc vào hồ sơ giấy hoặc bảng tính, sử dụng các hệ thống tự phát triển hoặc đơn giản là không hợp nhất dữ liệu. Kết quả là các quyết định được đưa ra dựa trên cảm tính hoặc thông tin hạn chế, gần như chắc chắn sẽ dẫn đến thời gian chết ngoài kế hoạch và sự thiếu hiệu quả, cuối cùng gây thất thoát doanh thu.
2. Dữ liệu phân mảnh: Dữ liệu Công nghệ Vận hành và Cảm biến bị mắc kẹt hoặc chưa được tận dụng
Mặc dù sống trong kỷ nguyên của dữ liệu lớn và IoT công nghiệp, nhiều đội ngũ bảo trì vẫn phải vật lộn với các hệ thống rời rạc do các hệ thống cũ, việc áp dụng nhanh chóng nhiều hệ thống phần mềm mà không có sự tích hợp phù hợp, các quy trình thủ công hoặc sự kết hợp của những thách thức này. Dữ liệu vận hành từ các cảm biến thiết bị, báo cáo kiểm tra và hệ thống điều khiển thường nằm trong các kho chứa riêng lẻ, không được kết nối, khiến việc xây dựng một bức tranh toàn cảnh về tình trạng tài sản trở nên gần như không thể.
Sự thiếu tích hợp này không chỉ gây bất tiện mà còn rất tốn kém. McKinsey ước tính rằng tình trạng dữ liệu phân mảnh và chất lượng dữ liệu kém gây tổn thất cho các doanh nghiệp hàng nghìn tỷ đô la trên toàn cầu mỗi năm do hoạt động kém hiệu quả, quyết định chậm trễ và bỏ lỡ cơ hội. Khi dữ liệu không thể lưu chuyển giữa các nhóm hoặc công cụ, các chuyên gia bảo trì, vận hành và độ tin cậy phải làm việc theo những quy trình khác nhau. Do đó, việc ưu tiên đúng công việc, ứng phó với rủi ro hoặc thống nhất chiến lược trở nên khó khăn hơn, làm chậm thời gian phản hồi và đẩy chi phí vận hành lên cao.
3. Những bất cập trong quá trình chuyên nghiệp hóa bảo trì: Từ bị động đến chủ động—Nhưng bằng cách nào?
Theo Báo cáo Khảo sát Quản lý Tài sản năm 2024 của Diễn đàn Toàn cầu về Bảo trì & Quản lý Tài sản (GFMAM), 89% công ty biết về chứng nhận quản lý tài sản ISO 55000. Tuy nhiên, chỉ 16% có được chứng nhận này.
Chứng nhận ISO 55000 đại diện cho một con dấu vàng chứng nhận cho các phương pháp bảo trì được quốc tế công nhận. Khoảng cách này cho thấy sự chênh lệch lớn giữa mong muốn và thực tế: dù hiểu giá trị của chứng nhận, việc chưa áp dụng rộng rãi đặt ra câu hỏi về việc liệu các doanh nghiệp có thực sự vượt ra khỏi việc bảo trì bị động hay không.
Các doanh nghiệp muốn chuyển sang các chiến lược chủ động hơn như bảo trì dự đoán và bảo trì tập trung vào độ tin cậy, nhưng thường thiếu hệ thống, chất lượng dữ liệu hoặc sự đồng bộ về văn hóa để thực hiện thành công. Một số đội nhóm nhảy vào phân tích nâng cao quá sớm mà không xây dựng một nền tảng phòng ngừa vững chắc hoặc ghi nhận lịch sử bảo trì nhất quán trước. Những đội khác đơn giản là chưa tích hợp các quy trình bảo trì phòng ngừa (PM) vào hoạt động hàng ngày một cách có quy mô.
Kết quả là một chiến lược trông có vẻ hay trên giấy tờ nhưng lại thất bại trong thực tế. Công việc phòng ngừa không nhất quán, các dấu hiệu cảnh báo sớm bị bỏ qua và các khoản đầu tư kỹ thuật số không mang lại hiệu quả như kỳ vọng, khiến các đội nhóm bị mắc kẹt trong vòng luẩn quẩn tốn kém của các sửa chữa không có kế hoạch, chi phí bảo trì tăng cao và thời gian chết có thể tránh được.
Sức mạnh từ sự cộng hưởng: Tại sao EAM và APM là “cặp bài trùng” hoàn hảo?
Làm thế nào để bạn chuyển từ việc đối phó sự cố liên miên sang bảo trì chủ động, dựa trên dữ liệu? Điều đó bắt đầu bằng việc kết hợp các hệ thống phù hợp: một để thực thi các nhiệm vụ bảo trì và một để tối ưu hóa chúng.
Quản lý Tài sản Doanh nghiệp (EAM) là hệ thống thực thi cho việc quản lý tài sản. Nó giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện công việc cần thiết để giữ cho tài sản hoạt động và an toàn. Với một hệ thống EAM, bạn có thể:
- Lên lịch và quản lý các phiếu công việc (work order)
- Theo dõi các cuộc kiểm tra, sửa chữa và chứng nhận
- Duy trì một sổ đăng ký và hệ thống phân cấp tài sản chính xác
- Giám sát tồn kho phụ tùng và hoạt động mua sắm
- Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và quy định
Tóm lại, EAM cho bạn quyền kiểm soát các hoạt động bảo trì hàng ngày và tạo ra một hệ thống ghi nhận đáng tin cậy cho lịch sử bảo trì tài sản.
Quản lý Hiệu suất Tài sản (APM) là hệ thống thông minh. Nó sử dụng mô hình hóa rủi ro, phân tích và giám sát tình trạng để giúp các doanh nghiệp liên tục cải thiện các quyết định bảo trì. APM tập trung vào việc trả lời các câu hỏi như:
- Chúng ta có chắc chắn đã kiểm soát được rủi ro tài sản không?
- Tài sản nào có nguy cơ hỏng hóc cao nhất?
- Khi nào là thời điểm tốt nhất để can thiệp?
- Làm thế nào để biết các chiến lược tài sản của chúng ta có hiệu quả?
- Chiến lược bảo trì nào hiệu quả nhất về mặt chi phí?
- Chiến lược của tôi có đang được thực thi như mong đợi không?
- Tài sản nào của tôi là “tác nhân gây rối” chính?
Với APM, bạn có thể liên tục đánh giá tình trạng tài sản, phát hiện các dấu hiệu cảnh báo sớm và tinh chỉnh phương pháp bảo trì của mình để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu suất.
Mặc dù EAM và APM tự bản thân chúng đã rất mạnh mẽ, chúng còn phát huy hiệu quả vượt trội khi được kết hợp cùng nhau. EAM cung cấp khuôn khổ thực thi—phiếu công việc, kiểm tra, tồn kho. APM mang đến sự thông minh như phân tích, chấm điểm rủi ro và giám sát tình trạng.
Sự kết hợp này mang lại một chiến lược tài sản thông minh hơn:
- Thực hiện đúng việc, vào đúng thời điểm, với đúng thông tin chuyên sâu. APM xác định các vấn đề mới nổi và đề xuất hành động. EAM thực thi các hành động đó với khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ.
- Thay thế phán đoán cảm tính bằng các quyết định dựa trên dữ liệu. Dữ liệu tình trạng thời gian thực và thông tin hiệu suất lịch sử đảm bảo mọi quyết định đều có cơ sở.
- Giải phóng nguồn lực bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết. Ngừng bảo trì quá mức các thiết bị có rủi ro thấp và tập trung đội ngũ của bạn vào công việc quan trọng nhất.
Cách tiếp cận tích hợp này giúp cải thiện hiệu quả bảo trì, kéo dài tuổi thọ tài sản và giúp các doanh nghiệp tiến bộ trên con đường chuyên nghiệp hóa bảo trì, từ bị động đến thực sự dự đoán được.
Bình luận